Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. На протяжении многих лет она оставалась неизменной, однако с развитием технологий и изменением законодательства произошел серьезный сдвиг в ее ведении. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой трудовая книжка формат А6, почему этот формат стал стандартом и как переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) изменил жизнь работников и работодателей.

Что такое формат А6 и почему именно он?

Многие люди, держа в руках трудовую книжку, даже не задумываются о ее стандартах. Если обратиться к государственным нормативам, то традиционная бумажная трудовая книжка имеет размеры 148 × 100 мм. В полиграфии и стандартизации этот размер соответствует формату А6.

Историческая справка

Формат А6 был выбран не случайно. В советское и постсоветское время этот размер считался оптимальным для хранения в личных делах сотрудников и в архивах отделов кадров. Малый формат позволял:

• Экономить место в архивах и сейфах;
• Удобно носить документ с собой (он легко помещался в карман или небольшую папку);
• Стандартизировать производство бланков на государственных типографиях (Гознак).

Виды бланков

Существуют два основных вида бумажных трудовых книжек установленного формата А6, которые различаются по цвету обложки:

1. Трудовая книжка (голубая) — выдавалась сотрудникам, начинающим свою трудовую деятельность до 2003 года.
2. Трудовая книжка нового образца (светло-серая/фиолетовая) — введена в оборот в 2003 году и имеет более современные степени защиты от подделок (водяные знаки, защитная сетка, голограммы).

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Самое важное событие в истории трудового учета произошло в 2020 году. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде и ежемесячно передавать их в Пенсионный фонд России (ныне, Социальный фонд России).

Как проходил переход

В течение 2020 года работникам было дано право выбора: остаться на бумажном варианте, перейти полностью на ЭТК или вести оба формата одновременно. Те, кто выбрал электронный формат, получили бумажную трудовую на руки с соответствующей отметкой о переходе на ЭТК.

К 2026 году, когда бумажный и электронный форматы существуют параллельно, можно выделить следующие ключевые аспекты:

• Для новых сотрудников: Те, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают только ЭТК. Бумажный бланк формата А6 им больше не заводится.
• Для действующих работников: Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК в 2020 году, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку формата А6 наряду с электронной отчетностью.

Преимущества и недостатки формата А6

Несмотря на постепенный отказ от бумажных носителей, формат А6 имеет свои особенности, которые стоит учитывать при работе с архивами и действующими документами.

Плюсы бумажной трудовой книжки А6:

• Физическое наличие документа, не нужен интернет или доступ к порталам для подтверждения стажа;
• Привычный формат для кадровиков старой школы;
• Компактность — документ легко хранить дома в папке с важными бумагами.

Минусы бумажной трудовой книжки А6:

• Малый размер — из-за формата А6 на страницах быстро заканчивается место, что требует вшивания вкладыша;
• Риск утери, порчи (заливание водой, выцветание чернил);
• Сложность восстановления при утере, необходимо обходить всех бывших работодателей для постановки дубликата;
• Человеческий фактор, ошибки, описки, неразборчивый почерк кадровика.

Что делать, если в бумажной книжке А6 закончилось место?

Поскольку формат А6 очень мал, а шрифт в бланках строгий, ситуации, когда раздел «Сведения о работе» заканчивается, нередки. В этом случае:

1. Работодатель вшивает вкладыш в трудовую книжку (он имеет аналогичный формат и правила заполнения).
2. На ьном листе самой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.
3. Вести записи просто на чистых листах бумаги и вклеивать их в книжку категорически запрещено — такие записи будут признаны недействительными.

Будущее трудовых книжек

На сегодняшний день бумажная трудовая книжка формата А6 постепенно становится рудиментом. Электронная трудовая книжка лишена всех физических недостатков: в ней не закончится место, она не сгорит в пожаре и не потеряется при переезде. Данные о стаже, переводах и увольнениях теперь хранятся на защищенных серверах СФР и доступны гражданину через портал Госуслуг в любое время суток.

Тем не менее, миллионы граждан продолжают хранить дома свои голубые или серые книжечки формата А6. Они остаются полноправными юридическими документами, подтверждающими стаж, наработанный до цифровизации, и требуют бережного к себе отношения.

Трудовая книжка формат А6 — это классический стандартизированный документ, верой и правдой служивший нескольким поколениям работников. Компактный размер когда-то был ее несомненным плюсом, а сегодня становится причиной нехватки места для записей. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, окончательно изменил вектор развития кадрового делопроизводства. Теперь бумажный формат А6 остается лишь у тех, кто сознательно решил его сохранить, а для новых поколений работников трудовой стаж существует исключительно в цифровом пространстве.