Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Согласно статье 50 Трудового кодекса РФ, она является основным документом о трудовой деятельности, и её заполнение обязательно для всех работодателей, заключивших трудовой договор․ Однако многие работники и даже кадровики допускают ошибки при внесении сведений об образовании — особенно на титульном листе․ В этой статье мы подробно разберём, когда, как и на основании чего вносятся сведения об образовании в трудовую книжку, приведём правильные образцы и укажем на распространённые ошибки․
Обязательно ли вносить сведения об образовании в трудовую книжку?
Да, внесение сведений об образовании в трудовую книжку обязательно, но только на титульном листе при первоначальном трудоустройстве․ Это требование закреплено в Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․
Согласно пункту 9 Правил, при первом трудоустройстве работодатель обязан заполнить титульный лист трудовой книжки на основании документов, подтверждающих:
- образование;
- квалификацию;
- наличие специальных знаний․
Это означает, что если работник впервые устраивается на работу, работодатель обязан внести данные об его образовании․ Если трудовая книжка уже была заполнена ранее — например, при предыдущем трудоустройстве — то повторное внесение информации не требуется, если данные не изменились․
Какие виды образования вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах образования:
- Начальное общее образование (4 класса, устаревший вариант, сейчас редко встречается);
- Основное общее образование (9 классов);
- Среднее общее образование (11 классов, аттестат о среднем общем образовании);
- Профессионально-техническое образование (ПТУ, техникумы, училища — по специальности);
- Среднее специальное образование (колледжи, техникумы — диплом ССО);
- Высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура — диплом ВО);
- Научно-ориентированное образование (аспирантура, ординатура, докторантура)․
Важно! Даже если работник получил высшее образование после начала трудовой деятельности — например, учился на заочном или вечернем отделении — это всё равно вносится в трудовую книжку при первом трудоустройстве или при смене работы, если ранее сведения не были указаны․
Где и как вносить информацию об образовании?
Сведения об образовании вносятся только на титульном листе трудовой книжки, в следующие строки:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
- Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ;
- Образование — указывается уровень и тип образования;
- Профессия (специальность) — строго по документу об образовании․
Примеры правильного заполнения:
- Среднее общее образование:
Образование: среднее общее; Профессия (специальность): не указывается - Среднее специальное образование (техникум):
Образование: среднее специальное; Профессия (специальность): бухгалтер - Высшее образование (бакалавриат):
Образование: высшее; Профессия (специальность): юриспруденция - Высшее образование (магистратура):
Образование: высшее; Профессия (специальность): юриспруденция
Примечание: магистратура, это продолжение высшего образования, не отдельный уровень․ Уровень образования остаётся «высшее»․ - Профессионально-техническое образование:
Образование: профессионально-техническое; Профессия (специальность): слесарь-ремонтник
Что делать, если в дипломе указано «направление подготовки»?
С 2011 года в дипломах о высшем образовании вместо «специальности» указывается направление подготовки (например, «Экономика») и профиль (например, «Финансы и кредит»)․ В трудовую книжку вносится именно направление подготовки, а не профиль․
Правильно:
Профессия (специальность): Экономика
Неправильно:
Профессия (специальность): Финансы и кредит — это профиль, а не направление․
Исключение: если в дипломе указано специальность (например, у выпускников до 2011 года), то вносится именно она․
Когда вносить запись об образовании?
Запись об образовании вносится до внесения записи о приёме на работу — то есть при первичном оформлении трудовой книжки․ Это делается в день приёма на работу, на основании оригинала документа об образовании (аттестата, диплома, свидетельства)․
Если работник уже имеет трудовую книжку, но в ней не указано образование — например, он устраивается на новую работу с ранее незаполненным титульным листом, работодатель обязан дополнить титульный лист на основании представленных документов․
Важно! Запись об образовании не вносится в раздел «Сведения о работе»․ Этот раздел предназначен исключительно для записи о трудовой деятельности: даты приёма, увольнения, должности, перевода и т․д․
Какие документы нужны для внесения записи?
Для внесения сведений об образовании работодатель должен получить от работника один из следующих документов:
- Аттестат об основном общем образовании (9 классов);
- Аттестат о среднем общем образовании (11 классов);
- Диплом о среднем специальном образовании;
- Диплом о высшем образовании (бакалавр, специалист, магистр);
- Свидетельство о профессионально-техническом образовании․
Копии документов не принимаются, требуется оригинал для сверки․ После внесения записи оригинал возвращается работнику, а в трудовой книжке указывается:
- наименование документа (например, «Диплом о высшем образовании»);
- номер документа;
- дата выдачи․
Пример записи на титульном листе:
Образование: высшее
Профессия (специальность): юриспруденция
На основании: диплома № 123456 от
Можно ли вносить изменения или исправления?
Нет! На титульном листе трудовой книжки запрещены любые исправления, зачёркивания, пометки и корректировки․ Это требование закреплено в Правилах № 225․
Если при заполнении допущена ошибка — например, неправильно указана специальность — то:
- Трудовая книжка признаётся непригодной для дальнейшего использования;
- Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку;
- В новой книжке все сведения вносятся заново, включая данные об образовании и трудовой деятельности (на основании архивных данных)․
Важно: если ошибка допущена в разделе «Сведения о работе», то там допускается исправление с оформлением приказа и подписью работника․ Но на титульном листе — ни в коем случае!
Что делать, если образование изменилось?
Если работник получил дополнительное образование (например, после бакалавриата — магистратуру), то в трудовую книжку не вносятся новые записи об образовании․ Уровень образования уже указан как «высшее» — и он не меняется․
Однако, если работник ранее указал только среднее образование, а затем получил высшее — при смене работы он должен предоставить диплом, и новый работодатель дополнит титульный лист новыми сведениями․
Если же работник получил второе высшее образование — это не является основанием для изменения записи в трудовой книжке․ Уровень остаётся «высшее», а специальность может быть указана только одна — та, что была при первом трудоустройстве․
Ошибки, которых нужно избегать
- Ошибка 1: Внесение записи об образовании в раздел «Сведения о работе» — запрещено!
- Ошибка 2: Указание профиля вместо направления подготовки (например, «Финансы и кредит» вместо «Экономика»)․
- Ошибка 3: Использование сокращений: «ССО» вместо «среднее специальное», «ВО» вместо «высшее» — только полные формулировки․
- Ошибка 4: Внесение данных на основании копии документа — требуется только оригинал․
- Ошибка 5: Заполнение титульного листа ручкой с красными или зелёными чернилами — только чёрными (гелевой или шариковой ручкой)․
- Запись об образовании вносится только на титульном листе трудовой книжки при первоначальном трудоустройстве․
- Используйте оригинал документа об образовании (диплом, аттестат и т․д․) для сверки․
- Формулировки должны точно соответствовать тексту документа — без сокращений и изменений․
- На титульном листе нельзя делать исправления — при ошибке выдаётся новая трудовая книжка․
- Уровень образования (высшее, среднее специальное и т․д․) указывается один раз — не обновляется при получении дополнительного образования․
- Магистратура и аспирантура — это продолжение высшего образования, не отдельный уровень․
Правильное заполнение трудовой книжки, не просто формальность, а гарантия прав работника при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении льгот и в случае споров с работодателем․ Не пренебрегайте этой процедурой — она требует внимания, точности и соблюдения законодательства․
Совет кадровику: Всегда проверяйте документы об образовании до подписания приказа о приёме․ Один неправильно заполненный титульный лист может привести к необходимости замены всей трудовой книжки — это лишняя работа, лишние расходы и лишние проблемы для работника․