Трудовая книжка – один из ключевых документов, который позволяет эффективно вести кадровый учёт, соблюдать требования трудового законодательства и обеспечивать прозрачность отношений между работодателем и сотрудником. Ниже подробно рассматриваем, зачем именно отдел кадров (кадровик) использует этот документ.
Основные функции трудовой книжки
Трудовая книжка служит универсальным хранилищем сведений о трудовой деятельности сотрудника. К её основным функциям относятся:
- Фиксация трудового стажа и места работы;
- Подтверждение периодов работы для расчёта пенсии, отпусков и компенсаций;
- Учёт кадровых событий (приём, перевод, увольнение, повышение и т.д.);
- Обеспечение правовой защиты как работодателя, так и сотрудника.
Как помогает кадровому отделу?
Для HR‑отдела трудовая книжка – это основа для:
- Своевременного формирования отчетов в ПФР и ФСС (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1 и др.).
- Проверки соответствия трудового законодательства (ТК РФ, Приказы Президента РФ).
- Контроля документооборота – наличие подписи, печати и вкладышей подтверждает законность записей.
- Упрощённого выдачи справок при приёме/увольнении персонала.
Электронная vs бумажная форма
С 2022 года в России вводится электронная трудовая книжка, которая формируется в единой базе ПФР на основе отчётов СЗВ‑ТД, представленных работодателем. Это даёт несколько преимуществ:
- Сокращение бумажной волокиты – меньше ошибок, меньше потерь документов.
- Быстрый доступ к информации для HR‑специалистов и сотрудников.
- Упрощённый процесс выдачи выписок (форма СТД‑Р) при увольнении или переводе.
Несмотря на преимущества, у электронного формата есть подводные камни:
- Необходимость своевременной передачи данных в ПФР (в течение 3‑х рабочих дней).
- Требования к безопасности и конфиденциальности информации.
- Ограничения при работе с сотрудниками, принятыми по совместительству или удалённо.
Кто заполняет и хранит трудовую книжку?
Если в организации нет штатного кадрового сотрудника, работодатель (руководитель или ИП) самостоятельно решает, кто будет вести документацию. Обычно издаётся локальный приказ, в котором указано, кто отвечает за:
- Заполнение трудовых книжек;
- Ведение журнала учёта;
- Хранение (обычно в сейфе или несгораемом шкафу).
Важно, чтобы ответственное лицо имело право подписи и печати организации, иначе записи могут быть оспорены.
Печать в трудовых книжках
По нормативам, в конце каждой записи в книжке (или вкладыше) необходимо проставить печать организации или кадровой службы. Это подтверждает подлинность информации и делает документ официальным.
Печать при увольнении
При увольнении в книжку вносится информация о документе, по которому произошло изменение данных (например, приказ об увольнении). После этого в конце записи ставится печать работодателя или кадровой службы. Это требование Трудового кодекса РФ, ст. 64.
Частые ошибки при работе с трудовыми книжками
На практике HR‑специалисты сталкиваются с рядом типичных проблем:
- Пропущенные записи о переименовании организации, смене названия или адреса.
- Отсутствие подписи и печати в конце каждой записи.
- Неправильное оформление вкладышей (неправильный формат, отсутствие даты).
- Задержка передачи данных в электронную форму СЗВ‑ТД.
- Неучтённые случаи совмещения (когда сотрудник работает одновременно в нескольких местах).
Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:
- Регулярно проверять журнал учёта трудовых книжек.
- Вести отдельный журнал прихода‑расхода бланков и вкладышей.
- Обучать персонал требованиям ТК РФ и актуальным инструкциям.
- Применять электронные формы, но не забывать о печати и подписи.
Трудовая книжка – не просто формальный документ, а важный инструмент, который помогает отделу кадров:
- Соблюдать требования законодательства;
- Обеспечить прозрачность кадровых отношений;
- Упростить расчётные и отчётные процедуры;
- Защитить интересы как работодателя, так и сотрудника.
Современный подход к ведению кадровой документации (бумажный + электронный) позволяет повысить эффективность работы HR‑отдела, снизить риск ошибок и ускорить обработку всех кадровых событий.
Автор статьи: кадровый специалист, 2026‑05‑22.