Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника.
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что в дальнейшем можно будет пользоваться только электронным вариантом, но бумажная трудовая книжка остаётся обязательной до окончания переходного периода.
Порядок оформления новой трудовой книжки
Шаг 1. Приём на работу
- Работодатель принимает сотрудника на первое место работы.
- В течение недели после приёма работодатель в присутствии работника оформляет новую трудовую книжку.
- Сотрудник обязан предоставить письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки.
Шаг 2. Сбор документов
- Паспорт (свидетельство о рождении).
- Свидетельство о браке (если применимо).
- Справка о наличии инвалидности (если есть).
- Справка о предыдущем трудовом стаже (если работал ранее).
- Заявление об оформлении новой трудовой книжки.
Шаг 3. Подача заявления и отчёта в СФР
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (отчёт о приёме на работу) и отправляет её в Социальный фонд России (СФР).
- Заявление об оформлении новой трудовой книжки пишут на имя работодателя и подаётся в отдел кадров.
Шаг 4. Выдача трудовой книжки
- После получения отчёта от СФР работодатель оформляет титульный лист и выдает сотруднику трудовую книжку.
- В титульном листе указываются ФИО, дата рождения, место работы, дата выдачи.
Шаг 5. Запись в трудовой книжке
- На первой странице (титульном листе) фиксируется дата выдачи и место работы.
- На следующей странице записывается дата начала работы, должность, оклад, а также сведения о стаже.
- При смене фамилии работника указывают новую фамилию в свободном пространстве над или под зачеркнутой строкой. Если места недостаточно, вшивают вкладыш.
Шаг 6. Электронный вариант (ЭТК)
- С 2025 года новые сотрудники могут получить только электронную трудовую книжку.
- Для получения ЭТК сотрудник может обратиться через портал Госуслуг, где оформляется электронный документ.
- При необходимости получения бумажного экземпляра сотрудник может запросить дубликат в отделе кадров.
Юридические основания
Все правила оформления и выдачи трудовых книжек регулируются:
- Постановлением Правительства РФ от № 225.
- Постановлением Минтруда России от № 69.
- Постановлением Минтруда России от № 588н.
В соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, каждая запись в книжке должна быть выполнена в соответствии с инструкцией, утверждённой Минтрудом.
Образцы документов
Ниже приведены основные шаблоны, которые можно использовать при оформлении:
Заявление об оформлении новой трудовой книжки
Наименование работодателя: _________________________
ФИО работника: ________________________________
Я, ______________________, прошу оформить новую трудовую книжку в связи с моим первым трудоустройством в вашей организации.
Заявление на новую трудовую книжку (в случае потери)
Наименование работодателя: _________________________
ФИО работника: ________________________________
Я, ______________________, заявляю о потере трудовой книжки и прошу оформить новую.
Вкладка (вшиваемый вкладыш)
В случае нехватки места в трудовой книжке вшивают вкладыш с дополнительными строками для записи.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги?
Да, в 2026 году можно оформить электронный вариант через портал Госуслуг. Для бумажной версии необходимо обратиться в отдел кадров.
- Что делать, если потерялась трудовая книжка?
Сотрудник пишет заявление о потере, подаёт его в отдел кадров, а работодатель оформляет дубликат в соответствии с постановлением Минтруда.
- Нужно ли оформлять новую трудовую книжку, если работник уже имел стаж в другой компании?
Да, при первом трудоустройстве в новой компании требуется оформить новую трудовую книжку, даже если ранее работал.
- Какой срок оформления новой трудовой книжки?
В течение недели после приёма на работу работодатель обязан оформить и выдать трудовую книжку;
Оформление новой трудовой книжки — это обязательный этап при первом трудоустройстве. Важно соблюдать все юридические требования, правильно заполнять заявление, отчёт ЕФС‑1 и титульный лист. С переходом к электронным трудовым книжкам в 2026 году процедура будет упрощена, но бумажный документ останется обязательным до окончания переходного периода. Следуйте приведённым инструкциям, и вы быстро получите свой документ, подтверждающий трудовой стаж и права на социальные гарантии.