Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения и их условия․
Если в ней обнаружена ошибка (неверная дата, неправильное название работодателя, опечатка в ФИО и т․д․), её необходимо исправить в соответствии с действующим законодательством РФ․

Что такое неверная запись?

Неверной считается любая запись, в которой:

• не совпадает с реальными данными (дата, название, должность, ФИО);
• содержит сокращения, не предусмотренные законом (пр․ вместо приказ, расп․ вместо распоряжение);
• позволяет ввести в заблуждение о фактическом статусе работника․

Неверные записи нельзя просто зачеркивать или менять цифры․ Их признание недействительным и последующее внесение корректной записи – единственный допустимый способ․

Когда можно и нужно исправлять запись?

Согласно статье 24 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 152-ФЗ «Трудовой кодекс РФ», исправление возможно:

• при обнаружении ошибки в любой части трудовой книжки (сведения о работе, награждении, переводе, приеме, увольнении, ФИО, дате рождения и т․д․);
• при изменении ФИО работника (замужество, смена фамилии);
• при необходимости уточнения даты начала/окончания трудового договора․

Если ошибка обнаружена сразу после внесения, её исправляют в том же порядке, что и любые другие неверные записи․ Если ошибка найдена спустя годы, то процедура не меняется – запись признаётся недействительной, а затем вносится корректная․

Правила исправления записей

1. Признание записи недействительной – в строке с номером записи ставится надпись «недействительная» (или «недейств․»)․ Запись не удаляется, а просто помечается․
2. Внесение новой записи – в том же месте, где была ошибка, добавляется новая запись с правильными данными․ Номер записи сохраняется тем же, что и у недействительной записи․
3. Подписи – обе записи (недействительная и новая) подписываются работодателем и работником․ В случае ошибки в ФИО подпись работника может быть заменена на подпись нового ФИО․
4. Сохранение оригинала – оригинальная запись (недействительная) должна храниться в трудовой книжке в течение 5 лет после увольнения работника․
5. Запрет на зачеркивание – зачеркивание, закрашивание или фальсификация данных недопустима․

Как внести запись о неверной записи?

Ниже приведён пошаговый алгоритм:

1. Определите точную ошибку (дата, ФИО, название работодателя и т․д․)․
2. Сделайте копию оригинальной записи (если это возможно) – она понадобится для подтверждения факта исправления․
3. Внесите надпись «недействительная» в строку с номером записи․
4. В том же месте добавьте новую запись с правильными данными․ Укажите в полях:
   • № записи – тот же номер, что и у недействительной записи;
   • Дата – правильная дата;
   • Наименование работодателя – точное название;
   • Должность, вид работы, оклад – актуальные данные․
5. Подпишите обе записи (работодатель и работник)․ Если ФИО изменилось, подпись работника должна быть под новым ФИО․
6. Сохраните копию исправленной записи в личном деле работника․

Пример записи о неверной записи

№ 1
Наименование работодателя: ООО "Ромашка"
Должность: Слесарь
Оклад: 35 000 руб․
Номер приказа: 123/2024
Неверная запись: дата вместо 
НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНАЯ

№ 1
Наименование работодателя: ООО "Ромашка"
Должность: Слесарь
Оклад: 35 000 руб․
Номер приказа: 123/2024
Подпись работодателя: ___________________
Подпись работника: ___________________

Специфические случаи

Ошибка в заголовке трудовой книжки

Если в титульном листе указано неверное название работодателя, необходимо:

• признать заголовок недействительным;
• выдать дубликат заголовка с правильным названием;
• прикрепить дубликат к трудовой книжке․

Ошибка в разделе «Сведения о награждении»

При ошибке в награждении (неправильный вид награды, дата, номер приказа) вносится новая запись с правильными данными, а старая помечается как недействительная․

Ошибка в разделе «Сведения о переводе»

При неверной дате перевода, названии подразделения или должности создаётся новая запись с корректными данными․ Старую запись помечают как недействительную․

Ошибка в разделе «Сведения о приеме»

Если дата приёма или вид приёма (первый, второй, третий) указаны неверно, вносится новая запись с правильной датой и видом приёма․

Ошибка в разделе «Сведения о увольнении»

При неверной дате увольнения или причине увольнения создаётся новая запись с правильными данными․ Старая запись помечается как недействительная․

Ошибка в ФИО или дате рождения

При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника в трудовой книжке создаётся новая запись с правильными данными․ Старая запись помечается как недействительная․ Если ФИО меняется из‑за замужества, в новой записи указывается новое ФИО и дата изменения․

Частые ошибки и как их избежать

• Использование сокращений (пр․, расп․, пер․) – замените на полные слова (приказ, распоряжение, переведен)․
• Неправильный порядок написания даты (день‑месяц‑год вместо месяц‑день‑год) – всегда проверяйте формат․
• Проблемы с порядковым номером записи – не меняйте номер при исправлении, оставьте тот же номер․
• Неправильное указание номера приказа – проверьте оригинальный приказ․
• Отсутствие подписи – убедитесь, что обе стороны подписали запись․

Исправление неверной записи в трудовой книжке – это строго регламентированный процесс, который защищает права работника и работодателя․ Важно:

• признать ошибку недействительной;
• внести новую запись с правильными данными;
• подписать обе записи;
• сохранить копии для личного дела работника․

Следуя этим правилам, вы обеспечите корректность трудовой книжки и избежите юридических рисков․