Трудовая книжка – это обязательный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в России. В 2026 году в России действует как бумажная, так и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже приведена подробная инструкция, как правильно получить и оформить трудовую книжку, а также как перейти на электронный формат.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Трудовая книжка фиксирует сведения о трудовом стаже, должностях, зарплате, отработанных днях и т.д.
- Обязательна для всех работающих граждан согласно статье 66 Трудового кодекса РФ.
- Служит доказательством трудовой деятельности при смене работы, в пенсионном фонде, при оформлении кредита и т.д.
Как получить бумажную трудовую книжку?
- Подготовьте документы:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
- Свидетельство о рождении (если не указано в паспорте).
- Справка о семейном положении (если требуется).
- Квитанция об оплате государственной пошлины (если применимо).
- Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя:
- Сотрудник отдела кадров оформит заявление о выдаче трудовой книжки.
- В заявлении указываются дата начала работы, должность, оклад и другие сведения.
- Получите бумажную трудовую книжку:
- Книжка выдаётся в оригинале, а копия сохраняется у работодателя.
- Внутри книги фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, повышение и т.д.
- Сохраните книгу в надёжном месте:
- Храните её в безопасном месте, чтобы избежать потери или повреждения.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, хранимая в базе Социального фонда России (СФР). В 2026 году большинство работодателей уже работают только с ЭТК, но бумажная версия остаётся возможной.
- Регистрация в системе СФР:
- Работодатель регистрируется в системе «Электронный сервис» СФР.
- Получает доступ к форме ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).
- Заполнение формы ЕФС‑1:
- Вводятся данные о сотруднике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, дата начала работы.
- Указываются сведения о должности, окладе, стаже, отработанных днях.
- Подтверждение данных:
- Сотрудник подтверждает правильность введённых сведений через портал «Мой персональный кабинет».
- При необходимости можно загрузить копию паспорта и других документов.
- Получение доступа к ЭТК:
- Сотрудник получает ссылку на свою электронную трудовую книжку.
- Может просматривать и скачивать PDF‑копию в любой момент.
Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку
- Обратитесь к работодателю:
- Уточните, поддерживает ли компания электронный формат.
- Запросите перевод данных в систему СФР.
- Проверьте корректность данных:
- Сравните бумажную запись с данными в ЭТК.
- Убедитесь, что все даты и суммы совпадают.
- Сохраните бумажную копию:
- В случае необходимости можно использовать бумажный документ как резерв.
Что делать, если у вас нет трудовой книжки?
Если вы впервые вступаете на трудовой рынок (например, после окончания учебы) и у вас нет трудовой книжки, то:
- При приёме на работу ваш работодатель автоматически оформит трудовую книжку в электронном виде.
- Если вы хотите получить бумажную копию, попросите работодателя выдать её в соответствии с § 66 ТК РФ.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки
- Через портал «Мой персональный кабинет»:
- Войдите в личный кабинет СФР.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка» – там будет отображаться статус.
- Через работодателя:
- Спросите у отдела кадров о наличии и актуальности ЭТК.
Важные юридические нюансы
- Создание фальшивой трудовой книжки – уголовное преступление (статья 311 УК РФ).
- Нельзя самостоятельно печатать и подписывать документы, если вы не являетесь сотрудником отдела кадров.
- Все изменения в трудовой книжке должны фиксироваться работодателем в соответствии с ТК РФ.
Для получения официальной трудовой книжки вам необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче.
- Предоставить необходимые документы (паспорт, свидетельство о рождении).
- Получить бумажную или электронную трудовую книжку в соответствии с законодательством.
- Сохранять её в надёжном месте и регулярно проверять актуальность данных.
Таким образом, вы получите законный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, который будет признан работодателями, пенсионными фондами и другими организациями.