Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и его стаж работы. С 2020 года в России введён новый формат трудовых книжек, в т.ч. и электронный. Однако бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев. В этой статье мы разберём, какой формат бумаги используется в трудовой книжке, какие требования предъявляются к её оформлению и как правильно хранить и передавать документ.

Физический формат трудовой книжки

• Размер: А6 (130 × 150 мм). Это стандартный размер, позволяющий удобно хранить и переносить документ.
• Количество страниц: 32. Внутренний блок состоит из 32 листов, которые заполняются по хронологическому порядку.
• Обложка: мягкая, выполнена из бумвинила синего цвета с нанесением государственной символики (герб Российской Федерации, надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»).
• Бумага: внутренний блок из офсетной бумаги, плотность 80 г/м². Такая бумага обеспечивает достаточную прочность и долговечность записей.
• Ориентация: вертикальная. Листы располагаются в вертикальном положении, что удобно при чтении и хранении.

ьный лист и его оформление

Заполнение трудовой книжки начинается с оформления ьного листа. На нём указываются:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи и место выдачи.

ьный лист должен быть заполнен только типовым бланком, предусмотренным приказом Минтруда России. Любые изменения в ьном листе возможны только в случае смены ФИО, даты рождения или других данных, подтверждённых официальными документами.

Записи в трудовой книжке

Каждая запись в трудовой книжке оформляется на отдельном листе и содержит следующую информацию:

• Дата начала работы;
• Наименование работодателя;
• Должность;
• Условия труда (тип работы, режим работы, оклад и т.д.);
• Дата окончания работы (если применимо).

Записи формируются в хронологическом порядке, начиная с первой работы. Внутренний блок имеет 32 листа, поэтому при длительной трудовой карьере может потребоваться несколько блоков.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, но бумажный вариант остаётся обязательным в следующих случаях:

• Приём на работу до 1 января 2020 года;
• Сотрудники, работающие в организациях, где ещё не реализован полный переход на ЭТК;
• Внутренние проверки и аудиты, требующие наличия бумажного документа.

Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронная кадровая система» (ЭКС) и доступна работодателю и сотруднику через личный кабинет. При необходимости можно получить печатную копию ЭТК, которая будет иметь тот же формат, что и бумажная.

Хранение и передача трудовой книжки

Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от влаги, прямого солнечного света и механических повреждений. При передаче трудовой книжки от одного работодателя к другому необходимо:

• Проверить, что все записи актуальны и корректны;
• Убедиться, что на ьном листе указаны правильные данные;
• Сохранить оригинал и, при необходимости, предоставить копию работодателю.

В случае потери или повреждения трудовой книжки работник может обратиться в органы кадрового учёта с заявлением о восстановлении. Восстановление возможно только при наличии подтверждающих документов (паспорта, справок о трудовой деятельности).

Практические рекомендации

1. Всегда используйте оригинальный бланк, утверждённый приказом Минтруда России.
2. Проверяйте, чтобы бумага была офсетной, плотность 80 г/м², а обложка – бумвинил синего цвета.
3. Сохраняйте трудовую книжку в вертикальном положении, избегайте сгибов и складок.
4. При работе с электронными данными убедитесь, что все записи синхронизированы с бумажной копией.
5. Если вы планируете смену работы, сразу уведомляйте работодателя о необходимости переноса записей.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую историю и стаж работника. Знание формата бумаги, требований к оформлению и правил хранения поможет избежать ошибок и обеспечит надёжность документа. В эпоху цифровизации важно помнить, что бумажный вариант остаётся актуальным и необходимым в ряде случаев, поэтому следует внимательно соблюдать все нормативные требования.