Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В Харькове, как и во всей Украине, она имеет как бумажную, так и электронную форму. С 10 июня 2021 г. в Украине официально действуют электронные трудовые книжки, а с 1 января 2020 г. в России они уже введены. В 2026 г. для новых сотрудников, которые ранее не работали по трудовому договору, трудовая книжка открывается в электронной форме. Ниже подробно разберём, как это работает в Харькове, какие сведения в неё вносятся, как получить доступ и какие нюансы стоит учитывать работодателю и работнику.

Правовая база трудовой книжки в Украине

• Трудовой договор и трудовая книжка регулируются Трудовым кодексом Украины (ТКУ).
• Статья 66 ТКУ обязывает работодателя вести трудовую книжку в установленной форме.
• Статья 66.1 ТКУ допускает выбор между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки.
• С 10 июня 2021 г. в Украине официально введена электронная трудовая книжка (ЭТК), доступная через портал «Единый портал государственных услуг» (ЕПГУ).
• Для работников, принятых впервые в 2026 г., электронная трудовая книжка открывается автоматически; для остальных возможен выбор.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и зачем она нужна?

ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной базе Государственного фонда социального страхования Украины (ГФССУ). Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери или повреждения документа.
• Мгновенный доступ к информации для работодателя и работника.
• Упрощённый процесс подтверждения стажа при смене работы.
• Сокращение бумажных расходов и ускорение процедур.

Сведения, которые содержатся в ЭТК

1. ФИО работника.
2. Дата рождения и место жительства.
3. Дата начала и окончания трудового договора.
4. Наименование организации и её ИП/ОКПО.
5. Должность, должностные обязанности.
6. Ставка заработной платы и её изменения.
7. Периоды отпуска, больничных и других отгулов.
8. Пенсионные начисления и начисления по социальному страхованию.
9. Сведения о стаже и начислениях.

Как получить и открыть трудовую книжку в Харькове

Для новых сотрудников (первый трудовой договор в 2026 г.)

1. Работодатель подаёт заявление о приёме на работу в электронном виде через портал ЕПГУ.
2. Сразу после регистрации в системе открывается электронная трудовая книжка.
3. Работник получает ссылку на доступ к своей ЭТК и может в любой момент просматривать данные.

Для сотрудников, уже имеющих трудовую книжку (бумажную или электронную)

1. Работодатель вносит данные о новом договоре в существующую ЭТК через портал ЕПГУ.
2. Если работник предпочитает бумажную форму, он может запросить печатный экземпляр в отделе кадров.
3. При смене работодателя работник передаёт копию своей ЭТК новому работодателю.

Как получить доступ к ЭТК

• Регистрация в системе ЕПГУ (если ещё не зарегистрирован).
• Вход в личный кабинет через личный ключ (Паспорт, ИНН, электронная подпись).
• Выбор раздела «Трудовая книжка» и просмотр/редактирование данных.

Пошаговая инструкция для работодателя по ведению ЭТК

1. Регистрация работодателя в системе ЕПГУ. Необходимо получить электронную подпись и ИНН организации.
2. Подготовка данных о сотруднике. ФИО, дата рождения, ИНН, должность, дата начала работы.
3. Заполнение формы ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности). Форма доступна в ЕПГУ.
4. Отправка данных в ГФССУ. После проверки данные автоматически попадают в ЭТК сотрудника.
5. Периодический контроль. При изменениях в трудовом договоре (увеличение/снижение зарплаты, изменение должности) необходимо обновлять данные в системе.
6. Проверка корректности. Работник может самостоятельно проверить данные в своей ЭТК и запросить исправление при необходимости.

Что важно знать работнику в Харькове

• Ваша ЭТК хранится в системе ГФССУ и доступна 24 ч/день.
• При смене работы вы можете предоставить работодателю ссылку на свою ЭТК вместо бумажного экземпляра.
• Если вы не видите свои данные, свяжитесь с отделом кадров вашего работодателя.
• Для подтверждения стажа при выходе на пенсию используйте электронную копию ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в Харькове? Да, но работодатель должен указать, что ведётся бумажная форма. При этом работник может запросить копию в любой момент.
2. Как исправить ошибку в ЭТК? Работник обращается в отдел кадров с заявлением о корректировке. После проверки данные обновляются в системе.
3. Что делать, если работник не получил доступ к ЭТК? Проверить регистрацию в ЕПГУ, убедиться, что данные о сотруднике корректно внесены. При необходимости обратиться в службу поддержки ЕПГУ.
4. Можно ли получить бумажный экземпляр из ЭТК? Да, работодатель может распечатать копию по запросу работника.

В Харькове переход на электронную трудовую книжку ускоряет и упрощает процессы оформления труда, делает их более прозрачными и защищёнными от потери. Работодатели и работники должны быть осведомлены о своих правах и обязанностях, знать, как пользоваться системой ЕПГУ и как вести учёт трудовой деятельности. В 2026 г. электронная форма становится стандартом для новых сотрудников, а выбор между бумажной и электронной остаётся за работником, если он уже имеет трудовую книжку.

Для более подробной информации можно обратиться к официальному порталу ЕПГУ или в отдел кадров вашей организации.