Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, сведения о должностях, стаже и квалификации работника․ Вопрос о том, вносится ли в неё запись о соответствии должности, часто вызывает сомнения․ Ниже разберёмся, что именно фиксируется в трудовой книжке, какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ и как правильно вести личное дело сотрудника․
Что такое «соответствие должности»?
Термин «соответствие должности» относится к тому, как занимаемая должность соотносится с классификатором профессий, разрядом и штатным расписанием организации․ Он отражает:
- Классификацию профессии по Классификатору профессий (КПП);
- Разряд, если должность имеет разрядную структуру;
- Соответствие штатному расписанию и требованиям трудового договора․
Эти сведения обычно хранятся в личном деле сотрудника и в электронном реестре, но не в бумажной трудовой книжке․
Регламентируемые требования к записи в трудовой книжке
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 57 устанавливает, что в трудовой книжке фиксируются:
- Наименование должности;
- Разряд (если применимо);
- Дата начала работы на данной должности;
- Дата окончания работы (если применимо)․
Статья 74 ТК РФ уточняет, что сведения о работе в трудовой книжке должны быть в соответствии с штатным расписанием организации․
Запись о соответствии должности в трудовой книжке
Согласно действующему законодательству, запись о соответствии должности НЕ вносится в трудовую книжку․ Вместо этого фиксируется только название должности и разряд․ Информация о соответствии должности хранится в личном деле сотрудника в виде:
- Аттестационного листа;
- Выписки из Классификатора профессий;
- Документации, подтверждающей разряд и квалификацию․
Таким образом, в трудовой книжке вы увидите:
«Должность: Инженер-электрик, разряд: 2»
А сведения о том, что эта должность соответствует определённому разряду в классификаторе, находятся в личном деле․
Пример оформления записи о переводе
При переводе сотрудника на новую должность в трудовой книжке указывается:
- Порядковый номер записи (графа 1);
- Дата фактического начала работы в новой должности (графа 2);
- Наименование новой должности и разряд (графа 3)․
В личном деле сохраняется аттестационный лист, подтверждающий соответствие новой должности требованиям классификатора․
Особые случаи
Перевод на другую должность
При переводе сотрудника в новую должность необходимо:
- Указать в трудовой книжке дату фактического начала работы;
- Записать новое наименование должности и разряд;
- В личном деле хранить аттестационный лист и выписку из классификатора․
Работа по совместительству
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы․ Записи о работе по совместительству в трудовой книжке не вносятся․ В личном деле сохраняется информация о совместительстве, если это требуется в кадровой политике организации․
Военная служба
Письмо Минтруда России от 20 ноября 2024 г․ (№ 14‑6/10/ООГ) уточняет, что запись о военной службе по контракту в трудовой книжке не требуется․ Однако в личном деле хранится справка о прохождении военной службы․
Награждения и почетные грамоты
Запись о награждении почетной грамотой в трудовой книжке не обязательна․ В личном деле сотрудника хранится копия грамоты и соответствующее подтверждение․
Переход к электронным трудовым книжкам
С 1 января 2026 г․ в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В электронном реестре сохраняется вся информация, включая сведения о соответствии должности, которые в бумажной версии не фиксировались․ Это упрощает доступ к данным и повышает их достоверность․
Практические рекомендации
- Проверяйте, что в трудовой книжке указана должность и разряд, а не «соответствие»․
- В личном деле храните аттестационные листы, выписки из классификатора и справки о квалификации․
- При переводе указывайте дату фактического начала работы и обновляйте личное дело․
- Для сотрудников, работающих по совместительству, сохраняйте сведения в личном деле, но не в трудовой книжке․
- Если требуется подтверждение военной службы, храните справку в личном деле․
- При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь, что все данные корректно перенесены․
Запись о соответствии должности в трудовой книжке не вносится․ В трудовой книжке фиксируется только название должности и разряд․ Информация о соответствии должности хранится в личном деле сотрудника и в электронном реестре․ Это обеспечивает точность кадровой документации и соблюдение требований Трудового кодекса РФ;