Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Согласно статье 66 ТК РФ, в нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах, увольнениях, а также о награждениях за успехи в труде․ Однако в 2026 году кадровикам и работодателям приходится иметь дело с разными форматами этого документа․ Как же точно определить, какая именно трудовая книжка у вашего сотрудника? Разберемся во всем по порядку․
Основные виды трудовых книжек
Сегодня законодательство предусматривает два основных формата ведения сведений о трудовой деятельности:
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — традиционный бланк, выдаваемый на руки работнику при увольнении․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — данные о стаже хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда (СФР)․
У каждого вида есть свои нюансы, и работодатель обязан понимать, с чем именно он имеет дело при приеме нового сотрудника․
Как определить формат трудовой книжки сотрудника
Чтобы понять, какая трудовая книжка у работника, необходимо действовать по следующему алгоритму:
Шаг 1․ Запрос документов при приеме на работу
При трудоустройстве кандидат должен предоставить сведения о трудовой деятельности․ Это может быть:
- Бумажная трудовая книжка (если она не была сдана в ПФР/СФР в связи с переходом на ЭТК)․
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выписка из электронного реестра)․
Если сотрудник приносит бумажный бланк, это не всегда означает, что он отказался от ЭТК․ Важно проверить наличие специальной отметки!
Шаг 2․ Проверка бумажной книжки на наличие отметки о переходе на ЭТК
Ключевым маркером является запись в бумажной трудовой книжке․ Если работник до 2020 года подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель был обязан сделать на ьном листе или в разделе «Сведения о работе» отметку:
«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или аналогичную формулировку согласно правилам того периода)․
Если такая запись есть, перед вами сотрудник с электронной трудовой книжкой, а бумажный бланк является лишь историческим архивом его стажа до перехода․ Вносить в нее новые записи о работе нельзя․
Шаг 3․ Анализ выписок и справок
Если сотрудник не приносит бумажный бланк, а предоставляет распечатанную форму СТД-Р (от предыдущего работодателя) или СТД-ПФР (из Социального фонда), это означает, что он полностью перешел на ЭТК․ В этом случае вы обязаны вести его трудовую деятельность только в электронном виде, направляя данные в СФР․
Визуальные отличия бумажных бланков
Если вы определили, что сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку (отметки о переходе на ЭТК нет), важно также понимать, какой именно бланк находится у вас в руках․ В России существуют разные образцы трудовых книжек, и все они являются действующими:
Трудовые книжки образца 1974 года (СССР)
- Имеют зеленую обложку из плотного картона или кожзаменителя․
- На обложке присутствует герб СССР и надпись «Трудовая книжка»․
- Не имеют водяных знаков на листах․
Трудовые книжки образца 2003 года (Россия)
- Обложка серого цвета, с гербом РФ․
- Имеют 44 страницы․
- Оснащены современными степенями защиты: водяные знаки в виде букв «ТК», защитная сетка на страницах, прошивка специальной ниткой․
Новые бланки (выпускаются с 2023-2024 гг․ и актуальны в 2026 году)
- Обложка также серая, с гербом РФ, но бланк содержит больше страниц (46) для размещения дополнительных сведений․
- Усиленная защита от подделок, новые водяные знаки․
Важно: Независимо от того, бланк какого года предоставил работник (1974, 2003 или более поздний), вы обязаны продолжать ведение записей в нем, если сотрудник не перешел на ЭТК․ Обменивать старые бланки на новые без необходимости (утеря, порча) не нужно․
Что проверять в бумажной трудовой книжке в 2026 году?
Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, при получении бумажной трудовой книжки сотрудника обратите внимание на следующие нюансы:
- ьный лист: Проверьте наличие подписи работника, печати организации, выдавшей бланк, и правильность заполнения ФИО/даты рождения․
- Актуальность записей: Все записи должны иметь порядковые номера, даты и ссылки на приказы (основания)․ В 2026 году правила заполнения ужесточились — обязательно сверяйтесь с актуальными чек-листами ГИТ;
- Записи о совместительстве и вахте: Помните, что записи о работе по совместительству вносятся только по желанию работника (по основному месту работы на основании справки)․ Вахтовый метод работы отражается стандартно, с указанием особенностей в приказе․
- Награждения и взыскания: В раздел «Сведения о награждениях» вносятся государственные награды, почетные грамоты и иные поощрения․ Запомните: сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением случая, когда взысканием является увольнение)․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если сотрудник сообщает об утере бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую (или выдать дубликат)․ Если при этом работник изъявит желание вести трудовую книжку в электронном виде, выдача дубликата на бумаге не требуется — вы просто начнете передавать данные в электронном формате․
Понять, какая трудовая книжка у сотрудника, довольно просто: ищите отметку о переходе на ЭТК в бумажном бланке или анализируйте предоставленные выписки СТД-Р/СТД-ПФР․ В 2026 году ведение трудовых книжек требует особого внимания к деталям: соблюдайте актуальные правила заполнения, не вносите записи о взысканиях и всегда уточняйте статус документа (бумажный или электронный) до внесения новых сведений․