Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В течение многих лет работодатели выдавали только копии, но в последние годы в законодательстве появились изменения, позволяющие выдавать оригинал на руки сотруднику. Ниже вы найдете подробный разбор того, когда и как можно выдать оригинал трудовой книжки, какие документы нужны, а также примеры форм и образцов.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официально оформленный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. В России трудовая книжка считается обязательной для всех работников, за исключением некоторых категорий (например, граждан, работающих по договору гражданско-правового характера).
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – выдача документов, связанных с работой, и их копий.
- Федеральный закон от N 439-ФЗ – поправки к Трудовому кодексу, предусматривающие возможность выдачи оригинала трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от – регламентирует порядок выдачи оригинала и копий.
- Постановление Минтруда РФ от – уточняет сроки и условия выдачи дубликата.
Когда можно выдавать оригинал?
Согласно последним поправкам, работодатель может выдать оригинал трудовой книжки сотруднику в следующих случаях:
- По письменному заявлению работника.
- При увольнении сотрудника, если он просит оригинал для дальнейшего трудоустройства.
- При необходимости подтверждения стажа в другом месте работы.
Однако работодатель обязан:
- Сохранить оригинал в своем архиве.
- Выдать его только после подписания расписки.
- Вести запись о выдаче в журнале учета трудовых книжек.
Процедура выдачи оригинала
- Получение письменного заявления от сотрудника (образец ниже).
- Проверка достоверности данных в трудовой книжке.
- Подготовка расписки о получении оригинала.
- Выдача оригинала и копии сотруднику.
- Ведение записи о выдаче в журнале учета.
Шаг 1. Письменное заявление
Образец заявления (дата ):
Заявление о выдаче трудовой книжки Я, ФИО работника, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки, находящейся в отделе кадров компании ООО "Компания", с целью подтверждения моего трудового стажа при поиске новой работы. Подпись: ___________
Шаг 2. Расписка о получении
Образец расписки (дата ):
Расписка о получении трудовой книжки Я, ФИО сотрудника, получаю оригинал трудовой книжки от ООО "Компания". Дата выдачи: ___ / ___ / 2024 Подпись сотрудника: ___________ Подпись сотрудника: ___________
Шаг 3. Ведение записи
В журнале учета трудовых книжек фиксируется:
- Номер и дата выдачи.
- ФИО сотрудника.
- Причина выдачи.
- Подпись ответственного лица.
Образцы документов
- Образец заявления о выдаче трудовой книжки (2021-09-27).
- Образец расписки о получении (2024-06-25).
- Образец копии трудовой книжки (2024-08-27).
- Образец дубликата трудовой книжки (2026-01-15).
Ответственность работодателя
Если работодатель выдаст оригинал без письменного заявления, он может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства. В случае потери оригинала работник может потребовать компенсацию за потерянный документ.
По статье 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать трудовую книжку. При этом он может отказать, если есть риск ее потери.
Электронная трудовая книжка
С 2024 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет бумажный документ. При этом:
- ЭТК считается оригиналом и не требует заверения.
- Сотрудник может получить запись о выдаче в виде электронного сертификата.
- Работодатель обязан обеспечить доступ к ЭТК сотруднику.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать трудовую книжку на руки? – Да, но только по письменному заявлению сотрудника и с подписанием расписки.
- Что делать, если работник потерял оригинал? – Работодатель может выдать дубликат, но должен предоставить копии подтверждающих документов.
- Нужно ли сохранять оригинал в компании? – Да, оригинал должен храниться в архиве компании.
- Какие сроки выдачи? – Не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления;
Выдача оригинала трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения трудового законодательства. Работодатель должен строго соблюдать требования по оформлению заявлений, расписок и записи о выдаче. При этом, благодаря введению электронных трудовых книжек, процедура становится более гибкой и удобной для обеих сторон.
Если вы хотите узнать подробности о конкретных формах или получить образцы документов, обратитесь в отдел кадров вашей компании или к специалисту по трудовым вопросам.