Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. При увольнении в неё вносится запись, которая фиксирует дату, основание и форму прекращения трудового договора. В этой статье разберём, какие данные обязательно должны быть указаны, как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке, а также что делать при необходимости исправления.

Основные сведения, которые фиксируються в записи о увольнении

• Дата увольнения – точная дата, когда сотрудник перестаёт работать в организации.
• Основание увольнения – причина, по которой прекращается трудовой договор. Существует несколько вариантов:
  • По инициативе работодателя (например, сокращение, нарушение трудовой дисциплины, несоответствие квалификации).
  • По инициативе работника (самовольное увольнение).
  • По соглашению сторон (договорное увольнение).
  • По истечении срока договора (если это был договор с ограниченным сроком).
  • По истечении срока испытательного срока.
• Дата и номер решения о прекращении трудового договора – это может быть приказ, постановление, решение суда и т.п.
• Подпись работодателя (или уполномоченного представителя) и печать организации.
• Подпись сотрудника (если предусмотрено в правилах организации).
• Дата внесения записи – обычно совпадает с датой увольнения, но может быть позже, если запись сделана в порядке.

Формат записи в бумажной трудовой книжке

С 2023 года в России приняты новые бланки трудовых книжек, которые отличаются от старых по дизайну и требованиям к заполнению. При увольнении запись в бумажной книжке должна выглядеть следующим образом:

1. Открывается нужная страница (если в книге уже есть страницы, но они заполнены, открывается новая).
2. Заполняется поле «Дата увольнения» в формате дд.мм.гггг.
3. В поле «Основание увольнения» указывается точное основание, например: «по инициативе работодателя» или «по соглашению сторон».
4. Указывается дата и номер приказа или решения, которым было принято решение об увольнении;
5. Подписывается руководитель (или уполномоченный сотрудник) и ставится печать организации.
6. Сотрудник подписывает запись (если это предусмотрено внутренними правилами).
7. Запись фиксируется в журнале трудовой книжки (если такой журнал ведётся).

Важно: если в трудовой книжке уже есть запись об увольнении с другим основанием, необходимо внести исправление. В таком случае в книгу добавляется новая страница с указанием «Исправление» и указанием прежнего основания.

Запись в электронной трудовой книжке (ЭЦК)

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. При увольнении в ЭЦК автоматически создаётся запись, но она должна быть подтверждена следующими данными:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
• Дата и номер приказа/решения.
• Подпись руководителя (электронная подпись).
• Подпись сотрудника (если предусмотрено);

После внесения записи сотрудник может проверить её в системе «Электронная цифровая книжка» (ЭЦК) и убедиться, что все данные корректны. Если обнаружены ошибки, необходимо обратиться в отдел кадров для внесения исправлений.

Что делать при необходимости исправления записи

В случае, если основание увольнения было указано неверно (например, сотрудник был уволен за прогул, но суд постановил, что основание должно быть «по соглашению сторон»), запись в трудовой книжке должна быть исправлена. Процедура выглядит так:

1. Сотрудник подает письменное заявление в отдел кадров с просьбой о корректировке записи.
2. Отдел кадров проверяет документы (приказ, решение суда).
3. В бумажной трудовой книжке добавляется новая страница с указанием «Исправление» и новым основанием.
4. В ЭЦК также создаётся новая запись с корректировкой.
5. Сотруднику выдается копия исправленной записи.

Важно помнить, что исправление должно быть сделано в течение 30 дней с момента обнаружения ошибки.

Как получить дубликат трудовой книжки

Если сотрудник потерял трудовую книжку или хочет получить копию, он может подать заявление в отдел кадров. Работодатель обязан предоставить дубликат в течение 30 дней. В дубликате должна быть полностью копия всех записей, включая запись об увольнении.

Проверка данных в системе социального фонда

С помощью электронной цифровой книжки сотрудники могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России. Это позволяет убедиться, что начисления и выплаты за период работы учтены правильно. При обнаружении несоответствий сотрудник может потребовать исправления в трудовой книжке.

Запись о увольнении в трудовой книжке – это ключевой документ, который фиксирует окончание трудовых отношений. В ней обязательно должны быть указаны:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения.
• Дата и номер приказа/решения.
• Подписи руководителя и сотрудника.
• Печать организации.

При переходе на электронные трудовые книжки все эти данные фиксируются в системе ЭЦК и могут быть проверены сотрудником. При необходимости исправления запись должна быть обновлена как в бумажной, так и в электронной версии. Соблюдение всех требований законодательства гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно, а при дальнейшем трудоустройстве не возникнут проблемы с подтверждением опыта работы.