Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. Для отдела персонала работа с трудовыми книжками является одной из самых важных и ответственных задач‚ так как от правильности их ведения зависят будущие пенсионные накопления сотрудников‚ их право на социальные выплаты и успешное трудоустройство в дальнейшем.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и прочно вошла в кадровый документооборот. Переход на цифровой формат стал удобным решением как для крупных работодателей‚ так и для сотрудников. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы‚ а также стаж для пенсии или соцвыплат‚ и теперь эти данные хранятся в защищенной информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
Особенности переходного периода и совмещение форматов
Важный нюанс‚ который должен знать каждый кадровик: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Это означает‚ что до тех пор‚ пока сотрудник лично не решит отказаться от бумажного носителя‚ отдел персонала обязан вести два варианта параллельно — вносить записи и в классический бланк‚ и передавать сведения в электронном виде.
Основные правила ведения и хранения
Вся работа с трудовыми книжками строго регламентирована законодательством; Основными ориентирами для специалиста отдела персонала являются:
- Трудовой Кодекс РФ — базовый закон‚ регулирующий трудовые отношения.
- Законодательство РФ в сфере пенсионного и персонифицированного учета.
- Внутренние локальные нормативные акты, например‚ Инструкция по ведению трудовых книжек‚ разработанная внутри компании для стандартизации процессов.
Прием на работу и подтверждение ЭТК
При приеме нового сотрудника кадровику необходимо выяснить‚ в каком формате ведется его трудовая книжка. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? Для этого сотрудник должен предоставить выписку из электронной трудовой книжки (ее можно получить через Госуслуги‚ МФЦ или СФР) или бумажную трудовую с соответствующей отметкой о переходе на ЭТК.
Отдельно стоит вопрос с первичными работниками. С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка? Согласно законодательству‚ все граждане‚ впервые устраивающиеся на работу начиная с 2021 года‚ автоматически получают только ЭТК. Бумажный вариант им уже не выдается.
Типичные проблемы и их решение
Утеря или порча документа
Если трудовая книжка утеряна‚ испорчена или пришла в негодность‚ отдел персонала обязан оказать содействие в восстановлении данных. В случае с бумажной книжкой оформляется дубликат‚ в который вносятся подтвержденные сведения о предыдущем стаже. В случае с ЭТК риск физической утери минимален‚ однако доступ к данным может быть временно ограничен из-за технических сбоев‚ что требует от кадровика оперативности в сверке отчетов.
Автоматизация работы в отделе персонала
Современный кадровик не может обойтись без специализированного ПО. Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек: как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе (например‚ в 1С:ЗУП)?
- Обновление программы: убедитесь‚ что ваш софт поддерживает актуальные формы отчетности СФР.
- Настройка учетной политики: в параметрах кадрового учета должна быть включена опция работы с ЭТК.
- Регистрация заявлений: в карточке сотрудника необходимо зафиксировать факт подачи заявления о выборе формата (сохранение бумажной или переход на ЭТК).
- Автоматическое формирование отчетов: настройте регламентированные задания для автоматической отправки данных в фонд при приеме‚ увольнении или переводе сотрудника.
Ответственность отдела персонала
За нарушение правил ведения‚ учета и хранения трудовых книжек работодатель несет материальную ответственность. Если по вине отдела персонала сотруднику не смогли засчитать стаж или внесли неверную запись‚ компания обязана возместить работнику причиненный ущерб.
Поэтому самое главное в работе с трудовыми книжками — это внимательность‚ своевременность и строгое соблюдение нормативов. Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил хранение и передачу данных‚ однако бумажные бланки все еще остаются в обороте‚ и их корректное ведение остается приоритетной задачей для любого HR-отдела.