Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В 2026 году в России действуют два варианта: бумажная и электронная. Для новых сотрудников важно сразу понять, как правильно оформить и вести этот документ, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это личный справочный документ, в котором фиксируются:

• Дата начала работы и сведения о работодателе;
• Должность, вид деятельности, место работы;
• Переводы на другую постоянную работу;
• Увольнение и причины его;
• Стаж работы, начисленные отчисления и выплаты.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, порядок заполнения и формы трудовой книжки регламентируются федеральными законами и нормативными актами.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

С 1 января 2023 года в России действует новый образец трудовой книжки, который может быть как бумажным, так и электронным. Разница между ними:

Для новых сотрудников, которые впервые трудоустраиваются, обязательным является оформление электронной трудовой книжки (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от  № 439-ФЗ). Бумажная версия заполняется только в случае утеря или повреждения.

Пошаговый алгоритм оформления трудовой книжки

1. Получение бланка – в бухгалтерии или кадровом отделе выдается новый бланк трудовой книжки (электронный или бумажный). При бумажной версии вначале оформляется ьный лист.
2. Заполнение ьного листа – в ьном листе указываются:
   • Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращений, в именительном падеже;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • Дата выдачи и подпись работника.
3. Внесение первой записи – в первой строке трудовой книжки фиксируется:
   • Дата начала работы;
   • Наименование работодателя;
   • Должность и вид деятельности;
   • Место работы (город, район).
4. Подпись работодателя – после внесения данных работник подписывает запись, подтверждая её достоверность.
5. Периодическое обновление – при переводе на другую работу, смене должности, увольнении – каждая из этих операций фиксируется в новой строке.
6. Контроль и проверка – кадровик проверяет корректность заполнения, наличие всех необходимых подписей и печатей.
7. Передача в СФР – сведения о трудовой деятельности передаются в Федеральный фонд социального страхования (СФР) для учета стажа и начисления пенсии.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за ведение трудовой книжки лежит на:

• Кадровике – специалисте, назначенном в компании для ведения кадровой документации.
• Работодателе – в случае ошибок в документах он несет ответственность перед государственными органами.
• Сотрудником – обязан подтвердить достоверность своих данных и проверить правильность внесенных записей.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неполные данные – всегда указывайте полные ФИО, дату рождения и паспортные данные.
2. Сокращения – не используйте сокращения в ФИО и должностях.
3. Несоответствие дат – даты начала работы и перевода должны совпадать с фактическими датами в бухгалтерии.
4. Отсутствие подписей – каждая запись должна быть подписана работником и работодателем.
5. Неправильный формат – следуйте шаблонам, предоставленным в нормативных актах.

Как вести электронную трудовую книжку в 2026 году

Электронная трудовая книжка ведется через портал Госуслуги:

• Авторизуйтесь в личном кабинете;
• Выберите раздел «Трудовая книжка»;
• Заполните форму с данными о работе (дата начала, должность, место работы);
• Подтвердите данные через электронную подпись;
• Система автоматически сохраняет запись и отправляет данные в СФР.

Преимущества:

• Автоматический контроль ошибок;
• Быстрый доступ к истории работы;
• Отсутствие бумажных носителей.

Что делать при утере или повреждении?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, необходимо:

1. Сразу обратиться в кадровый отдел;
2. Получить дубликат (бумажный или электронный) – в бумажном случае оформляется ьный лист и вкладыш;
3. Уточнить у работодателя, какие данные необходимо перенести;
4. Подписать заявление о выдаче дубликата.

Важные нормативные акты и ссылки

• Трудовой кодекс РФ – статья 66;
• Федеральный закон от  № 439-ФЗ – о трудовой книжке нового образца;
• Приказ Минтруда РФ № 320н – порядок заполнения трудовых книжек;
• Портал Госуслуг – электронная трудовая книжка.

Для нового сотрудника ключевые моменты:

• Оформление электронной трудовой книжки с самого начала;
• Тщательное заполнение ьного листа и первой записи;
• Проверка всех данных и подписей;
• Регулярное обновление при переводах и увольнении;
• Соблюдение всех нормативных требований.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки, избежите штрафов и сможете легко подтвердить свой стаж и опыт работы в любой момент.