Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Поэтому внесение в неё любых изменений‚ особенно связанных с таким важным событием‚ как перевод на другую должность‚ требует строгого соблюдения законодательства. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить перевод‚ когда запись делать обязательно‚ а когда нет‚ и как исправлять ошибки.
Что считается переводом‚ а что, нет?
Прежде чем вносить какую-либо запись‚ кадровику важно понять: является ли изменение условий труда переводом‚ который нужно фиксировать в трудовой книжке?
Согласно трудовому законодательству‚ не считаются переводом и не требуют внесения изменений в трудовую книжку следующие ситуации:
- Изменение заработной платы работника;
- Изменение режима труда;
- Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место или в другое структурное подразделение в той же местности;
- Поручение работы на другом механизме или агрегате.
Главный критерий, если при этих изменениях не изменяется трудовая функция работника (то есть он выполняет ту же работу‚ что и раньше)‚ это не перевод.
В обязательном порядке в бумажную трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе‚ который затрагивает:
- Изменение трудовой функции работника (смена должности‚ профессии‚ специальности);
- Изменение структурного подразделения (если это условие было прописано в трудовом договоре);
- Перевод на другую работу у того же работодателя без ограничения срока.
Правила внесения записи о переводе
Перевод допускается только по соглашению сторон трудового договора‚ за исключением случаев‚ прямо предусмотренных ТК РФ (например‚ временный перевод по производственной необходимости). Перед тем как издать приказ‚ работодатель обязан заручиться письменным согласием работника на смену работы или должности.
Если согласие получено и приказ издан‚ в трудовую книжку вносится запись по следующему алгоритму:
- Графа 1: ставится порядковый номер отметки о переводе;
- Графа 2: указывается дата перевода;
- Графа 3: вносится наименование новой должности и отдела‚ в котором будет трудиться человек после перевода;
- Графа 4: указывается дата составления приказа и его номер.
Важный нюанс: подобные поправки‚ вносимые в трудовую книжку при переводе‚ не нужно заверять дополнительными подписями руководства или печатями организации на месте самой записи. Заверение подписью и печатью производится только при увольнении работника.
Превращение временного перевода в постоянный
Часто возникает вопрос: как оформить запись‚ если временный перевод становится постоянным? Прямой нормы для этого случая в законодательстве нет‚ однако эксперты рекомендуют руководствоваться нормами‚ установленными для первоначального внесения записей в трудовую книжку‚ по аналогии.
Если временный перевод был оформлен приказом‚ а затем по соглашению сторон стал постоянным‚ в трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе с указанием реквизитов нового приказа (или дополнительного соглашения‚ на основании которого издан приказ).
Как внести пропущенную запись о переводе?
На практике случается‚ что кадровик забывает внести запись о переводе‚ и после нее уже стоит запись об увольнении. Как быть в этой ситуации?
Ни Трудовой кодекс РФ‚ ни актуальный Порядок ведения трудовых книжек не содержат требования о внесении сведений о работе строго в хронологическом порядке. Поэтому‚ если обнаружилась пропущенная запись о переводе на другую должность‚ ее необходимо внести после имеющихся записей.
Делается это следующим образом:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер;
- В графе 2 ставится дата фактического перевода (а не дата внесения пропущенной записи);
- В графе 3 делается запись о переводе;
- В графе 4 указываются дата и номер приказа о переводе.
При этом в графе 3 можно добавить пометку: «Запись за номером таким-то является пропущенной»‚ чтобы избежать путаницы у будущих работодателей.
Исправление ошибочной записи о переводе
Если запись о переводе была внесена ошибочно (например‚ перевод был признан незаконным или допущена ошибка в наименовании должности)‚ исправлять ее путем зачеркивания категорически запрещено.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Порядок действий таков:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер;
- В графе 2 указывается дата внесения исправления;
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»;
- Сразу под этим текстом в графе 3 вносится правильная запись о переводе (или запись об увольнении‚ если незаконный перевод был отменен);
- В графе 4 указываются реквизиты приказа работодателя‚ на основании которого вносится исправление.
Дублирование наименования подразделения
Иногда при переводе на другую должность в том же подразделении кадровики по ошибке заново указывают название отдела в графе 3. Согласно правилам‚ если работник остается в том же структурном подразделении‚ которое уже было указано при приеме на работу‚ повторно его писать не нужно — достаточно указать только новую должность. Если же подразделение меняется‚ его наименование необходимо указать обязательно.
Внесение изменений в трудовую книжку при переводе требует внимательности и знания нюансов. Главное — помнить‚ что фиксируются только постоянные переводы‚ связанные с изменением трудовой функции или подразделения. Ошибки не зачеркиваются‚ а признаются недействительными‚ а пропущенные записи можно смело вносить после текущих‚ так как хронологический порядок дат в трудовой книжке важнее порядкового номера записи.