Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ Согласно действующему законодательству Российской Федерации‚ ведение трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции от )‚ а также актуализированными требованиями Приказа Минтруда РФ от № 320н․ С 2023 года введён новый бланк бумажной трудовой книжки‚ а с 1 января 2024 года вступили в силу дополнительные изменения․ В этой статье вы найдёте исчерпывающую инструкцию по правильному заполнению трудовой книжки с учётом всех требований 2026 года․

Общие положения: основные принципы заполнения

При заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать следующие правила:

• Все записи должны вноситься только на русском языке․
• Сокращения слов не допускаются — даже если они общеприняты․ Например: вместо «пр․» пишется «приказ»‚ вместо «дог․» — «договор»‚ вместо «ООО» — «общество с ограниченной ответственностью»․
• Записи делаются чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета․ Красные‚ зелёные‚ карандашом — запрещено․
• Использование печатных машинок или принтеров допускается только при наличии специального разрешения и при соблюдении всех требований к шрифтам и формату․
• Записи должны быть понятными‚ аккуратными и без помарок․
• Каждая запись должна содержать дату‚ номер документа (приказ‚ распоряжение) и содержание события․
• Записи вносятся в течение 5 рабочих дней с даты события (приём на работу‚ увольнение‚ перевод и т․д․)․

Заполнение ьного листа

ьный лист — это первая страница трудовой книжки․ Здесь указываются персональные данные работника․ Ошибки на ьном листе недопустимы․ Если допущена ошибка — бланк уничтожается‚ и выдаётся новый․

Как заполнять ьный лист:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество — указываются полностью‚ как в паспорте․ Никаких сокращений! Например: Иванов Иван Иванович․
2. Дата рождения, пишется цифрами: ․
3. Образование, указывается полное название: высшее профессиональное‚ среднее профессиональное‚ общее среднее․ Не допускаются сокращения вроде «ВПО» или «СПО»․
4. Специальность (профессия), указывается по диплому или аттестату․ Например: бухгалтер‚ инженер-конструктор․
5. Дата заполнения трудовой книжки — дата‚ когда документ выдан работнику․
6. Подпись работника, ставится в присутствии ответственного лица (кадровика или бухгалтера)․
7. Печать организации, ставится только при наличии у организации печати․ Если печати нет, подпись ответственного лица с расшифровкой (ФИО и должность)․

Важно! Если трудовая книжка выдаётся впервые, в графе «Взамен выдан» ничего не пишется․ Если выдаётся дубликат (вместо утерянной или испорченной)‚ то в ьном листе делается запись:

Взамен выдан дубликат — серия 12 № 345678

Серия и номер дубликата указываются точно так‚ как указаны на обложке нового бланка․

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел, основной․ Здесь фиксируются все трудовые перемещения: приём‚ перевод‚ увольнение‚ повышение‚ изменение должности и т;д․

Приём на работу

Запись вносится на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу․ Формат записи:

1. Дата приёма — число‚ месяц‚ год (например: )․
2. Номер и дата приказа — например: приказ № 5 от ․
3. Наименование подразделения — полностью: отдел продаж‚ производственный цех № 3․
4. Должность — как в штатном расписании: инженер-технолог‚ менеджер по продажам․
5. Основание — приём на работу по договору․

Пример записи:

— Приказ № 5 от — принята на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам, по договору․

Перевод на другую работу

Перевод — это изменение должности‚ подразделения или места работы (в пределах одной организации)․ Запись делается на основании приказа о переводе․

Пример:

— Приказ № 18 от — переведена с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам — в отдел маркетинга — по соглашению сторон․

Важно: Если работник переходит в другую организацию — это не перевод‚ а увольнение по собственному желанию (или по соглашению сторон) и последующий приём на новом месте․

Увольнение

Запись об увольнении делается на основании приказа об увольнении․ Указывается основание увольнения, по статье Трудового кодекса РФ․

Примеры:

• По собственному желанию:
  , Приказ № 45 от — уволена по собственному желанию‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• По инициативе работодателя (сокращение штата):
  , Приказ № 52 от, уволена в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
• По соглашению сторон:
  — Приказ № 33 от — уволена по соглашению сторон‚ пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Важно: Не допускаются формулировки вроде «уволена по инициативе работодателя» — обязательно указывать точную статью ТК РФ․

