Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В ней фиксируются все кадровые перемещения, изменения должности, квалификации, а также сведения о подразделениях, в которых работник проходил службу. В этой статье мы разберём, как правильно заполнить раздел «Сведения о работе» с учётом подразделения, какие реквизиты нужны, какие ошибки следует избегать и как оформить перевод в другое подразделение.
Что такое структурное подразделение?
Под структурным подразделением понимается любая часть организации, имеющая собственное наименование и функциональную роль: управление, отдел, цех, участок, филиал, представительство, а также обособленные подразделения (например, завод, склад, сервисный центр). В трудовой книжке в графе 3 указывается конкретное название подразделения, если это условие прописано в трудовом договоре.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»
- Порядок записи: каждая новая запись получает порядковый номер в графе 1.
- Дата и основания трудоустройства: в графе 2 указывается дата приема на работу и основания (трудовой договор, приказ).
- Наименование подразделения: в графе 3 указывается конкретное название подразделения, если это предусмотрено договором.
- Должность, специальность, профессия, квалификация: в графе 3 (или отдельной колонке, если есть) фиксируются эти сведения.
- Приказ о переводе/назначении: в графе 4 указывается дата, номер и реквизиты приказа, распоряжения или другого решения работодателя.
- Проверка и подпись: запись должна быть разборчивой, проверенной и подписана руководителем подразделения.
Как правильно оформить перевод в другое подразделение
При переводе сотрудника в другое подразделение в трудовой книжке создаётся новая запись, в которой фиксируется:
- Дата и номер приказа о переводе.
- Наименование нового подразделения.
- Новая должность, специальность, профессия и квалификация (если изменились).
- Дата начала работы в новом подразделении.
Важно не дублировать запись о приёме на работу, а только фиксировать факт перевода. При этом в графе 3 следует указать новое подразделение, а в графе 4 – реквизиты приказа.
Пример записи о переводе
Графа 1 – № 5
Графа 2 –
Графа 3 – Отдел продаж, 1-й цех
Графа 4 – Приказ № 45 от
Графа 5 – Должность: Менеджер по работе с клиентами, Специальность: Маркетинг, Квалификация: 3
Графа 6 – Подпись руководителя
Запись о приёме в подразделение при наличии условного договора
Если в трудовом договоре указано, что работник будет работать в конкретном подразделении, то в первой записи в графе 3 обязательно указывается название этого подразделения. При этом в графе 4 указывается приказ о приёме.
Пример записи о приёме
Графа 1 – № 1
Графа 2 –
Графа 3 – Производственный цех № 2
Графа 4 – Приказ № 12 от
Графа 5 – Должность: Оператор станка, Специальность: Машиностроение, Квалификация: 2
Графа 6 – Подпись руководителя
Особенности заполнения для обособленных подразделений
Для филиалов, представительств и других обособленных подразделений в графе 3 указывается полное название, включая город и статус (филиал, представительство). При переводе в другое обособленное подразделение создаётся новая запись с новым названием.
Пример записи о переводе в филиал
Графа 1 – № 8
Графа 2 –
Графа 3 – Филиал «Москва», 1-й отдел
Графа 4 – Приказ № 78 от
Графа 5 – Должность: Руководитель отдела продаж, Специальность: Маркетинг, Квалификация: 4
Графа 6 – Подпись руководителя
Что делать, если в договоре нет указания подразделения?
Если в трудовом договоре не указано конкретное подразделение, то в графе 3 можно оставить поле пустым или указать «не указано». При переводе в подразделение в новой записи обязательно указывается название подразделения.
Как избежать ошибок при заполнении
- Проверяйте актуальность законодательства (Приказ Минтруда № 320н, 2026‑03‑27).
- Не спешите: аккуратный почерк – ключ к правильности.
- Проверяйте реквизиты приказов: дата, номер, подпись.
- Не дублируйте записи о приёме, если работник переводится.
- В случае сомнений – проконсультируйтесь с отделом кадров.
Пример полного образца трудовой книжки (2026)
Ниже приведён шаблон, который можно использовать как основу для заполнения:
Трудовая книжка № 123456
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Место работы: ООО «Пример»
| № записи | Дата приема | Подразделение | Приказ/решение | Должность, специальность, квалификация | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Производственный цех № 2 | Приказ № 12 от | Оператор станка, Машиностроение, 2 | ___________ | |
| 5 | Отдел продаж, 1-й цех | Приказ № 45 от | Менеджер по работе с клиентами, Маркетинг, 3 | ___________ |
Правильное заполнение трудовой книжки с учётом подразделения – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта. Соблюдение всех пунктов, указанных в статье, поможет избежать ошибок, ускорит процесс оформления кадровых документов и обеспечит надёжную юридическую защиту как для работодателя, так и для сотрудника.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к специалистам по трудовому праву.