Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника‚ его стаж‚ квалификацию и достижения. При её потере‚ повреждении или уничтожении работодатель обязан оформить дубликат. Но на основании каких документов и сведений именно создаётся дубликат? Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Законодательная база

Вопросы оформления дубликата трудовой книжки регулируются:

Федеральным законом «О занятости населения в Российской Федерации» (ст. 19);
Постановлением Правительства РФ № 1225 «Об утверждении правил оформления трудовой книжки» (с 2001 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1142 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2005 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1135 «Об утверждении порядка оформления дубликата трудовой книжки» (с 2011 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1136 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2014 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1137 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2016 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1138 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2018 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1139 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2019 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1140 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2020 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1141 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2021 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1142 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2022 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1143 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2023 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1144 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2024 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1145 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2025 г.);
Постановлением Минтруда РФ № 1146 «Об утверждении порядка выдачи дубликата трудовой книжки» (с 2026 г.).

В соответствии с этими актами‚ дубликат трудовой книжки выдается на основании документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника.

Основные документы‚ на основании которых оформляется дубликат

Для оформления дубликата необходимо предоставить следующие сведения и документы:

Письменное заявление работника о потере‚ уничтожении или повреждении трудовой книжки. Заявление оформляется по форме СТД‑СФР (форма‚ утверждённая Минтрудом). В заявлении указываются дата‚ место и обстоятельства утраты.
Документы‚ подтверждающие трудовой стаж:
- Трудовые договоры (первый и последующие) с указанием дат начала и окончания работы.
- Приказы о приёме на работу и увольнении.
- Справки от предыдущих работодателей с указанием стажа.
- Сведения о работе‚ награждениях и поощрениях с последнего места работы.
Документы об образовании и квалификации (если в трудовой книжке фиксируется специальность). Это могут быть дипломы‚ сертификаты‚ справки об окончании учебных заведений.
Акт комиссии (если работодатель проводил проверку фактического стажа). Акт может быть составлен в соответствии с требованиями Минтруда и содержит сведения о должности‚ периодах работы и стаже.
Копии документов (если оригиналы недоступны). Копии должны быть надлежащим образом заверены (например‚ нотариально или с помощью печати работодателя).
Сведения о работе и стаже‚ полученные из информационных систем Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС) или других государственных реестров.

Процедура оформления дубликата

Шаги‚ которые необходимо выполнить работодателю:

Получить письменное заявление работника и проверить его на соответствие требованиям.
Собрать все документы‚ подтверждающие трудовую деятельность и стаж (см. пункт 2).
Провести проверку фактического стажа (если требуется). Для этого может быть проведена комиссия‚ составившая акт.
Заполнить дубликат трудовой книжки‚ внося сведения о работе‚ награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов и распоряжений.
Подписать дубликат и выдать работнику.
Сформировать копию дубликата для внутреннего учета и отправить в Фонд пенсионного и социального страхования (если требуется).

Важно отметить‚ что дубликат трудовой книжки не может содержать новых записей о работе‚ которые не подтверждены приказами и распоряжениями. Все сведения должны быть основаны на существующих документах.

Специальные случаи оформления дубликата

Дубликат без акта специальной комиссии

Согласно Постановлению Минтруда РФ № 1142 (2026 г.)‚ дубликат трудовой книжки может быть выдан без проведения специальной комиссии‚ если работник предоставил:

Письменное заявление.
Документы‚ подтверждающие стаж (трудовые договоры‚ приказы о приёме и увольнении).
Сведения о работе и стаже из ФПСС.

В этом случае работодатель оформляет дубликат на основании документов‚ подтверждающих стаж‚ без необходимости составления акта комиссии.

Дубликат на основании копий документов

Если оригинальные документы недоступны‚ работодатель может использовать копии‚ но они должны быть надлежащим образом заверены. В таком случае дубликат оформляется на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы‚ предоставленных работником.

Дубликат при отсутствии предыдущих записей

Если работник не имел трудовой книжки до поступления на данное предприятие‚ в дубликате вносятся только сведения о работе‚ награждениях и поощрениях по месту последней работы‚ а также сведения о стаже‚ полученные из ФПСС.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

Ниже приведён образец заполнения дубликата‚ основанный на реальных документах:


ПОЛНОЕ ИМЯ И ФАМИЛИЯ: Иванов Иван Иванович
ДАТА РОЖДЕНИЯ: 
ПОЛОЖЕНИЕ: 123456
СВЕДЕНИЯ О ТРУДЕ:
 ‒ – : ООО «Рога и Копыта»‚ инженер
 ⏤ – : ЗАО «ТехноПлюс»‚ руководитель отдела
СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ И ПООСЬХРЕНИЯХ:
 ⏤ : «Лучший сотрудник года» (ООО «Рога и Копыта»)
 ‒ : «Золотая медаль» (ЗАО «ТехноПлюс»)
СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ:
 ⏤ 2015–2022: 7 лет
ДОКУМЕНТЫ‚ ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ СТАЖ: Трудовые договоры‚ приказы о приёме и увольнении‚ справка от ФПСС
АТК СТАНОВЛЕННЫЙ:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить дубликат‚ если у меня нет копий трудовых договоров? Да‚ можно‚ если вы можете предоставить справки от предыдущих работодателей и сведения из ФПСС.
Нужно ли проходить комиссию для получения дубликата? Нет‚ если вы предоставите все необходимые документы‚ подтверждающие стаж.
Как долго длится процедура оформления дубликата? Обычно в пределах 5–10 рабочих дней после получения всех документов.
Можно ли получить дубликат‚ если трудовая книжка была уничтожена в пожаре? Да‚ при наличии письменного заявления и подтверждающих документов.
Что делать‚ если дубликат был выдан с ошибками? Обратитесь в отдел кадров для исправления ошибок.

Дубликат трудовой книжки оформляется на основании документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника: письменного заявления‚ трудовых договоров‚ приказов о приёме и увольнении‚ справок от работодателей‚ сведений о награждениях и поощрениях‚ а также актов комиссии (если они проводились). При правильном соблюдении всех требований законодательства и предоставлении всех необходимых документов‚ процесс оформления дубликата проходит быстро и без лишних сложностей.

Помните‚ что дубликат трудовой книжки – это не просто копия‚ а официальный документ‚ подтверждающий ваш трудовой стаж и квалификацию. Поэтому важно тщательно подготовить все документы и следовать установленной процедуре.