С 2021 года в России начался масштабный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс, регулируемый законодательством и разъяснениями Минтруда России, затронул миллионы работников и работодателей. Платформа ГАРАНТ.РУ, как один из ведущих источников правовой информации, регулярно публикует актуальные разъяснения, нормативные акты и практические рекомендации по вопросам ведения трудовых книжек. В этой статье мы подробно разберём все аспекты: от правил оформления и перехода на электронный формат до вопросов, связанных с несколькими трудовыми книжками и новыми требованиями с 2023 года.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

• Места работы (наименование организации, должность)
• Дата приёма на работу
• Дата увольнения
• Основания для прекращения трудовых отношений
• Награды, поощрения
• Сведения о переводах на другую работу

Эти данные используются для расчёта страхового стажа, назначения пенсии, подтверждения квалификации и других правовых целей. До 2021 года трудовая книжка была исключительно бумажной, но теперь существует два формата, бумажный и электронный.

Можно ли иметь две трудовые книжки?

Нет, законодательство РФ не допускает официального наличия у одного гражданина двух трудовых книжек.

Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ и Трудовому кодексу РФ (ст. 65), при первом трудоустройстве работодатель обязан завести трудовую книжку. Если работник представляет заявление об утере трудовой книжки, но при этом продолжает работать по другой трудовой книжке, это является нарушением.

Почему это важно?

• Потеря стажа: если одна книжка не оформляется официально, сведения о работе в ней не попадут в систему Пенсионного фонда и не будут учтены при назначении пенсии.
• Юридические риски: умышленное предоставление ложных сведений о трудовой книжке может повлечь административную или даже уголовную ответственность (например, за мошенничество при получении пенсии).
• Проблемы с трудоустройством: работодатель обязан проверять документы, и при обнаружении двух книжек может отказать в приёме на работу.

Важно! Если у вас есть две трудовые книжки — необходимо выбрать одну (ту, в которой больше записей), а другую сдать в органы Пенсионного фонда или уничтожить по согласованию с работодателем. Все сведения из второй книжки должны быть перенесены в основную.

Электронные трудовые книжки: с 2021 года — новая реальность

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым:

• Всем, кто впервые устраивается на работу после , трудовая книжка оформляется только в электронном виде.
• Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут выбрать формат: оставить бумажную или перейти на электронную.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). Она содержит полную историю трудовой деятельности: все места работы, должности, даты приёма и увольнения. Доступ к ней имеют:

• Сам работник — через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР
• Работодатель — через специализированную систему
• Пенсионный фонд, для расчёта стажа и пенсии

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для перехода необходимо подать заявление работодателю. ГАРАНТ.РУ предоставляет образец заявления (актуальный на март 2025 года), в котором работник выражает согласие на передачу сведений о трудовой деятельности в СФР.

После подачи заявления:

1. Работодатель в течение 10 рабочих дней передаёт данные в СФР
2. СФР формирует электронную трудовую книжку
3. Работник получает доступ к ней через Госуслуги
4. Бумажная книжка остаётся у работника — она не уничтожается, но больше не заполняется

С 1 января 2023 года: новые бланки бумажных трудовых книжек

С введён новый формат бумажной трудовой книжки. Однако:

• Старые книжки остаются действительными! Менять их на новые не требуется.
• Новые бланки имеют улучшенную защиту от подделок и изменённую структуру:
• На ьном листе указано: «Печать организации ставится при её наличии»
• Изменён объём листов: больше места для сведений о работе, меньше — для награждений

Работодатели обязаны использовать только новые бланки при оформлении трудовых книжек для новых сотрудников, которые выбрали бумажный формат. Для тех, кто уже имеет книжку — продолжается ведение в старом формате.

Трудовые книжки для беженцев и иностранных граждан

Согласно разъяснениям Минтруда России (июнь 2022 года):

• Если беженец из Украины имеет трудовую книжку советского или украинского образца — её можно продолжать использовать.
• Если книжка не соответствует российским требованиям (например, устаревший бланк, отсутствуют необходимые реквизиты), работодатель обязан завести новую трудовую книжку российского образца.
• Все сведения о трудовой деятельности в старой книжке должны быть внесены в новую по письменному заявлению работника.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да, но только в переходный период и при определённых условиях.

Согласно разъяснениям Минтруда (сентябрь 2025 года):

• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести её в бумажном виде и передавать сведения в СФР — то есть одновременно ведётся и бумажная, и электронная книжка.
• В этом случае все записи вносятся в оба формата.
• Однако это временное решение. Со временем все работники перейдут на один формат — электронный.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если книжка потеряна, работник должен:

1. Написать заявление об утере работодателю
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, выписки из архивов)
3. Работодатель на основании этих документов заведёт новую трудовую книжку
4. Все сведения о предыдущей работе вносятся в новую книжку на основании подтверждённых данных

Важно! Не пытайтесь скрыть факт утери и использовать вторую книжку — это нарушение закона и может привести к потере стажа и проблемам с пенсией.

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности?

Согласно письму ГАРАНТ.РУ от , работодатель не обязан выдавать работнику, выбравшему бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Это означает:

• Если работник не подавал заявление на переход на электронную книжку — он не имеет права требовать от работодателя выписку из ЭТК.
• Сведения о трудовой деятельности хранятся только в бумажной книжке и в СФР (если она ведётся в электронном виде).

Выбор формата — личное решение каждого работника. Однако эксперты ГАРАНТ.РУ и Минтруд России рекомендуют:

• Перейти на электронную трудовую книжку — это удобно, безопасно и надёжно. Данные не потеряются, не испортятся, всегда доступны через Госуслуги.
• Оставить бумажную книжку — если вы не пользуетесь цифровыми сервисами или предпочитаете физический документ.

Главное правило: не создавайте две трудовые книжки. Не скрывайте информацию. Не игнорируйте переход на электронный формат — это не просто нововведение, а часть современной системы социальной защиты.

Для получения актуальных образцов заявлений, форм и разъяснений всегда обращайтесь к официальному источнику — ГАРАНТ.РУ.

Дата публикации: 23 мая 2026 года. Информация актуальна на .