Вопрос о том, кто и за чей счет получает трудовую книжку, часто вызывает путаницу. Важно сразу понять ключевой принцип: трудовая книжка (в любой форме) — это документ работодателя, а не работника. Её ведение и обеспечение сотрудников этим документом — прямая обязанность работодателя. Понятие «покупать» в этом контексте устарело и не совсем корректно. Давайте разберем подробно.
Основное правило: обязанность лежит на работодателе
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), работодатель обязан обеспечить каждого вновь принимаемого на работу сотрудника трудовой книжкой. Это означает:
- Бесплатно. Все расходы по приобретению бланков (для бумажной версии) и ведению документа несет работодатель. Работник не должен тратить свои деньги.
- В установленный срок. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) должны быть оформлены и handed over сотруднику не позднее дня его приема на работу.
- С правильным оформлением. Работодатель (или уполномоченное им лицо) делает первую запись о приеме на работу, ставит свою подпись и печать организации.
Что изменилось с появлением электронной трудовой книжки (ЭТК)?
С 1 января 2020 года в России параллельно существуют два формата:
- Бумажная трудовая книжка (классический вариант).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР).
С 1 января 2026 года завершается переходный период. Это значит, что с этой даты работодатели (кроме ИП без работников) обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном формате и подавать сведения о трудовой деятельности в СФР. Однако работник вправе до сих пор получить выписку из ЭТК на бумаге по своему заявлению.
Кто именно обязан вести ЭТК?
Обязанность подавать в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) по каждому сотруднику лежит на:
- Всех юридических лиц (ООО, АО и т.д.).
- Индивидуальных предпринимателей (ИП), которые имеют наемных работников.
- Организаций и ИП, работающих с физическими лицами по трудовым договорам.
Исключение: Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, частные лица, нанимающие домработницу или няню без регистрации ИП). Они НЕ обязаны вести трудовые книжки и подавать сведения в СФР. Но если они официально оформляют работника (трудовой договор), то должны выдать ему письменную характеристику с указанием данных о работе.
Права работника: отказ и выбор
Несмотря на обязанность работодателя, у работника есть важные права:
- Право на выбор формата. Если работник не хочет, чтобы его данные хранились только в электронном виде, он должен подать работодателю письменное заявление об отказе от перевода на ЭТК. В этом случае работодатель обязан продолжить вести для него бумажную трудовую книжку.
- Право на получение выписки. Даже если ведется только ЭТК, работник может в любой момент получить в СФР или через портал Госуслуг официальную выписку из своей электронной трудовой книжки на бумажном носителе. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.
- Право на бесплатный дубликат. При утере бумажной трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат бесплатно (ст. 67 ТК РФ). Затраты на изготовление дубликата также лежат на работодателе.
Практические шаги для работника
Если вы устроились на работу, вот что нужно сделать:
- При приеме на работу: Проверить, чтобы в первый день вам выдали либо бумажную трудовую книжку с первой записью, либо разъяснили, что ваши данные будут вноситься в ЭТК. Если вы хотите бумажный вариант, подайте заявление об отказе от ЭТК.
- В процессе работы: Контролировать правильность записей (дата, должность, основание для перехода, подпись и печать). Для ЭТК — периодически проверять актуальность данных через личный кабинет на портале Госуслуг или в СФР.
- При увольнении: Обязательно получить на руки документ о трудовой деятельности: либо последнюю запись в бумажной книжке с отметкой об увольнении, либо выписку из ЭТК (она может быть выдана по запросу в СФР или через работодателя).
Краткий итог в виде таблицы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Кто обязан обеспечить трудовой книжкой? | Работодатель (юридическое лицо, ИП с работниками). |
| За чей счет? | За счет работодателя. Работник не платит. |
| Обязан ли работодатель вести бумажную книжку? | Только если работник подал заявление об отказе от ЭТК. Иначе, только электронная. |
| Кто НЕ обязан вести трудовые книжки? | Работодатели — физические лица, не являющиеся ИП. |
| Что делать, если книжку утеряли? | Обращаться к последнему или любому предыдущему работодателю за дубликатом (бесплатно). |
Таким образом, фраза «кто обязан покупать трудовую книжку» сегодня корректнее звучит как «кто обязан оформить и выдать трудовую книжку». Ответ однозначен — работодатель. Система перешла на электронный документооборот, но права работника на получение информации о своем трудовом стаже и контроль над записями сохранены и усилены. Главное для сотрудника — знать о своем праве выбора формата и вовремя проверять актуальность данных в Социальном фонде.
Примечание: Информация в статье актуальна на момент написания. Для получения самой точной и индивидуальной консультации по вашему случаю обращайтесь в Трудовую инспекцию (Роструд) или к юристу.