Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий все периоды работы гражданского работника. По трудовому кодексу РФ её ведёт работодатель для тех сотрудников, которые проработали в организации более пяти календарных дней. Ниже подробно разберём, в каких организациях эта процедура обязательна.
Кому обязательно ведение трудовой книжки
Согласно пункту 2 Порядка № 320н, запись в трудовую книжку вносится, если сотрудник:
- проработал в организации более пяти дней;
- занимает позицию, требующую постоянного трудового статуса (не совместитель и не новичок, впервые поступающий на работу);
- получает зарплату по трудовому договору.
То есть все крупные и средние организации, а также государственные и муниципальные учреждения, где заключаются официальные трудовые отношения, обязаны оформить трудовую книжку.
Государственные и муниципальные учреждения
Все органы власти, школы, больницы, МЧС, МВД, ФСБ и другие ведомства, где действует трудовой договор, обязаны вести трудовую книжку. Это связано с требованием контроля над государственным кадровым учётом и обеспечением прозрачности трудовой деятельности.
Частные компании и ИП
Если частное предприятие или индивидуальный предприниматель заключает трудовой договор с сотрудником, который будет работать более пяти дней, они также обязаны оформить запись в книжке. Исключение составляют только случаи:
- срок действия договора менее пяти дней;
- работа по совместительству;
- гражданско‑правовые договоры (например, договоры подряда).
Как правильно оформить запись о приёме на работу
Запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника в новой должности. Пример оформления:
Запись № 1 Место работы: ООО «ТехноСервис» Должность: Инженер‑программист Дата начала работы: Подпись работодателя: __________________
Для удобства в крупных компаниях часто используют штамп с полным и сокращённым названием организации, который заменяет рукописный ввод.
Какие документы требуются при приёме
Для оформления записи в трудовую книжку работник обязан предоставить:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС;
- Документы о военном учёте;
- Сведения об образовании (диплом, справка);
- Трудовую книжку (или электронную форму, если она используется);
Исключение составляют только совместители и первый раз поступающие на работу, у которых запись делается только после подтверждения факта начала работы.
Особенности оформления электронной трудовой книжки
С 2024 года в России допускается использование электронной трудовой книжки. При этом:
- Работодатель обязан в течение одного рабочего дня после приёма отправить сведения в форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в ПФР;
- Электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и бумажная;
- Не требуется отдельное заявление о согласии на её ведение.
Что делать, если сотрудник уходит до пяти дней
Если работник отработал пять дней и менее и решил уволиться, его трудовую книжку не нужно заполнять; При этом он может потребовать её возврат без каких‑либо записей. Если же запись уже была сделана до подачи заявления об уходе, её следует оформить в общем порядке, указав дату расторжения договора.
Часто задаваемые вопросы
- В какие именно организации требуется трудовая книжка? – Государственные учреждения, муниципальные органы, крупные и средние частные компании, где заключаются официальные трудовые договоры.
- Можно ли обойтись без книжки? – Да, если сотрудник работает менее пяти дней, либо если он находится на гражданско‑правовом договоре.
- Как подтвердить стаж для расчёта больничного? – Стаж берётся из записей в трудовой книжке, подтверждающих периоды работы по трудовому договору.
- Какие ошибки часто допускают работодатели? – Задержка записи более пяти дней, отсутствие подписи работодателя, несоблюдение формы ЕФС‑1 при использовании электронной формы.
Трудовая книжка обязательна для всех организаций, где заключаются официальные трудовые отношения и сотрудник проработает более пяти дней. Это включает государственные и муниципальные учреждения, а также частные компании и ИП, если они нанимают работников по трудовому договору. Правильное оформление записи, своевременное предоставление необходимых документов и соблюдение сроков – залог юридической чистоты отношений и корректного расчёта соцвзносов.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратится к специалисту по трудовому праву или воспользоваться сервисами консалтинга, такими как КонсультантПлюс или ГАРАНТ.