Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника и его профессиональный путь. Ошибки при внесении записей о приеме на работу или увольнении могут привести к проблемам с назначением пенсии, получению кредитов или возникновению трудовых споров. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила оформления записей в 2026 году, опираясь на действующее законодательство и актуальные нормативные акты (включая Приказ Минтруда № 320н).

Общие правила ведения трудовых книжек

Прежде чем переходить к конкретным записям, важно помнить фундаментальные принципы, которые действуют в 2026 году:

• Ясность и точность: Все записи должны вноситься аккуратно, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых) и исправлений.
• Основание записи: Каждая запись вносится строго на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
• Ознакомление работника: С каждой записью о приеме, переводе или увольнении владелец трудовой книжки должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (форма Т-2) или в самой трудовой книжке, где повторяется точная запись.
• Печать и подпись: Согласно современным правилам, печать организации ставится только при заверении всех записей (от приема до увольнения) в момент выдачи трудовой книжки на руки работнику, а не после каждой отдельной записи.

Как правильно оформить запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна содержать следующие элементы:

1. Дата приема: Указывается в графе 3 в формате «число, месяц, год» (например, 15 мая 2026 г.).
2. Наименование организации: Пишется полное или сокращенное название (как в учредительных документах), если оно не указано в заголовке раздела.
3. Должность и структурное подразделение: Указывается профессия, должность или специальность с указанием квалификации, а также название отдела или цеха.
4. Основание: В графе 4 указываются дата и номер приказа о приеме на работу.

Важно: Записи о приеме на работу по совместительству могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из организации-совместителя, на основании документов, подтверждающих этот период работы.

Оформление увольнения: ключевые моменты

Увольнение — самый критичный этап оформления документации. Здесь требуется максимальная внимательность к формулировкам и ссылкам на статьи Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Формулировка причины увольнения

Запись должна дословно соответствовать формулировке, указанной в ТК РФ.

• Если работник уходит по собственному желанию, закон уравнивает понятия «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор». Вы можете использовать любую из этих фраз, смысл от этого не меняется.
• Обязательно должна присутствовать ссылка на конкретную статью и часть статьи ТК РФ (обычно это ст. 77, 81, 83 или 71 ТК РФ).

Структура записи об увольнении

В графе 3 раздела «Сведения о работе» запись выглядит следующим образом:

1. Указывается дата увольнения.
2. Пишется причина: например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…».
3. Делается ссылка на закон: «..;пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 указывается номер и дата приказа об увольнении.

Особые случаи увольнения

• Выход на пенсию: Если в заявлении работник указал причиной «выход на пенсию», в трудовой книжке необходимо прописать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Аналогичная причина фиксируется и в форме СЗВ-ТД.
• Исправление ошибок: Если в записи об увольнении допущена ошибка, она исправляется по строгим правилам: неверная запись не зачеркивается, а признается недействительной новой записью ниже, после которой вносится правильная информация.

Алгоритм действий при увольнении сотрудника

Чтобы процесс прошел гладко и юридически грамотно, следуйте этому чек-листу:

1. Получите заявление от работника (если увольнение по его инициативе) или подготовьте необходимые документы (акты, уведомления) при увольнении по инициативе работодателя.
2. Издайте приказ (распоряжение) об увольнении и ознакомьте с ним работника под роспись.
3. Внесите запись в трудовую книжку, соблюдая точность формулировок и ссылок на статьи ТК РФ.
4. Ознакомьте работника с внесенной записью в трудовой книжке под роспись (в личной карточке Т-2 или непосредственно в книжке).
5. Заверьте запись подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя).
6. Выдайте трудовую книжку работнику в день увольнения. При выдаче заверьте все внесенные записи печатью организации (если она используется) и подписью.
7. Составьте акт приема-передачи документов при увольнении.

Частые ошибки и как их избежать

Наиболее распространенная ошибка — отсутствие ссылки на конкретную статью закона или неверная ее трактовка. Помните: запись без ссылки на статью ТК РФ может быть признана недействительной.

Также важно следить за хронологией. Если вносятся запоздалые записи (например, о работе по совместительству), они вносятся отдельным блоком с указанием периода работы, даже если текущая дата отличается от даты увольнения.

Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия защиты прав как работодателя, так и работника. Используйте актуальные образцы 2026 года и всегда проверяйте соответствие записей приказам и нормам Трудового кодекса.