Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное её оформление позволяет не только соблюдать требования Трудового кодекса РФ, но и упростить работу с социальными фондами, работниками и контролирующими органами. В этом материале собраны актуальные образцы записей в трудовой книжке, а также разъяснения, как их правильно заполнять.
Общие требования к оформлению
По Госуслугам и рекомендациям ПФР, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводе на другую постоянную работу;
- квалификации и разряде;
- увольнении (с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ);
- наградках и премиях.
Записи оформляются в строгом порядке, указанном в Приложении N 1 к приказу о форме трудовой книжки. Каждая запись должна содержать:
- Номер записи;
- Дата (число, месяц, год);
- Сведения о работе/причине увольнения;
- Ссылка на нормативный акт (статья, пункт закона).
Форма ьного листа
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные (серия, номер, КИП);
- Сведения о месте жительства.
В 2025‑2026 годах форма изменилась: в разделе «Сведения о работе» теперь 14 страниц, а в «Сведения о награждении» – 7 страниц (ранее было по 10 и 10).
Примеры типовых записей
Приём на работу
Номер записи: 1 Сведения о приёме на работу: Приём в должность «Менеджер по продажам», договор № 15‑О от . Причина: Согласие работника на условие труда. Ссылка: ст. 65 ТК РФ.
Перевод на другую постоянную работу
Номер записи: 5 Сведения о переводе: Перевод в отдел «Маркетинг», должность «Старший аналитик». Причина: По согласованию сторон, в соответствии с ст. 73 ТК РФ. Ссылка: Приказ № 34‑П от .
Увольнение
Номер записи: 9 Сведения об увольнении: Увольнение по собственному желанию. Причина: Желание сотрудника завершить трудовые отношения. Ссылка: ст. 81 ТК РФ, пункт 1.
Наградка
Номер записи: 3 Сведения о награждении: Поощрение «Золотой значок» за выдающиеся результаты. Основание: Приказ № 12‑О от .
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С года в России завершается переход на электронный формат трудовых книжек. Электронная версия полностью заменяет бумажный документ и хранится в системе ПФР.
- Когда её заполнять? – При первом приёме на работу, а также при каждом кадровом изменении.
- Как её оформить? – Через личный кабинет на портале ПФР или через МФЦ.
- Как оформить увольнение? – При увольнении в ЭТК вносится запись с указанием причины и ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
Проверка наличия ЭТК у работника осуществляется через сервис «Проверка электронной трудовой книжки» на сайте ПФР.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш – отдельный документ, который хранится в той же папке, что и основная трудовая книжка. Он содержит дополнительные сведения, например:
- Сведения о совместительстве;
- Данные о профсоюзных мероприятиях;
- Информацию о прохождении аттестаций и повышений квалификации.
Пример заполнения вкладыша:
Номер записи: 2 Сведения о совместительстве: Совмещение с должностью «Консультант по ИТ‑проектам» в ООО «ТехноСервис». Основание: Договор № 7‑К от .
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли вести трудовые книжки для иностранных граждан?
Ответ: Да, для всех работников, включая граждан России и иностранных, оформляются одинаковые формы.
- Вопрос: Как оформить запись о переименовании организации?
Ответ: В графе «Сведения о работе» указывается новое название, дата изменения и ссылка на приказ о переименовании. - Вопрос: Можно ли обменять старую бумажную книжку на новую форму?
Ответ: Нет, прежние книжки признаются действительными и продолжают использоваться.
Полезные ссылки и скачивание образцов
Для работы с актуальными формами и примерами записей рекомендуется посетить:
- Официальный сайт ПФР – pfr.ru;
- Портал «Госуслуги» – gosuslugi.ru;
- База документов «КонсультантПлюс» – где доступны образцы заполнения ьного листа и разделов.
Скачать готовые образцы записей в трудовые книжки (форма 2025‑2026) можно по следующим ссылкам:
- Образцы записей 2026
- Вкладыш в трудовую книжку 2026
Правильное заполнение трудовой книжки – залог юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Используя приведённые образцы и следуя требованиям ТК РФ, можно избежать ошибок при оформлении приёма, перевода, увольнения и наградки. При переходе на электронный формат не забудьте обновить свои процедуры и обучить персонал работе с ЭТК.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – оставляйте их в комментариях, и мы постараемся дать подробные ответы.