Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. В неё вносятся сведения не только о приеме на работу и увольнении, но и о поощрениях за успехи в труде. Одним из видов такого поощрения является благодарственное письмо (объявление благодарности). В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о благодарности в трудовой книжке, и приведем актуальный образец.

Нормативная база

Основным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек, в 2026 году остаются Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69). Согласно пункту 24 Правил, в раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях за трудовые заслуги, предусмотренные законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами организации.

Основания для внесения записи

Просто так внести запись о благодарности нельзя. Для этого необходимо документальное подтверждение:

• Приказ (распоряжение) работодателя о поощрении работника (объявлении благодарности).
• Само благодарственное письмо, подписанное руководителем организации (или торжественная грамота).

Важно помнить, что благодарственное письмо от сторонней организации (например, от партнера или клиента) может быть внесено в трудовую книжку только в том случае, если работодатель издал об этом соответствующий внутренний приказ.

Пошаговая инструкция внесения записи

Запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Если это первая запись в данном разделе, то перед ней ставится в виде названия организации. Если записи уже есть, просто переходим к следующему шагу.

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация для данного раздела).
2. Графа 2 (Дата): Ставится дата внесения записи арабскими цифрами (например, ). Дата должна совпадать с датой приказа о поощрении или днем фактического вручения благодарственного письма.
3. Графа 3 (Сведения о награждении): Вносится сама запись. Она должна содержать:
   • Кем поощрен работник (наименование организации).
   • Вид поощрения (объявлена благодарность, вручено благодарственное письмо).
   • За какие заслуги (кратко, например: «За многолетний добросовестный труд и высокие производственные показатели»).
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

Подробный образец заполнения

Ниже представлен наглядный образец того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о награждениях» трудовой книжки.

Сведения о награждениях

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

Важные нюансы и частые ошибки

При внесении записей о благодарственных письмах кадровики часто допускают ошибки. Обратите внимание на следующие моменты:

• Не путайте разделы! Записи о поощрениях (благодарности, грамоты) вносятся в раздел «Сведения о награждениях», а не в раздел «Сведения о работе». Это самая распространенная ошибка.
• Соблюдайте нумерацию: Номер записи должен быть строго по порядку. Если предыдущая запись в разделе имела номер 2, следующая должна быть 3, а не 1 или 4.
• Формулировка: Избегайте общих фраз вроде «За хорошую работу». Формулировка должна соответствовать приказу и отражать конкретные заслуги сотрудника.
• Сокращения запрещены: Все слова в трудовой книжке пишутся полностью (нельзя писать «Прик.» вместо «Приказ», «благ.» вместо «благодарность» и т.д.).
• Заверение подписью и печатью: Согласно текущим правилам, каждая вносимая запись в разделе награждений не требует отдельной заверки подписью руководителя и печатью. Печать и подпись ставятся только при увольнении работника, когда заверяються все записи за период работы в данной организации.

Что делать, если запись не внесли вовремя?

Если по каким-то причинам запись о благодарственном письме не была внесена в трудовую книжку в период работы сотрудника у данного работодателя, её можно внести позже. Для этого работодатель обязан издать соответствующий приказ, основываясь на ранее выданном благодарственном письме или других подтверждающих документах. Если работник уже уволился, он имеет право обратиться к бывшему работодателю с заявлением о внесении пропущенной записи.

Внесение записи о благодарственном письме в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный фактор мотивации сотрудника. Такая запись остается в трудовой книжке навсегда и при последующем трудоустройстве будет свидетельствовать о высокой квалификации и добросовестности работника. Строго следуйте инструкции, используйте предложенный образец, и у вас не возникнет проблем с оформлением данного раздела.