Вопрос получения первой трудовой книжки стоит перед многими выпускниками и студентами, которые собираются выйти на официальную работу. С 2025 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК), а бумажный вариант сохраняет право только в отдельных случаях. В этой статье подробно рассмотрим, какие документы нужны, какие шаги следует выполнить и как оформить как бумажную, так и электронную трудовую книжку.

Содержание

1. Зачем нужна трудовая книжка?
2. Электронная и бумажная трудовая книжка: в чём разница?
3. Кто обязан иметь трудовую книжку?
4. Как оформить первую бумажную трудовую книжку
5. Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)
6. Перечень необходимых документов
7. Пошаговый алгоритм оформления
8. Образцы заявлений и приказов
9. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка (бумажная или электронная) фиксирует:

• даты начала и окончания трудовых отношений;
• наименования организаций‑работодателей;
• должности, оклады, надбавки и прочие условия труда;
• периоды отпуска, командировок, учебы и пр.

Эти сведения необходимы при:

• расчёте страховых выплат и пенсии;
• получении пособий по безработице;
• оформлении новых трудовых договоров (работодатель проверяет наличие стажа);
• переоформлении в пенсионный фонд.

Электронная и бумажная трудовая книжка: в чём разница?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в Единой государственной системе (ЕГИС ТК). Доступ к ней осуществляется через:

• личный кабинет на портале Госуслуги;
• мобильные приложения «Трудовая книжка» от Минтруда РФ;
• специальные сервисы работодателя (например, СФР).

Преимущества ЭТК:

• автоматическое обновление записей;
• возможность получить выписку в PDF или XML за 1‑2 минуты;
• отсутствие риска потери бумажного документа;
• сокращение бюрократических процедур.

Бумажная трудовая книжка сохраняет право на существование, но её выдача:

• может быть произведена только по заявлению работника;
• обязательно в течение 3 дней со дня подачи заявления;
• в 2025‑2026 годах выдаётся в редких случаях (например, для работников, которые отказываются от ЭТК).

Кто обязан иметь трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку обязаны вести:

• работники, нанятые на постоянную (полную или частичную) занятость;
• работники, заключившие трудовой договор с 1 января 2025 года и позже – в их случае по умолчанию открывается электронная трудовая книжка;
• студенты и выпускники, которые впервые устраиваются на работу без предшествующего трудового стажа – им также открывается ЭТК, если они не отказываются от неё.

Если же студент берётся на работу по договору подряда, гражданско‑правовому договору (ГПД) или в качестве самозанятого, трудовая книжка не требуется.

Как оформить первую бумажную трудовую книжку

Хотя большинство новых работников получают ЭТК, иногда возникает необходимость в бумажном документе (например, для подачи в учебное заведение). Процедура выглядит так:

1. Соберите пакет документов (см. раздел Перечень необходимых документов).
2. Подайте заявление о выдаче бумажной трудовой книжки в отдел кадров работодателя. Образец заявления см. ниже.
3. Работодатель оформляет приказ о приёме на работу и трудовой договор.
4. В течение трёх дней после получения заявления работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку.
5. Заполните первую страницу (данные о работнике) и подпишите её.

Важно: если в дальнейшем вы захотите перейти на электронный вариант, подайте заявление о переходе – в течение 5 дней запись будет перенесена в ЭТК, а бумажный документ можно будет оставить в архиве.

Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Для студентов процесс получения ЭТК полностью автоматизирован:

1. Работодатель в момент оформления приёма на работу в системе СФР (Система Фондов России) вводит ваши персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения).
2. Система автоматически создаёт запись в ЕГИС ТК и привязывает её к вашему паспорту гражданина РФ (по серии и номеру).
3. Через 24‑48 часов вы получаете уведомление на Госуслуги и/или в мобильное приложение «Трудовая книжка», где можно увидеть первую запись о приёме.
4. Если вам нужна печатная выписка, нажмите кнопку «Сформировать выписку», выберите формат PDF или XML и скачайте документ.

Для получения доступа к ЭТК необходимо:

• зарегистрироваться на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта);
• привязать к аккаунту СНИЛС и паспортные данные;
• подтвердить личность через видеоверификацию или визит в МФЦ.

