Трудовая книжка (в т.ч. в электронном виде — ЭТК) является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Правила её ведения, хранения и оформления претерпели значительные изменения в последние годы. Данная статья обобщает ключевые аспекты, основанные на действующем законодательстве РФ.

Основные формы трудовых книжек

С 1 января 2024 года действует два параллельных варианта:

• Бумажная трудовая книжка установленного образца.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения вносятся в информационную систему Социального фонда России (СФР).

Важно: Одновременное использование обоих вариантов возможно только если работник не подал письменное заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель ведет записи в обеих системах.

Кто и как ведет трудовую книжку?

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

1. Вносить в трудовую книжку (бумажную или электронную) сведения о работнике в соответствии с законодательством.
2. Оформлять записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и иных сведениях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
3. При увольнении заверять записи:
   • Для бумажной книжки — подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. С 2024 года допускается заверение только подписью (без печати), если иное не установлено локальными нормативными актами.
   • Для электронной книжки — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
4. Передать работнику его бумажную трудовую книжку в день увольнения (под роспись) или направить её по почте.

Ответственность работника

Работник обязан:

• Предоставить работодателю при приеме на работу свою бумажную трудовую книжку (если она есть).
• Своевременно проверять правильность внесенных записей.
• При увольнении получить свою трудовую книжку (или информацию о её местонахождении).

Важный нюанс: С момента выдачи трудовой книжки работнику (или её отправки почтой) работодатель больше не несет ответственности за её дальнейшее хранение и состояние. Это следует из действующих разъяснений Минтруда.

Ключевые изменения и переходные периоды

Изменения с 1 января 2024 года (дубликаты)

С этой даты изменился порядок оформления дубликата трудовой книжки:

• Дубликат выдаеться тем же работодателем, который вел оригинал, если он еще существует.
• Если работодатель ликвидирован, дубликат выдает архивное учреждение или новый работодатель (при условии, что в его архиве есть документы на этого работника).
• Заявление на дубликат подается в орган, хранящий документы по месту работы.

Права работника и контроль

Работник имеет право:

• Получить из информационной системы СФР выписку из своей электронной трудовой книжки в любой момент.
• Проверить, передает ли работодатель сведения в СФР своевременно и корректно.
• Обжаловать неправильные записи через суд или трудовую инспекцию.

Контроль за правильностью ведения трудовых книжек осуществляет Государственная инспекция труда (ГИТ).

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовых книжек работодатель несет административную ответственность по ст; 5.27 КоАП РФ:

• Не внесение обязательных сведений.
• Неправильное оформление записей.
• Несвоевременная передача сведений в СФР.
• Изъятие или уничтожение трудовой книжки.

Штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут достигать значительных сумм.

Практические рекомендации

Для работников:

1. Решите, нужна ли вам бумажная книжка. Если нет — подайте заявление об отказе.
2. Регулярно (раз в год) запрашивайте выписку из ЭТК на портале Госуслуг или через СФР, чтобы контролировать записи.
3. При увольнении обязательно получите документ (запись в ЭТК или бумажную книжку с подписью) и проверьте его.

Для работодателей:

1. Обеспечьте техническую возможность передачи данных в СФР (с 2026 года, обязательно).
2. Назначьте ответственных за ведение трудовых книжек и их электронный аналог.
3. Разработайте и утвердите локальный нормативный акт (например, положение о порядке ведения трудовых книжек), учитывающий новые правила.
4. Храните архивные документы (трудовые книжки, приказы, личные карточки) в течение 75 лет.

Система ведения трудовых книжек в России переживает цифровую трансформацию. Ключевые даты, 1 января 2024 года (изменение порядка дубликатов) и 1 января 2026 года (полный переход на электронный формат). Оба работника и работодатели должны быть готовы к новым правилам, понимать свои обязанности и активно использовать возможности ЭТК для контроля над своей трудовой историей.

Статья составлена на основе анализа официальных источников: Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства № 320н, Федерального закона № 439-ФЗ, разъяснений Минтруда и СФР. Рекомендуется уточнять актуальность норм в конкретной ситуации.