Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на пенсионные выплаты. С 1 января 2020 г. в России введён новый способ фиксирования сведений о трудовой деятельности – электронная трудовая книжка (ЭТК). Вместе с ней продолжают использоваться традиционные бумажные книжки, которые с 1 января 2023 г. получили обновлённый образец.

Содержание статьи

1. Правовая база и основные нормативные акты
2. Образцы трудовой книжки: бумажный и электронный варианты
3. Как правильно заполнять ПТ‑1 (запись в трудовой книжке)
4. Исправление ошибок в записи
5. Обязанности работодателя
6. Права и обязанности работника
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и основные нормативные акты

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «О системе обязательного пенсионного страхования» – вводит электронный формат трудовой книжки.
• Поправки в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) -020 г., вступившие в силу с , регламентируют порядок формирования, передачи и хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от  N 320н – утверждает приложение N 1 к приказу Минтруда, где указаны формы новых образцов трудовых книжек (бумажных).
• Приказ Минтруда России от  N 320н – «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца».
• Положение о порядке ведения и заполнения электронных трудовых книжек (ЭТК) – регламентирует взаимодействие работодателя, ПФР и работника.

Ключевые даты

Образцы трудовой книжки: бумажный и электронный варианты

2.1 Бумажный образец (ПТ‑1)

Трудовая книжка нового образца состоит из нескольких разделов. Самый важный для записи о приёме‑увольнении – раздел «ПТ‑1» (пункт 1). В нём фиксируются:

• Порядковый номер записи;
• Дата оформления (дата приёма на работу);
• Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
• Должность, разряд, тарифная ставка;
• Сведения о стаже (дата начала и окончания работы, если это увольнение);
• Подпись работодателя и печать.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК формируется работодателем в электронном виде и передаётся в информационную систему ПФР. Основные отличия от бумажного варианта:

• Отсутствие физической подписи – используется электронная подпись (ЭП) работодателя.
• Доступ к сведениям имеет работник через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Все изменения фиксируются автоматически, что исключает возможность «подделки» записей.
• Система позволяет вести параллельно как электронные, так и бумажные записи, если работник пожелает иметь оба формата.

Как правильно заполнять ПТ‑1 (запись в трудовой книжке)

Заполнение производится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу (за исключением случаев, когда работник уже имеет электронную трудовую книжку).

Пошаговая инструкция

1. Определите порядковый номер записи. В графе 1 ставится номер, который следует за последней записанной в книжке.
2. Укажите дату оформления. В графе 2 пишется текущая дата (дд.мм.гггг).
3. Заполните сведения о работодателе. В графе 3 – полное наименование организации, её ИНН, ОКПО, адрес.
4. Укажите должность и условия труда. В графе 4 – название должности, разряд, тарифную ставку, условия (полный/неполный день, сменный график).
5. Укажите срок трудового договора. Если договор бессрочный – ставится «бессрочно», иначе указываются даты начала и окончания.
6. Подпись и печать. В графе 5 ставится подпись уполномоченного лица работодателя и печать организации.

Пример заполнения (бумажный вариант):

Электронный вариант

В 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и Управление Персоналом и других HR‑системах запись делается автоматически. Необходимо лишь заполнить поля в карточке сотрудника, после чего система генерирует электронную запись и отправляет её в ПФР.

Исправление ошибок в записи

Ошибки в трудовой книжке могут возникнуть по разным причинам: неверно указана должность, дата, ИНН работодателя и т.д. Процедура исправления различается для бумажного и электронного форматов.

4.1 Бумажный вариант

1. В графе «Запись за номером ___ недействительна» делается запись, указывая номер ошибочной записи.
2. Подписывается «Запись за номером ___ недействительна» обеими сторонами (работодатель и работник).
3. В новой строке (следующий порядковый номер) вносятся корректные данные.
4. Если ошибка обнаружена позже, чем через неделю, работник может потребовать исправления в письменной форме, приложив копию трудовой книжки и заявление.

4.2 Электронный вариант

• Работодатель в системе HR вносит корректировку, указывая причину изменения.
• Система автоматически формирует «запись об исправлении» и отправляет её в ПФР.
• Работнику на портал Госуслуг приходит уведомление о внесённом изменении.

Обязанности работодателя

• Оформлять трудовую книжку (бумажную или электронную) в присутствии работника не позднее 7 дней со дня приёма.
• Своевременно вносить все изменения: переводы, повышения, увольнения, приостановления трудового договора.
• Обеспечить подписание записей уполномоченными лицами и наличие печати (для бумажного варианта).
• Хранить копию электронных записей в течение 5 лет (по требованию ПФР).
• Своевременно передавать сведения в ПФР в случае перехода сотрудника в другую организацию.

Контрольные сроки

Права и обязанности работника

• Требовать своевременного оформления и заполнения трудовой книжки.
• Проверять правильность внесённых данных и требовать их исправления в случае ошибок.
• Иметь доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Получать копию записей (печатную или электронную) по своему запросу.
• При увольнении требовать выдачу трудовой книжки (бумажной) в течение 3 дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Что такое ПТ‑1 в трудовой книжке?

ПТ‑1 – условное обозначение первого раздела (пункт 1) трудовой книжки, где фиксируются основные сведения о приёме на работу, должности и условиях труда. Именно в этом пункте записывается первая запись о трудовой деятельности сотрудника.

7.2 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. По закону работник имеет право выбрать любой из форматов. Если у него уже есть электронная книжка, он может запросить её копию в бумажном виде и наоборот.

7.3 Как проверить, что запись в ЭТК действительно принадлежит моему работодателю?

В электронном кабинете отображаются:

• Наименование организации;
• ИНН и ОКПО;
• Дата и время подписи с отметкой электронной подписи (ЭП).

7.4 Что делать, если работодатель отказывается исправить ошибку?

Письменно потребовать исправления, указав конкретную ошибку.
При отсутствии реакции – обратиться в Государственную инспекцию труда по месту работы.
При необходимости – подать иск в суд о признании записи недействительной.

7.5 Как оформить трудовую книжку новому сотруднику, у которого её нет?

Работодатель выдает бумажный экземпляр (если сотрудник не желает ЭТК) и в течение 7 дней вносит первую запись в пункт ПТ‑1. При этом в графе «Дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки» указывается дата первого приёма.

7.6 Сколько стоит оформить электронную трудовую книжку?

Для работодателя – бесплатно (стоимость покрывается за счёт бюджета ПФР). Для работника – также бесплатно, однако возможны небольшие комиссии за использование сервисов банков или платных сервисов по оформлению ЭП.

Трудовая книжка (пункт ПТ‑1) остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и права на пенсионные выплаты. С 2020 г. введена электронная форма, которая упрощает процесс учёта и повышает надёжность данных. Тем не менее, знание правил заполнения, исправления и правовых обязанностей обеих сторон остаётся необходимым как для работодателей, так и для работников;

Помните: своевременное и корректное оформление трудовой книжки – залог безболезненного выхода на пенсию.