После этого вы сможете просматривать все записи, заказывать выписки и даже подавать заявление о переходе на бумажный вариант, если это потребуется.

Перечень необходимых документов

Пошаговый алгоритм оформления

Шаг 1. Подготовка личных документов

Убедитесь, что у вас есть оригиналы и копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если есть) и диплома.

Шаг 2. Поиск вакансии и согласование условий

При собеседовании уточните, будет ли оформлена бумажная или электронная трудовая книжка. С 2025 года большинство работодателей используют ЭТК.

Шаг 3. Оформление трудового договора и приказа

Работодатель заполняет:

• Трудовой договор (с указанием должности, оклада, графика);
• Приказ о приёме на работу (номер, дата, ФИО работника).

Шаг 4. Ввод данных в СФР / ЕГИС ТК

Работодатель в системе СФР вводит ваши данные. После проверки система автоматически создаёт запись в ЭТК.

Шаг 5. Получение доступа к электронному кабинету

1. Зарегистрируйтесь на Госуслуги (если ещё нет аккаунта).
2. Привяжите СНИЛС и паспортные данные.
3. В разделе «Трудовая книжка» проверьте наличие первой записи.

Шаг 6. При необходимости – запрос бумажной копии

Через личный кабинет нажмите «Сформировать выписку», выберите формат PDF и скачайте документ; При желании можно распечатать его и использовать как официальную бумажную справку.

Шаг 7. Переход от бумажной к электронной (если вы выбрали бумажную книжку)

Подайте заявление о переходе в отдел кадров. Работодатель в течение 5 дней переводит запись в ЭТК, а бумажную книжку оставляет в архиве.

Образцы заявлений и приказов

Заявление работника о выдаче бумажной трудовой книжки

Заявление

Я, _______________ (ФИО), паспорт: _______________, СНИЛС: _______________,
прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление
Я, _______________ (ФИО), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат
(ЭТК) и закрыть бумажный вариант.

Приказ о приёме на работу (пример)

Приказ № ___
от "__" _______ 2026 г.

О приёме на работу

В соответствии с Трудовым кодексом РФ приказываю:
Принять на работу _______________ (ФИО), паспорт: ____, СНИЛС: ____,
 на должность ____________, с "__" _______ 2026 г.
Оформить трудовой договор и внести запись в электронную трудовую книжку;
Руководителю отдела кадров обеспечить выдачу (или перевод) трудовой книжки.

Генеральный директор ______________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я студент и впервые устраиваюсь на работу?
  Да, но только по вашему заявлению. Работодатель обязан выдать её в течение 3 дней.
• Нужна ли мне бумажная трудовая книжка, если я планирую работать только в государственных учреждениях?
  Нет. С 2025 года в государственных организациях также используется ЭТК.
• Как проверить, что запись в ЭТК внесена правильно?
  Войдите в личный кабинет на Госуслуги → «Трудовая книжка». Сравните даты, должность и название организации.
• Можно ли изменить ошибочную запись в ЭТК?
  Да. Работодатель подаёт исправление через СФР, а работник получает уведомление о корректировке.
• Нужна ли мне электронная трудовая книжка, если я собираюсь работать за границей?
  При оформлении международных командировок и выездов в РФ ЭТК остаётся действующей. При переезде за границу её могут запросить в виде выписки PDF.

Для студента, впервые выходящего на официальную работу, процесс получения трудовой книжки стал проще благодаря автоматическому формированию электронной трудовой книжки. Главное – подготовить базовый набор документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) и убедиться, что работодатель правильно вводит сведения в систему СФР.

Если же вам необходима бумажная версия, подайте соответствующее заявление – работодатель обязан выдать её в течение трёх дней. При желании в любой момент можно перейти на электронный формат, сохранив при этом возможность получить печатную выписку.

Помните, что трудовая книжка – ваш официальный трудовой стаж. Своевременное оформление и контроль записей помогут избежать проблем при расчёте пенсии, получении социальных выплат и поиске новой работы.

Удачного старта в профессиональной карьере!