Сегодня 21:31:25 ()․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что трудовые отношения теперь оформляются преимущественно в электронном виде, однако для тех, кто впервые устраивается на работу, важно знать, как правильно оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) и какие документы понадобятся․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: места работы, должности, периоды работы, награды и увольнения․ Она необходима для:

• подсчёта страхового стажа (для пенсии и пособий);
• подтверждения опыта при трудоустройстве;
• получения социальных выплат и льгот․

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 1 января 2026 года:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится основным формой учёта трудовой деятельности․ Данные хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступны работодателю и сотруднику через личный кабинет на портале «Госуслуги»․
2. Бумажная трудовая книжка сохраняется только для тех сотрудников, которые до 31 декабря 2025 года подали заявление о ведении бумажной формы и не перешли на ЭТК․ Для newly hired (первый раз устраивающихся) после этой даты бумажная форма выдаётся только по письменному согласию сотрудника и при условии, что работодатель ведёт обе формы․

Как оформить трудовую книжку при первом приёме на работу?

Шаг 1․ Подготовка документов

Перед тем как оформить запись, сотруднику необходимо предоставить:

• Паспорт гражданина РФ (или другой документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) – если работник хочет бумажную форму․

Шаг 2․ Внесение записи в трудовую книжку

Запись делает уполномоченное лицо от работодателя (кадровик, бухгалтер или руководитель)․ В бумажной книжке запись оформляется следующим образом:

1. В колонке «Дата приёма» указывается дата начала работы (дд․мм․гггг)․
2. В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя․
3. В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность, которую занимает сотрудник․
4. В колонке «Основание приёма» – номер и дата трудового договора (или приказ о приёме)․
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если имеется)․

При оформлении электронной трудовой книжки данные вносятся автоматически в систему ПФР после подачи работодателем сведений о приёме через электронный документооборот (ЭДО) или напрямую в личный кабинет сотрудника на «Госуслугах»․ Сотрудник получает уведомление и может проверить запись в своём профиле․

Шаг 3․ Информирование сотрудника

После внесения записи работодатель обязан:

• Выдать сотруднику извещение о внесении записи (в бумажном виде – выписка из трудовой книжки; в электронном виде – уведомление в личном кабинете)․
• Предупредить о правах и обязанностях, связанных с ведением трудовой книжки (например, о необходимости сохранять СНИЛС и проверять данные в ПФР)․

Особенности первого трудоустройства

Для тех, кто устраивается на работу впервые, важно учесть следующие моменты:

• Отсутствие предыдущих записей․ Первая запись будет единственной в трудовой книжке до следующего места работы․
• Выбор формы ведения․ Если сотрудник ранее не имел трудовой книжки, он может сразу выбрать электронную форму (рекомендовано) или подать заявление о бумажной форме․
• Проверка данных․ После первого трудоустройства рекомендуется войти в личный кабинет на «Госуслугах» и убедиться, что запись отображается корректно (дата, организация, должность)․
• Сохранение документов․ Даже при ведении ЭТК стоит сохранять копию трудового договора и приказ о приёме – они могут понадобиться при восстановлении данных или при споре․

Что делать, если возникли ошибки в записи?

Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) обнаружена неточность:

1. Сотрудник обязан немедленно сообщить об этом работодателю․
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней обязан внести исправление:
• В бумажной книжке – сделать запись об исправлении с указанием даты, сущности ошибки и правильной информации, подписью и печатью․
• В ЭТК – направить корректирующие сведения в ПФР через ЭДО․
3. После исправления сотрудник получает подтверждение (выписку или уведомление)․

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www․gosuslugi․ru
• Информация ПФР о переходе на ЭТК: https://www․pfr․ru
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․

Статья актуальна на момент 21:31:25 ()․ Законодательство может изменяться, поэтому рекомендуется periodically проверять официальные источники․