В последние годы в трудовом законодательстве России произошло множество изменений, а также активизировался переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ В связи с этим важно знать, как правильно оформить запись о переводе внешнего совместителя (работника, который работает на стороне) на основное место работы, как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке․

Что такое внешний совместитель?

• Внутренний совместитель – сотрудник того же работодателя, который работает по основному месту и дополнительно выполняет работу в другом подразделении той же компании․
• Внешний совместитель – работник, который после основной работы (или до неё, или в выходные) трудится на другую компанию․

Внешнее совместительство регламентируется статьей 113 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Федеральным законом № 94-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»․ При этом в ТК РФ не прописан конкретный порядок перевода внешнего совместителя на основное место работы, поэтому в практикуе применяются общие правила трудоустройства и увольнения․

Какой порядок действий?

1. Подготовка документов:
   • Приказ о переводе работника с внешнего совместительства на основное место работы (можно в произвольной форме, но желательно оформленный приказом работодателя)․
   • Трудовой договор с новой основной должностью․
   • Согласие работника на перевод (если требуется)․
   • Скопированная копия приказа о приёме внешнего совместителя (если в трудовой книжке уже есть запись о совместительстве)․
2. Увольнение с внешнего совместительства:
   • Приказ о прекращении трудового договора по совместительству․
   • Запись в трудовой книжке о прекращении совместительства (если она была внесена ранее)․
3. Приём на основное место работы:
   • Приказ о приёме в основной штат․
   • Запись в трудовой книжке о приёме на основное место работы․
   • Внесение дополнительной записи о признании работы по совместительству основной (если это необходимо)․
4. Подача отчётов в ПФР:
   • Отчёт по форме СЗВ‑ТД (если работник вносится в ПФР)․
   • Отчёт ЕФС‑1 (если работник вносится в электронную систему)․

Запись в бумажной трудовой книжке

В бумажной трудовой книжке необходимо внести две записи:

1. Перевод внешнего совместителя на основное место работы – в графу 3 пишем: «Перевод внешнего совместителя на основное место работы»; в графу 4 – «На основании приказа № ____ от ____»; в графу 5 – «Сведения о компании, подразделении, должности»․
2. Если ранее была запись о совместительстве, добавляем запись о признании работы по совместительству основной․ В графу 3 пишем: «Признание работы по совместительству основной»; в графу 4 – «На основании приказа № ____ от ____»; в графу 5 – «Сведения о компании, подразделении, должности»․

Пример записи:

После внесения записи работник получает копию трудовой книжки, а в случае перехода на электронную трудовую книжку – запись автоматически попадает в ЕФС‑1․

Запись в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1)

В электронном формате запись делается через портал «Единая электронная система кадрового учета» (ЕФС‑1)․ Работодатель вносит данные о переводе в систему, после чего они автоматически отражаются в электронной трудовой книжке сотрудника․

В ЕФС‑1 необходимо заполнить следующие поля:

• Дата перевода
• Номер приказа о переводе
• Сведения о компании, подразделении, должности
• Причина перевода (признание работы по совместительству основной)

После заполнения и подтверждения работодатель отправляет данные в ПФР через форму СЗВ‑ТД, а работник получает электронный сертификат о внесении записи․

Что нужно учесть при оформлении?

• Если работник ранее работал в компании как внешний совместитель, то в трудовой книжке должна быть запись о прекращении совместительства․ После этого можно оформить приём на основное место работы․
• При переводе через увольнение с совместительства и приём на основное место работы необходимо оформить два приказа: о прекращении совместительства и о приёме на основное место работы․
• Если перевод осуществляется через заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, то в трудовой книжке вносится запись о «признании работы по совместительству основной»․
• В случае перехода на электронную трудовую книжку работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после перевода внести запись в ЕФС‑1 и отправить отчёт СЗВ‑ТД в ПФР․
• При оформлении записи в бумажной трудовой книжке работник обязан предъявить её работодателю․ В случае электронного формата – работник получает электронный сертификат․

Шаблоны документов

6․1 Приказ о переводе внешнего совместителя на основное место работы

ООО «Ромашка»
«__» __________ 2026 г․

Приказ № 123

О переводе сотрудника Иванов И․И․ с внешнего совместительства на основное место работы․

В соответствии со статьей 113 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом № 94-ФЗ «О занятости населения в РФ»:

Перевод сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы в отдел продаж․
Работник будет исполнять обязанности менеджера по продажам․
Срок действия приказа – с г․ по г․

Подпись: _____________________ /П․ Петров/

6․2 Приказ о прекращении трудового договора по совместительству

ООО «Ромашка»
«__» __________ 2026 г․

Приказ № 124

О прекращении трудового договора с сотрудником Иванов И․И․ по совместительству․

В соответствии со статьей 113 Трудового кодекса РФ:

Трудовой договор по совместительству с сотрудником прекращается с г․

Подпись: _____________________ /П․ Петров/

6․3 Трудовой договор с основной должностью

ООО «Ромашка»
«__» __________ 2026 г․

Трудовой договор № 125

г․ Москва, «__» __________ 2026 г․

Между работодателем ООО «Ромашка» (далее – «работодатель») и работником Ивановым И․И․ (далее – «работник») заключен настоящий трудовой договор о приёме на основное место работы в качестве менеджера по продажам․

Работник приступает к работе с г․
Место работы – отдел продаж, офис № 5, г․ Москва․
Условия оплаты, отпусков и других прав и обязанностей – в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными документами работодателя․

Подписи: _____________________ /П․ Петров/ (работодатель)
_____________________ /И․ И․ Иванов/ (работник)

• Всегда оформляйте перевод в письменной форме – приказом или дополнительным соглашением к трудовому договору․
• Не забывайте о записи в трудовой книжке: в бумажной – в графах 3–5, в электронной – через ЕФС‑1․
• После перевода обязательно подайте отчёт в ПФР по форме СЗВ‑ТД (для бумажной) или ЕФС‑1 (для электронной)․
• Сохраняйте копии всех документов: приказ, договор, отчёты – минимум 3 года․
• Если работник ранее работал в компании как внешний совместитель, в трудовой книжке должна быть запись о прекращении совместительства․
• При переходе на электронную трудовую книжку работодатель обязан вносить запись в ЕФС‑1 в течение 5 рабочих дней после перевода․

Таким образом, правильное оформление записи в трудовой книжке при переводе внешнего совместителя на постоянную работу обеспечивает законность трудовых отношений, соблюдение прав работника и соответствие требованиям ПФР и Трудового кодекса РФ․