В современных реалиях защита личной информации становится всё более актуальной. Работодатели регулярно запрашивают у сотрудников различные документы‚ среди которых ключевое место занимает трудовая книжка. У многих кадровиков‚ бухгалтеров и самих работников возникает резонный вопрос: трудовая книжка — это персональные данные или нет? Однозначный ответ — да‚ трудовая книжка содержит персональные данные (ПДн)‚ а её обработка строго регулируется законодательством РФ.
Что такое персональные данные по закону?
Согласно статье 3 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных»‚ персональными данными признается любая информация‚ относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Трудовая книжка включает в себя:
- ФИО работника;
- Дату рождения;
- Сведения об образовании и профессии;
- Информацию о предыдущих местах работы‚ стаже‚ должностях;
- Причины увольнения.
Всё это прямо идентифицирует конкретного человека‚ а значит‚ информация из трудовой книжки на 100% является персональными данными.
Нужно ли брать согласие на обработку трудовой книжки?
Один из самых частых вопросов — нужно ли писать отдельное согласие на обработку данных из трудовой книжки при приеме на работу? Законодательство дает четкий ответ: нет‚ не нужно.
Согласно п. 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ‚ согласие на обработку ПДн получать не требуется‚ когда речь идет о данных‚ необходимых для заключения и исполнения договора‚ в т.ч. трудового. Трудовой кодекс РФ (ст. 65) прямо предписывает работодателю запросить трудовую книжку при приеме на работу (за исключением случаев‚ когда договор заключается впервые или поступают на работу по совместительству).
Таким образом‚ предоставление трудовой книжки — это обязательное условие для оформления трудовых отношений‚ и отдельное согласие на обработку сведений из нее не требуется.
Регулирование: ТК РФ и Роскомнадзор
Работа с персональными данными сотрудников подчиняеться сразу двум нормативным актам: ФЗ № 152 и Главе 14 Трудового кодекса РФ. В 2026 году актуальна редакция ТК РФ с изменениями от .
Общие требования при обработке ПДн работника (Ст. 86 ТК РФ)
Работодатель должен соблюдать принципы минимума и необходимости. Это значит‚ что:
- Запрещено запрашивать лишнее. Работодатель может запрашивать только те персональные данные‚ которые нужны для выполнения трудовой функции и оформления отношений.
- Работодатель обязан уведомить работника о целях‚ предполагаемых источниках и способах получения ПДн‚ а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение (если такое согласие требуется по закону).
- Ограничения по здоровью. Закон строго запрещает запрашивать информацию о состоянии здоровья работника‚ за исключением тех сведений‚ которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции (например‚ медкнижки для определенных профессий).
Передача данных (Ст. 88 ТК РФ)
Персональные данные работника‚ включая информацию из трудовой книжки‚ не могут передаваться свободно третьим лицам. При передаче ПДн работодатель должен соблюдать строгие правила:
- Передача представителям работников (профсоюзам и т.д.) допускается только в порядке‚ установленном ТК РФ и иными федеральными законами.
- Информация ограничивается только теми данными‚ которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Хранение и защита: кто несет ответственность?
Поскольку трудовая книжка содержит ПДн‚ организация обязана обеспечить её физическую и информационную защиту. В соответствии со ст. 22.1 Закона 152-ФЗ‚ работодатель должен:
- Назначить ответственного за персональные данные. Этот человек будет отвечать за сбор согласий (где они нужны) и физическую защиту документов.
- Взять с ответственного лица обязательство о неразглашении данных.
- Ограничить доступ. Брать трудовые книжки‚ договоры и копии паспортов сможет только назначенный ответственный сотрудник и уполномоченные лица (например‚ кадровики).
За нарушение правил хранения‚ передачи или утечку данных предусмотрена серьезная ответственность, от административных штрафов со стороны Роскомнадзора до уголовной.
Бумажная и электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Важно отметить‚ что в настоящее время существует переходный период: применяются как бумажные‚ так и электронные варианты трудовых книжек (сведения о трудовой деятельности ведутся в системе Социального фонда России‚ ЕФС-1). Одновременное применение обоих вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Независимо от формата — бумажный бланк или выписка из ЕФС-1, информация из трудовой книжки остаётся персональными данными и подлежит такой же защите по 152-ФЗ и ТК РФ.
Главные выводы
- Трудовая книжка безусловно является носителем персональных данных‚ так как содержит исчерпывающую информацию о стаже‚ образовании и личности сотрудника.
- Отдельное согласие на обработку данных из нее не требуется‚ так как их предоставление продиктовано требованиями ТК РФ для заключения трудового договора.
- Работодатель не имеет права получать больше данных‚ чем разрешает закон‚ и не может свободно передавать информацию из трудовой книжки третьим лицам.
- Защита этих данных обязательна‚ для чего в организации должен быть назначен ответственный сотрудник‚ имеющий доступ к оригиналам документов.
Соблюдение баланса между необходимостью получения трудовой книжки для кадрового учета и строгим соблюдением закона о персональных данных, это прямая обязанность работодателя‚ которая позволяет избежать серьезных юридических и финансовых рисков.