Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника; Именно в ней работодатель фиксирует информацию о том, где, когда и кем трудился сотрудник, а также отмечает поощрения и награды за труд.

С 1 января 2020 года порядок формирования и хранения сведений о трудовой деятельности кардинально изменился. У работников появился выбор: оставить традиционную бумажную книжку или перейти на электронный формат. А сейчас, в 2026 году, перед работодателями и сотрудниками стоит важная задача — оцифровка старых бумажных записей. В этой памятке мы собрали самое важное, что нужно знать о ведении трудовых книжек.

Бумажная трудовая книжка: классика и новые образцы

Традиционная бумажная трудовая книжка остается актуальной для тех сотрудников, кто не подал заявление о переходе на электронный формат. Работодатель по-прежнему обязан вести ее, вносить записи о приеме, переводе и увольнении, а также хранить в сейфе.

Важно: Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н утверждены новые бланки трудовых книжек. Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года (согласно Постановлению Правительства РФ от ). Старые бланки, выданные ранее, не теряют своей силы и обмену не подлежат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это такое?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не физический документ, который можно потрогать, а единая база данных, хранящаяся в Пенсионном фонде РФ (СФР). В ней отражается история карьерного пути человека начиная с 2020 года.

В законодательстве напрямую нет понятия «электронная трудовая книжка» как точной копии бумажной версии. Это именно сведения о трудовой деятельности в цифровом виде.

Главное об ЭТК:

• Право выбора: С 1 января 2020 года любой работающий человек мог подать заявление и выбрать, как вести его трудовую книжку — в бумажном или электронном виде.
• Отказ от бумаги: Если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная трудовая выдается ему на руки; Работодатель больше не несет ответственности за ее ведение и хранение.
• Преимущества ЭТК: Данные невозможно потерять или испортить; доступ к сведениям можно получить дистанционно через портал Госуслуг; исключены ошибки из-за человеческого фактора (зачеркивания, неточные формулировки).

Обязанности работодателя при ЭТК

Наличие электронных трудовых книжек наложило на работодателей новые обязанности по передаче данных в Пенсионный фонд:

1. Сроки сдачи: С 26 апреля 2020 года (Постановление Правительства РФ № 590) установлены новые сроки представления сведений о трудовой деятельности. Данные подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
2. Формирование данных: Работодатель обязан корректно вносить информацию о приеме, увольнении, переводе и т.д. в систему электронного документооборота ПФР.
3. Уведомление сотрудников: До конца 2020 года все работодатели были обязаны уведомить каждого сотрудника об изменениях в законодательстве и праве выбора формата книжки.

Оцифровка: что нужно успеть до 10 июня 2026 года?

Одна из самых актуальных тем текущего года — обязательная оцифровка бумажных трудовых книжек. Всем работодателям и работникам необходимо перенести данные из бумажных трудовых книжек в электронный формат до 10 июня 2026 года.

Зачем это нужно?

В электронном виде хранятся данные только с 2020 года. Стаж и записи, сделанные до этого периода, существуют только на бумаге. Чтобы электронная база была полной и отражала весь трудовой путь человека, старые записи необходимо оцифровать и передать в СФР.

Как это сделать?

Процесс проще, чем кажется на первый взгляд:

• Работодатель собирает данные из бумажных трудовых книжек сотрудников (те, кто уже перешел на ЭТК, или те, кто продолжает вести бумажный вариант).
• Сведения о стаже до 2020 года вводятся в специальную форму и подаются в рамках ежемесячной отчетности (ЕФС-1) или отдельным пакетом данных.
• Работнику необходимо дать согласие на обработку и передачу этих персональных данных (сведений о стаже).

Совет: Не откладывайте оцифровку на последний день! Сбор согласий от сотрудников и ручной ввод старых записей (особенно если у работника богатый послужной список) занимает время. Начните процесс уже сейчас, чтобы избежать штрафов за несвоевременную сдачу отчетности и технических сбоев из-за перегрузки серверов СФР в июне.

Краткая шпаргалка для кадровика и работодателя

• Трудовая книжка (бумажная или электронная) — главный документ о стаже.
• С 2023 года используются бланки нового образца (старые не аннулируются).
• ЭТК — это база данных в ПФР, а не файл на компьютере работника.
• Сведения по ЭТК подаются в ПФР ежемесячно до 15-го числа.
• Крайний срок оцифровки старых записей — 10 июня 2026 года!

Соблюдение этих простых правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и Пенсионного фонда, а вашим сотрудникам — сохранить бесценный трудовой стаж в надежной цифровой форме.