Оформление заграничного паспорта (загранпаспорта) – процесс, который требует подготовки ряда документов. Одним из часто обсуждаемых вопросов является необходимость предоставления ксерокопии трудовой книжки. В статье мы разберём, в каких случаях копия действительно нужна, как её правильно оформить, какие требования предъявляются к заверению и как изменились правила к 2026 году.

Почему трудовая книжка могла понадобиться при получении загранпаспорта?

Ранее в России существовал порядок, согласно которому копия (или оригинал) трудовой книжки использовалась для подтверждения того, что заявитель не относится к категории граждан, которым ограничен выезд за границу. К таким категориям относились:

• Сотрудники, работающие с государственной тайной, в т.ч. на режимных предприятиях;
• Лица, имеющие доступ к сведениям особой важности или совершенно секретным данным.

Трудовая книжка служила официальным доказательством трудовой занятости и, косвенно, подтверждала отсутствие ограничений на выезд.

Текущий статус требования (по состоянию на 2026 год)

С 2025 года законодательно отменено обязательное предоставление копии трудовой книжки при оформлении загранпаспорта нового образца. Сейчас в отделениях МВД и в консульских учреждениях требуется только:

• Заполненная анкета;
• Паспорт РФ (оригинал + ксерокопия первой страницы);
• Военный билет (для мужчин) или справка об освобождении от военной службы;
• Документы, подтверждающие оплату госпошлины.

Тем не менее, в отдельных случаях (например, при подаче заявления в посольство другой страны или при получении визы) консульство может запросить копию трудовой книжки для проверки трудовой истории заявителя.

Когда всё же понадобится ксерокопия трудовой книжки?

1. Выезд в страны, где требуется подтверждение занятости. Некоторые государства (например, США, Канада) могут запросить доказательство стабильного дохода.
2. Оформление визы по программе трудовой миграции. В этом случае копия трудовой книжки часто является обязательным документом.
3. Получение кредита, ипотеки или иных финансовых услуг. Банки часто требуют заверенную копию трудовой книжки, и её наличие может ускорить процесс получения загранпаспорта.
4. Особый статус гражданина. Если вы работаете в организации, где действует режим секретности, копия трудовой книжки (заверенная работодателем) может понадобиться для подтверждения отсутствия ограничений на выезд.

Как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки?

Выбор страниц

Для большинства целей требуется копировать все страницы трудовой книжки, где есть записи о трудовой деятельности (включая первую страницу с личными данными). Если в книжке есть пустые листы без записей, их копировать необязательно.

Качество копии

• Используйте чёрно‑белый или цветной сканер с разрешением не менее 300 dpi;
• Убедитесь, что все подписи, печати и штампы читаются чётко;
• Не допускайте обрезки полей, затемнения или искажения цветов.

Заверение копии

Если копия требуется в официальных целях, её необходимо заверить в отделе кадров или у руководителя организации. По ГОСТу (и по практике большинства работодателей) используется один из следующих способов:

• Штамп «Копия заверена» с указанием даты и подписи ответственного лица;
• Подпись руководителя (или специалиста отдела кадров) под копией с указанием должности и даты;
• При необходимости – печать организации.

Пример формулировки:

«Копия трудовой книжки заверена в отделе кадров ООО «Ромашка», г. Руководитель отдела кадров Иванов И.И. (подпись)»

Срок действия заверенной копии

Согласно рекомендациям органов МВД, заверенная копия трудовой книжки считается действительной не более одного месяца с даты её заверения. Поэтому если копия требуется для визового центра, её следует заверить непосредственно перед подачей документов.

Электронный вариант трудовой книжки

В 2026 году в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). По текущему законодательству официального понятия «копия электронной трудовой книжки» нет, однако в практике:

• Можно распечатать страницу из личного кабинета Госуслуг и заверить её печатью работодателя;
• Для некоторых консульств допускается предоставление скан‑копии ЭТК в формате PDF, заверенной электронной подписью организации.

Тем не менее, если вы не уверены в требованиях конкретного органа, лучше подготовить традиционную бумажную копию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли предоставлять оригинал трудовой книжки?

Для получения загранпаспорта нового образца оригинал трудовой книжки не требуется. Достаточно указать сведения о месте работы в анкете. Оригинал может понадобиться только в случае, если вы хотите получить справку о трудовой деятельности.

Можно ли использовать копию, сделанную в офисе печати (копировальном центре)?

Да, но копия должна быть заверена в вашем месте работы. Копия, сделанная в стороннем центре без заверения, не считается официальным документом.

Сколько стоит заверить копию трудовой книжки?

Обычно работодатели заверяют копию бесплатно в рамках своих обязанностей. Если вы уже уволены, в отделе кадров могут взимать небольшую плату (от 200 до 500 рублей) за оформление и печать штампа.

Можно ли использовать копию, сделанную более месяца назад?

Для большинства официальных целей (виза, банковские операции) копия считается действительной не более 30 дней. При подаче в консульство уточняйте конкретный срок.

Нужна ли копия трудовой книжки, если я безработный?

Если в анкете указано «не работаю», копия трудовой книжки не требуется. При этом иногда консульство может попросить справку о доходах из другого источника (пенсия, пособие).

Пошаговая инструкция: как подготовить ксерокопию трудовой книжки для загранпаспорта (если она нужна)

1. Определите необходимость. Уточните у консульства или визового центра, требуется ли копия.
2. Сделайте скан всех страниц с записями. Проверьте чёткость подписи и печатей.
3. Распечатайте копию в чёрно‑белом (или цветном) виде. Убедитесь, что все детали видны.
4. Отнесите копию в отдел кадров. Попросите сотрудника поставить штамп «Копия заверена», подпись и дату.
5. Проверьте срок действия. Если копия будет использована позже месяца, повторите заверение.
6. Соберите пакет документов. Включите оригинал паспорта РФ, копию паспорта, военный билет, копию трудовой книжки (заверенную) и другие требуемые бумаги.
7. Подайте заявление в МФЦ или в отделение МВД. При необходимости приложите копию к анкете.

На сегодняшний день ксерокопия трудовой книжки не является обязательным документом для получения загранпаспорта нового образца. Однако в ряде ситуаций (визовые центры, банковские операции, особый статус граждан) её всё ещё могут запросить. Важно знать, как правильно оформить копию, как её заверить и какой срок действия у такой заверенной копии. Соблюдая простые правила, вы избежите лишних задержек и сможете быстро оформить заграничный паспорт.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в местный центр предоставления государственных услуг – они помогут подготовить документ в соответствии с актуальными требованиями.

Дата публикации: