Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в России. С 2021 года в большинстве случаев в системе ведётся только электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё используется в определённых случаях. Ниже приведена подробная информация о том, какие документы нужны при оформлении трудовой книжки, как они выглядят и какие правила применяются в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной. Она хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и доступна через портал Госуслуги и портал СФР. В 2026 году переход на ЭТК стал обязательным для всех новых сотрудников, которые никогда ранее не имели трудовой книжки.

Ключевые особенности ЭТК

• Доступ 24 / 7 для работодателя и работника.
• Автоматическое ведение записей о приёме, увольнении, переводе и смене фамилии.
• Отсутствие необходимости в бумажных печатях и подписи.
• Возможность скачивать выписки и подтверждения через Госуслуги.

Какие документы нужны при оформлении трудовой книжки?

Ниже перечислены основные документы, которые необходимо предоставить работодателю для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной).

Для бумажной трудовой книжки

• Заявление о приёме на работу – формуляр, который подаёт работник.
• Копия паспорта (обязательный документ для идентификации).
• Свидетельство о рождении (если фамилия меняется).
• Согласие на обработку персональных данных (GDPR‑совместимое).
• Письмо о приёме от работодателя (с указанием даты, должности, зарплаты).
• Копия договора о трудоустройстве (если он оформлен в бумажном виде).
• Печатная копия трудовой книжки (если работник уже имеет бумажную книгу).
• Печать работодателя (для подтверждения подлинности).

Для электронной трудовой книжки

• Все документы, перечисленные выше, но в электронном формате (PDF, JPEG).
• Подписанный электронный договор (если применимо).
• Согласие на переход на ЭТК (шаблон можно скачать с Nopaper).
• Письмо о приёме, оформленное в системе электронного документооборота (ЭДО).

Шаблоны и образцы документов

Ниже приведены ссылки на актуальные образцы и формы, которые можно использовать в 2026 году.

• Образец заявления о переходе на ЭТК – скачать
• Форма записи о приёме в трудовую книжку – скачать
• Образец выписки из ЭТК – получить
• Шаблон договора о трудоустройстве – скачать

Процесс оформления трудовой книжки в 2026 году

1. Подготовка документов – соберите все необходимые бумаги и сканы.
2. Подача заявления – отправьте заявление о приёме и согласие на переход на ЭТК через портал Госуслуг.
3. Проверка работодателем – работодатель проверяет документы, подтверждает их подлинность.
4. Внесение записи – в случае бумажной книги работодатель вручает сотруднику книгу и вносит запись о приёме.
5. Публикация в системе ЭТК – работодатель отправляет данные в ФСТЗ, после чего запись появляется в электронном реестре.
6. Получение выписки – работник может скачать выписку из Госуслуг в любой момент.

Особенности ведения трудовой книжки

Записи о приёме, увольнении и переводе

В 2026 году правила заполнения записей уточнены приказом Минтруда. Важно соблюдать следующие моменты:

• Указание даты начала работы в формате ГГГГ‑ММ‑ДД.
• Указание должности и отрасли деятельности.
• Указание уровня зарплаты (если применимо).
• В случае перевода – указание предыдущего работодателя и даты начала работы в новом месте.
• При смене фамилии – запись о смене фамилии с указанием новой фамилии и даты.

Ведение бумажной трудовой книжки

Бумажная книга ведётся только для сотрудников, которые впервые поступают на работу и никогда ранее не имели трудовой книжки; В 2026 году бумажная книга оформляется отдельным сотрудником, а не автоматически выдаётся. Для её ведения необходимо использовать специальные бланки, которые можно скачать с портала КонсультантПлюс.

Хранение и защита данных

Согласно приказу Минтруда, трудовые книжки (бумажные и электронные) должны храниться в течение 10 лет после окончания трудового договора. Электронные данные защищаются шифрованием и доступны только уполномоченным лицам.

Как получить выписку из трудовой книжки?

Для получения выписки из ЭТК можно воспользоваться одним из следующих способов:

• Через портал Госуслуги – в разделе «Трудовая книжка».
• Через портал СФР – в разделе «Электронные трудовые книжки».
• Через личный кабинет работодателя – в разделе «Выписки».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить бумажную трудовую книжку в 2026 году? – Да, но только если работник впервые поступает на работу и никогда ранее не имел трудовой книжки.
2. Нужна ли печать работодателя в ЭТК? – Нет, печать не требуется, но работодателю необходимо подписать электронный договор.
3. Что делать, если в ЭТК пропущена запись? – Свяжитесь с работодателем, чтобы исправить ошибку, а затем обновите данные в системе ФСТЗ.
4. Можно ли изменить фамилию в бумажной трудовой книжке? – Да, запись о смене фамилии должна быть внесена в книгу с указанием новой фамилии и даты.

В 2026 году оформление трудовой книжки стало более удобным благодаря переходу на электронный формат. Однако бумажная книга всё ещё актуальна для определённых категорий работников. Соблюдение правильных процедур и использование актуальных шаблонов поможет избежать ошибок и ускорит процесс оформления.

Если вам нужна дополнительная помощь с оформлением документов, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или воспользуйтесь сервисами КонсультантПлюс и Nopaper.