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

Этот раздел заполняется по желанию работодателя․ В него вносятся:

• Премии за достижения в труде;
• Грамоты‚ благодарности;
• Почётные звания‚ награды организации․

Формат записи:

, Приказ № 22 от — награждена грамотой за высокие результаты в работе в 2024 году․

Не вносятся: личные благодарности‚ неофициальные поощрения‚ подарки‚ если они не оформлены приказом․

Особые случаи заполнения

Запись о прохождении военной службы

Если работник проходил военную службу по призыву‚ эту информацию можно внести в трудовую книжку по его просьбе․ Запись делается на основании военного билета․

Пример:

— , проходил военную службу по призыву в Вооружённых Силах Российской Федерации․

Запись об изменении фамилии‚ имени или отчества

Если работник сменил фамилию (например‚ при вступлении в брак)‚ в трудовую книжку вносится запись на основании свидетельства о браке или свидетельства об изменении имени․

Пример:

— Иванова Ирина Петровна‚ ранее Иванова Ирина Сергеевна‚ в связи с переменой фамилии, на основании свидетельства о заключении брака № 123456 от ․

Переход на электронную трудовую книжку

С 2021 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку․ Если работник перешёл на электронный формат‚ в бумажную книжку вносится запись:

— в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме‚ с данные о трудовой деятельности работника вносятся в электронную форму трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ․

После этого в бумажной книжке больше никакие записи не вносятся — все дальнейшие изменения фиксируются в электронном виде․

Правила исправления ошибок

Исправления в трудовой книжке строго регламентированы!

• На ьном листе, любая ошибка (даже одна буква) — недопустима․ Бланк уничтожается‚ выдаётся новый․
• В разделе о работе — если ошибка допущена в записи‚ то:
  1. Неверная запись зачёркивается одной линией (чтобы текст был читаем)․
  2. Сверху пишется: Запись недействительна․
  3. Ниже делается новая правильная запись с указанием даты‚ номера приказа и основания․
  4. Новая запись подписывается ответственным лицом и печатается․
• Нельзя использовать корректор‚ белую ленту‚ закрашивать‚ стирать‚ наклеивать․

Пример исправления:

Было: — Приказ № 5 от — принята на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам — по договору․
(Зачёркивается линией)
Над ним: Запись недействительна
Ниже: — Приказ № 5 от — принята на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам — по трудовому договору․

Ответственность и хранение

• Ответственность за ведение трудовой книжки несёт кадровый работник или бухгалтер‚ назначенный приказом руководителя․
• Трудовые книжки хранятся в специальном сейфе или шкафу с доступом только уполномоченных лиц․
• Срок хранения, 75 лет после увольнения работника․
• При ликвидации организации, трудовые книжки передаються в архив․

Образцы заполнения (для наглядности)

Образец 1: Приём на работу

— Приказ № 12 от — принята на работу в бухгалтерию на должность бухгалтера по заработной плате — по трудовому договору․

Образец 2: Увольнение по сокращению

— Приказ № 67 от — уволена в связи с сокращением численности работников организации‚ пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․

Образец 3: Переход на электронную трудовую книжку

— в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме‚ с данные о трудовой деятельности работника вносятся в электронную форму трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ․

Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность‚ а гарантия защиты прав работника на трудовой стаж‚ пенсионные начисления‚ компенсации и льготы․ Ошибки в документе могут привести к отказу в назначении пенсии‚ проблемам при трудоустройстве или судебным спорам․

Ключевые правила на 2026 год:

• Никаких сокращений, пишите всё полностью․
• Никаких помарок — только аккуратные записи или официальные исправления․
• Все записи — на основании приказов и документов․
• Соблюдайте сроки — не позднее 5 рабочих дней после события․
• При переходе на электронную трудовую книжку — сделайте соответствующую запись в бумажной․

Рекомендуем всем кадровым работникам и бухгалтерам регулярно пересматривать Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 69) и Приказ Минтруда РФ № 320н‚ а также использовать официальные образцы с сайта Минтруда России или в системах 1С:ИТС․

Соблюдение этих правил — залог чистой‚ надёжной и юридически защищённой трудовой книжки для каждого работника․