Трудовая книжка – это документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его квалификацию. В России она остаётся обязательной до 2026 года‚ хотя в некоторых регионах уже обсуждается переход на электронный формат. Правила хранения трудовых книжек и связанных с ними документов определены рядом нормативных актов‚ в т.ч.:
- Приказ Минкультуры РФ от № 558 – Перечень типовых управленческих архивных документов;
- Постановление Правительства РФ от № 225 – Правила ведения и хранения трудовых книжек;
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – Форма‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Порядок 320н – Порядок хранения трудовых книжек до востребования;
- Постановление Правительства РФ от № 132 – Учет бланков трудовой книжки и вкладышей.
Сроки хранения трудовых книжек
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов‚ трудовые книжки и связанные с ними документы (бланки‚ вкладыши‚ справки) хранятся в архиве организации:
- до 50 лет‚ если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 г.;
- до 75 лет‚ если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 г.
Если трудовая книжка не востребована‚ она хранится до востребования в соответствии с Порядком 320н. В этом случае документ может быть передан в государственный или муниципальный архив по договору хранения.
Ответственность за хранение
Законодательство РФ допускает возложение обязанностей по организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов на конкретного работника – лицо‚ ответственное за архив. Это может быть архивист‚ сотрудник отдела кадров или любой другой сотрудник‚ назначенный руководителем организации.
В случае отсутствия официального архива в организации‚ сотрудники отдела кадров обязаны хранить невостребованные трудовые книжки в отдельном сейфе до момента их передачи в архив или до востребования работником.
Учет трудовых книжек и связанных документов
Для надёжного учёта работодатели ведут:
- Приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей;
- Учёт трудовых книжек и вкладышей в них.
Эти данные фиксируются в Книге учёта трудовых книжек и в Бланке учёта трудовых книжек‚ которые обновляются в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Хранение до востребования
Пункт 43 Порядка 320н устанавливает‚ что подлинники трудовых книжек‚ дипломов‚ аттестатов и удостоверений‚ которые не востребованы‚ хранятся до востребования. В случае‚ если работник уходит из организации‚ но не предъявляет трудовую книжку‚ она остаётся в отделе кадров до истечения установленного срока хранения.
Если работник умирает‚ его родственники могут потребовать документы‚ однако в большинстве случаев трудовая книжка остаётся в архиве организации‚ пока не истечёт срок хранения.
Практические рекомендации
- Создайте отдельный раздел в архиве для трудовых книжек и связанных документов.
- Обеспечьте защищённое хранение (сейф‚ охраняемое помещение).
- Ведите учёт в электронном виде‚ чтобы быстро находить документы по запросу.
- Регулярно проверяйте сроки хранения и проводите обновление записей.
- При передаче документов в государственный архив оформляйте договор хранения и сохраняйте копии всех актов.
Что делать‚ если в организации нет архива?
В таком случае:
- Определите ответственного за архив – обычно это сотрудник отдела кадров.
- Обеспечьте отдельное место хранения (сейф‚ шкаф с запирающимся дверью).
- Ведите учёт в журнале‚ где фиксируются дата поступления‚ дата выдачи и место хранения.
- При необходимости передайте документы в государственный архив по договору.
Хранение трудовых книжек – важная часть архивного дела‚ требующая соблюдения установленных сроков и правил. Соблюдение нормативных актов обеспечивает законность и надёжность работы с документами‚ а также упрощает доступ к ним в случае необходимости. В 2026 году все работодатели обязаны вести учёт и хранить трудовые книжки в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и Порядком 320н. При отсутствии официального архива следует принять меры по обеспечению надёжного хранения и учёта в отделе кадров.