Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В России её традиционно ведут работодатели в бумажном виде, однако в последние годы все активнее внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое физическая трудовая книжка, как она используется, какие изменения произошли в законодательстве и как перейти на электронный формат.
Что такое физическая трудовая книжка?
Физическая трудовая книжка (или бумажная трудовая книжка) — это небольшая переплетаемая книга, в которую работодатель записывает:
- дата начала работы в компании;
- должность и должностные обязанности;
- периоды работы в разных организациях;
- пробный срок, если он был;
- причину увольнения и дату его окончания.
Книга хранится у работника и служит доказательством его трудового стажа, что важно при поиске новой работы, получении пенсионных выплат и других социальных льгот.
История трудовой книжки
Трудовая книжка появилась в СССР в 1930‑х годах как способ централизованного учета трудовой деятельности. После распада Советского Союза в России она сохранилась как обязательный документ, но в последние годы наблюдается активный переход к электронным формам.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на ЭТК начался в 2020 году. С тех пор работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России. Основные шаги перехода:
- Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» – работодатель регистрируется в системе и получает доступ к электронному журналу.
- Внесение данных – информация о найме, смене должности, увольнении и т.д. вводится в электронный журнал.
- Передача данных – система автоматически отправляет сведения в Фонд социального страхования.
- Проверка работником – работник может в любой момент проверить актуальность своих данных через личный кабинет.
Важно отметить, что при переходе на ЭТК одновременно сохраняется возможность вести бумажную трудовую книжку, если работник не подал заявление об отказе от нее.
Как отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если работник предпочитает только электронный формат, он может подать заявление работодателю о отказе от бумажной трудовой книжки. После получения такого заявления работодатель обязан вести только электронный журнал.
Что изменит Минтруд?
Министерство труда России планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив из них избыточные требования и устаревшие сведения. Новые правила будут более гибкими и ориентированы на электронный формат, но при этом сохранят юридическую силу документа.
Как оформить уведомления и заявления при переходе на ЭТК
- Для перехода на ЭТК работодатель должен заполнить форму «Переход на электронную трудовую книжку».
- Работник, желающий отказаться от бумажной книжки, подает письменное заявление в работодателя.
- После получения заявления работодатель обновляет статус сотрудника в системе ЭТК.
Как проверить, передает ли работодатель сведения в Фонд социального страхования?
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Фонд социального страхования. Это можно сделать через личный кабинет на официальном сайте Фонда.
Практические советы по работе с трудовой книжкой
- Сохраняйте копию всех записей в бумажной книжке, даже если вы используете ЭТК.
- Периодически проверяйте, что все данные в системе актуальны.
- Если вы переходите на ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель зарегистрирован в системе.
- При увольнении обязательно получите копию записи о причинах увольнения.
Физическая трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. Однако в России уже активно внедряются электронные трудовые книжки, которые делают процесс учета более прозрачным и удобным. Переход на ЭТК не отменяет необходимости вести бумажную книгу, но позволяет существенно упростить работу как работодателям, так и работникам.
Если вы хотите узнать больше о правилах перехода на электронный формат, посетите официальный сайт Минтруда или обратитесь к своему работодателю за подробной информацией.