Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональный путь. В государственных учреждениях особое внимание уделяется правильному учёту и хранению бланков трудовых книжек, поскольку это напрямую влияет на соблюдение трудового законодательства и прав работников.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий порядок оформления трудовых книжек.
- Постановления правительства РФ и федеральные законы о кадровом учёте в государственных учреждениях.
- Приказы и инструкции конкретного казенного учреждения, определяющие внутренние процедуры.
Ответственные лица
- Главный бухгалтер – отвечает за финансовую часть учёта.
- Кадровый отдел (HR) – ведёт основной учёт трудовых книжек, оформляет записи.
- Секретарь/Служба документооборота – обеспечивает хранение и передачу бланков.
- Ответственный за выдачу почты – в случае отправки по почте.
Процедура учёта бланков трудовых книжек
Приём бланка
При приёме бланка трудовой книжки сотрудник подаёт его в кадровый отдел. Внутренний акт приёма оформляется в форме «Приём бланка трудовой книжки» и подписывается обеими сторонами.
Оформление записи в книге движения трудовых книжек
Книга движения трудовых книжек – это журнал, в котором фиксируются все операции с бланками (выдача, возврат, отправка по почте, уничтожение и т.д.).
Если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой, нужно внести запись об этом в книгу движения трудовых книжек и в акте выдачи. Пример записи:
Сотрудник: Иванов Иван Иванович Должность: Главный бухгалтер Номер бланка: 12345 Операция: Отправка по почте Кому: Иванов Иван Иванович Отправитель: Служба документооборота Подпись сотрудника: __________ Подпись ответственного: __________
Важные моменты:
- Запись должна быть сделана в момент отправки.
- Указываются точные дата и время отправки.
- В журнале фиксируется способ отправки (например, «Почта России, заказное письмо»).
- Сохраняется копия накладной или подтверждения отправки.
Хранение бланков
Бланки трудовых книжек хранятся в специально отведённом месте – архиве кадрового отдела. Хранение осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона «О архивном деле в Российской Федерации».
- Блокировка доступа к архиву.
- Регулярные проверки состояния документов.
- Соблюдение сроков хранения (не менее 10 лет после увольнения).
Уничтожение бланков
После истечения срока хранения бланки уничтожаются в соответствии с внутренними процедурами. Уничтожение фиксируется в журнале и подтверждается подписью ответственного лица.
Пример внутреннего документа
Акт о выдаче трудовой книжки сотруднику
Акт № 001/2026 от г. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами, в данном акте фиксируется выдача бланка трудовой книжки сотруднику Иванову Ивану Ивановичу. Дата выдачи: Номер бланка: 12345 Должность: Главный бухгалтер Операция: Отправка по почте Кому: Иванов Иван Иванович Отправитель: Служба документооборота Подпись сотрудника: __________ Подпись ответственного: __________ Приложения: копия накладной, копия письма
Контроль и аудит
Регулярные внутренние проверки позволяют убедиться в правильности учёта. Аудит проводится ежегодно и включает:
- Сверку записей в книге движения с фактическими документами.
- Проверку наличия всех бланков в архиве.
- Оценку соблюдения сроков хранения и уничтожения.
Правильный учёт бланков трудовых книжек в казенном учреждении – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав работников. Внедрение прозрачных процедур, регулярный контроль и своевременное обновление нормативных документов обеспечивают высокий уровень кадрового учёта и доверия со стороны персонала.