Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, стремящихся к современному и надежному способу учета стажа.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), о местах работы, должностях, переводах и причинах увольнения. Главный плюс такого формата — защита от физической утери, порчи или фальсификации документа;
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это означает, что трудовой стаж всех работающих граждан теперь должен вестись исключительно в цифровом формате. Бумажные бланки трудовых книжек старого образца постепенно уходят в прошлое, уступая место единым базам данных Социального фонда.
Как сделать запись в трудовой при переходе на ЭТК?
Многие работники и кадровики задаются вопросом: как именно фиксируется сам факт перехода на электронный формат?
- Для тех, кто подал заявление ранее: Если сотрудник еще в 2020–2021 годах написал заявление о переходе на ЭТК, кадровик сделал соответствующую запись в бумажной трудовой книжке о том, что сотрудник отказался от ее дальнейшего ведения на бумаге. После этого бумажная книжка выдавалась на руки работнику.
- С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, ранее не имевших стажа. Бумажный документ таким работникам вообще не заводится.
- В текущей ситуации (2026 год): Поскольку переходный период завершен, все сведения о трудовой деятельности автоматически подаются работодателем в Социальный фонд в электронном виде. Запись о переходе как отдельный пункт в бумажном бланке более не проставляется, так как ведение бумажной версии прекращается по закону.
Однако в некоторых ситуациях вести бумажную книжку все же можно:
- Если работник по каким-либо причинам ранее сохранил бумажную трудовую и не подавал заявление об отказе от нее (хотя с 2026 года ведение бумажного дубликата становится исключением, а не правилом).
- По взаимному согласию сторон, если законодательство предусматривает временные послабления для определенных категорий граждан.
Как написать заявление о переходе на ЭТК?
Несмотря на то, что переходный период завершен, некоторые сотрудники, долгое время отсутствовавшие на рынке труда (например, декретницы или те, кто работал за рубежом), могут только сейчас столкнуться с необходимостью официально оформить свой выбор. Заявление пишется по стандартным правилам делопроизводства.
Структура заявления:
- Шапка: На имя руководителя организации (с указанием должности и ФИО директора), от кого (должность и ФИО сотрудника).
- Название документа: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Основная часть: Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. В бумажной трудовой книжке прошу сделать соответствующую запись и выдать ее мне на руки.
- Дата и подпись работника.
Важное напоминание для кадровиков и работников:
При подаче заявления работодателю необходимо убедиться, что в бумажной трудовой книжке проставлена отметка о переходе на ЭТК. Формулировка должна содержать информацию о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. После внесения записи бумажный документ обязательно выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Почему переход на ЭТК — это удобно?
Как отмечают сами работники: «Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), я обрадовалась. В XXI веке живем, кругом цифровизация…»
И действительно, формат ЭТК имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Доступ к данным в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет Социального фонда.
- Исключение ошибок из-за человеческого фактора (неразборчивый почерк, неточные формулировки).
- Упрощение процедуры оформления на новое место работы.
- Сохранность данных даже в случае банкротства или ликвидации работодателя.