Трудовая книжка – обязательный документ, подтверждающий факт занятости гражданы и её трудовой стаж. Выдача такой книжки осуществляется только после того, как работник предоставил заявление о выдаче трудовой книжки. Ниже представлено подробное руководство, как правильно составить и оформить это заявление.
Когда необходимо подавать заявление
Заявление подаётся в следующих случаях:
- При приёме на работу впервые – для оформления первой записи в трудовой книжке.
- При замене трудовой книжки (утрате, порче, повреждении).
- При необходимости внесения корректировок в уже существующие сведения.
С какого года оформляется электронная трудовая книжка?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Однако в некоторых организациях ещё сохраняются бумажные формы, поэтому заявление может требовать указания как бумажной, так и электронной версии.
Структура заявления
Заявление о выдаче трудовой книжки имеет простую форму, но включает несколько обязательных полей;
Шапка заявления
Кому: Наименование организации, отделу, отдельному руководителю.
От кого: ФИО работника, его должность, подразделение.
Основная часть
В тексте заявления указываются:
- Полные ФИО работника.
- Дата рождения.
- Номер паспорта и дата выдачи (при необходимости).
- Дата приёма на работу.
- Сведения о предыдущей работе (при наличии).
- Просьба о выдаче (или замене) трудовой книжки.
Приложения
К заявлению обычно прикладывают:
- Копию паспорта.
- Копию трудового договора.
- Документ, подтверждающий стаж (если требуется).
Образец заявления
Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче (замене) трудовой книжки
Кому: Директору ООО «Пример»
От: Иванова Мария Петровна, менеджер отдела продаж
Дата рождения:
Паспорт: серия 1234567, выдан ОУФМС России по г. Москве
Дата приёма на работу:
Должность: Менеджер по продажам
Прошу выдать мне трудовую книжку (или заменить её в связи с утратой).
Приложения:
- Копия паспорта.
- Копия трудового договора.
Подпись: ________________________
Как правильно подать заявление
Заполнить форму полностью и без ошибок.
Поставить подпись в конце документа.
Передать заявление руководителю (лично, по почте или электронной подписью).
Ожидать подтверждения о получении и выдаче трудовой книжки.
Сроки рассмотрения
Обычно процесс выдачи занимает от 1 до 5 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать заявление электронно? – Да, в большинстве компаний допускается отправка заявления в электронном виде через корпоративную систему.
- Что делать, если трудовая книжка потеряна? – В заявлении указать «о потере» и приложить копию паспорта и трудового договора.
- Нужна ли подпись работодателя в заявлении? – Подпись работника обязательна, подпись работодателя ставится только в копии заявления после выдачи.
Корректно составленное заявление о выдаче трудовой книжки работнику ускоряет процесс оформления документа и исключает недоразумения. Используйте приведённый выше образец, адаптируя его под требования вашей организации, и следуйте рекомендациям по подаче.
При необходимости дополнительной помощи обратитесь в отдел кадров или к юридическому консультанту.