Трудовая книжка — это один из важнейших документов в жизни каждого работающего гражданина Российской Федерации․ Несмотря на активную цифровизацию кадрового документооборота, понимание сути, функций и правил ведения трудовых книжек остается критически важным как для сотрудников, так и для работодателей․
Что такое трудовая книжка?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Это официальный документ, в котором фиксируется весь карьерный путь человека: где, когда и кем он работал․
Впервые трудовые книжки были введены в нашей стране еще в 1939 году и с тех пор остаются главным подтверждением стажа․ Интересный исторический факт: отмена трудовых книжек была одним из лозунгов буржуазных революций во Франции и Германии в середине XIX века, а в современной Европе это понятие вообще не существует․ Однако в России этот документ по-прежнему играет ключевую роль․
Зачем нужна трудовая книжка?
Главная задача трудовой книжки — подтвердить факт трудовой деятельности и стаж сотрудника на протяжении всей его карьеры․ Информация из этого документа используется для:
- Назначения пенсии: Пенсионный фонд учитывает записи для расчета трудового и страхового стажа․
- Подтверждения квалификации и опыта: Работодатель при приеме на работу видит послужной список кандидата, его карьерный рост и причины увольнения с прошлых мест․
- Расчета различных пособий: В некоторых случаях данные о стаже влияют на размер социальных выплат․
Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
Работодатель обязан вносить в документ официальную информацию о трудовой деятельности сотрудника․ К таким сведениям относятся:
- Прием на работу: указывается дата приема, наименование работодателя, должность и структурное подразделение․
- Переводы: фиксируются любые постоянные переводы на другую должность или в другой отдел․
- Поощрения: вносятся записи о наградах, премиях (если это предусмотрено внутренними правилами) и почетных званиях․
- Увольнение: указывается дата увольнения и причина (со ссылкой на статью ТК РФ)․
Важно отметить, что взыскания и штрафы в трудовую книжку не вносятся (за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение)․
Оформление и хранение
Трудовая книжка оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу, если для него это первое место работы․ Оформлением занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании․
Что касается хранения, то бумажная трудовая книжка является бланком строгой отчетности․ На протяжении всего времени работы сотрудника документ должен храниться у работодателя (в сейфе или специальном шкафу)․ Выдача книжки на руки работнику допускается только в день его увольнения․ Форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения утверждены Приказом Минтруда России от № 320н․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): переход в цифровую среду
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году, когда работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате․
Электронная трудовая книжка — это единая база данных․ В ней хранится полная история карьерного пути человека․ С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять преимущественно электронные трудовые книжки․
Особенности ЭТК:
- Данные хранятся на защищенных серверах Пенсионного фонда России (ныне СФР), что исключает риск утери или порчи документа․
- Работник может в любой момент посмотреть сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․
- Бумажный вариант не отменен полностью: за работниками, начавшими свою трудовую деятельность до 2021 года, сохранилось право выбора — остаться на бумажном носителе, перейти полностью на ЭТК или вести оба формата параллельно․
При приеме на работу нового сотрудника работодатель теперь должен уточнить наличие у работника электронной трудовой книжки и необходимость регистрации бумажного бланка в книге учета․
Понятие трудовой книжки в России претерпевает серьезные изменения․ Из строгого бумажного бланка, который боялись потерять или испортить неверной записью, она превращается в удобную и безопасную цифровую базу данных․ Тем не менее, как бумажная, так и электронная формы выполняют одну и ту же главную функцию — подтверждают трудовую деятельность и стаж работника, оставаясь фундаментом трудовых отношений в РФ․