Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В соответствии с Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Порядком № 40, каждый работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой статье подробно рассматриваются все виды движения трудовых книжек, которые могут возникать в процессе работы организации.

Что такое движение трудовых книжек?

Движение трудовых книжек – это перемещение документа от одного лица к другому в рамках организации или за её пределами. Ведение учёта позволяет:

• обеспечить точность данных о стаже и трудовом опыте;
• соблюдать требования законодательства о хранении и выдаче;
• предотвратить утрату или повреждение документа.

Основные виды движения

2.1 Приём трудовой книжки при трудоустройстве

Приём – первый этап. Работник приносит свою трудовую книжку (или чистый бланк) в отдел кадров. В книге учета фиксируется дата приёма, ФИО, должность, а также причина приёма (трудоустройство, перевод, изменение места работы).

2.2 Выдача трудовой книжки

Выдача – обратный процесс. При увольнении, переводе в другое подразделение или при переходе на электронную форму, работнику выдаётся трудовая книжка. В книге учета фиксируются:

1. Дата выдачи (графа 12);
2. Подпись работника в получении (графа 13);
3. Причина выдачи (графа 14).

2.3 Пересылка по почте

При необходимости отправки трудовой книжки в другое подразделение или в центр кадровой службы, используется почтовая пересылка. В книге учета фиксируется дата отправки, адресат, способ пересылки и дата получения (если известна). При получении по почте работник подписывает акт получения.

2.4 Перевод в электронную форму

С переходом на электронный формат трудовой книжки (Электронная трудовая книжка) работодатель фиксирует дату перехода, номер электронного документа и подпись работника. При этом бумажная копия сохраняется в архиве до полного перехода.

2.5 Внутреннее перемещение внутри организации

При переводе сотрудника между подразделениями, филиалами или сменами в рамках одной организации фиксируется перемещение. В книге учета фиксируется дата, новое подразделение и причина перевода.

2.6 Утрату и повреждение

Если трудовая книжка утрачена, повреждена или испорчена, в книге учета фиксируется дата, обстоятельства и решение (выдача нового бланка, восстановление данных).

Регламент и требования к учёту

Книга учета движения трудовых книжек должна:

• Вести на бумажном носителе (постановление Минтруда 320н);
• Содержать все записи о приёме, выдаче, пересылке, переводе и утрате;
• Храниться в течение 30 лет после увольнения работника;
• Быть доступной для проверки инспекцией труда.

Форма книги – Приложение N 3 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. В ней предусмотрены следующие поля:

Практические рекомендации по заполнению

1. Всегда фиксируйте дату и точное время перемещения.
2. Указывайте причину в отдельной колонке (трудоустройство, перевод, увольнение, пересылка);
3. При пересылке по почте добавляйте сведения о почтовом отправителе и получателе.
4. Сохраняйте копии всех актов получения и выдачи.
5. Периодически проверяйте наличие всех записей и их корректность.

Пример заполнения записи о пересылке по почте

ФИО: Иванов И. И.
Должность: Оператор
Причина перемещения: Пересылка по почте в филиал «Север»

Отправитель: Отдел кадров
Получатель: Филиал «Север»
Подпись ответственного: Петров П. П.

Точное и своевременное ведение учёта движения трудовых книжек – залог соблюдения законодательства и защиты прав работников. Внедрение стандартизированных форм, регулярный контроль и обучение кадрового персонала помогут избежать ошибок и штрафов. Не забывайте, что каждая запись в книге – это юридически значимый документ, который может быть проверен в любой момент.

Для скачивания образца книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также инструкций по заполнению, посетите официальные ресурсы КонсультантПлюс и Постановление Минтруда РФ.