Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Для генерального директора (гендиректора) оформление трудовой книжки имеет свои особенности, так как он занимает руководящую должность, а его назначение может происходить как избранием, так и назначением. В этой статье разберём, как правильно оформить запись о приёме и увольнении гендиректора, приведём образцы записей и разъясним нюансы, которые часто вызывают вопросы у кадровиков.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна гендиректору?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, основания приёма и увольнения, а также начисленный стаж. Для генерального директора она имеет особое значение, поскольку:

• позволяет подтвердить его статус руководителя при взаимодействии с государственными органами, банками, поставщиками и партнёрами;
• является основанием для начисления пенсионного стажа и других льгот;
• обеспечивает юридическую защиту при возможных спорах.

Правовые основы оформления трудовой книжки гендиректора

В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (2022) и Трудовым кодексом РФ (ст. 81), запись о приёме и увольнении руководителя оформляется по следующим правилам:

1. В графе 3 указывается основание приёма (например, «назначен на должность генерального директора» или «избран на должность генерального директора»).
2. В графе 4 указывается дата и номер документа, подтверждающего назначение/избрание (приказ, протокол общего собрания участников, решение учредителя).
3. В графе 5 фиксируется дата начала работы (обычно дата вступления в должность).
4. В графе 6 указывается должность и место работы.
5. В графе 7 фиксируется дата увольнения (если применимо) и основание увольнения.

Важно помнить, что для генерального директора в графе 3 рекомендуется использовать формулировку «назначен» или «избран», а не «принят», так как он избирается решением участников или назначается решением единственного учредителя.

Как правильно оформить запись о приёме гендиректора?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи:

1. Определите основание приёма – «назначен» или «избран».
2. Соберите документ, подтверждающий назначение (приказ, протокол, решение).
3. Заполните графы трудовой книжки согласно шаблону.
4. Подпишите и заверьте запись печатью организации.

Пример заполнения записи о приёме гендиректора

Графа 3: назначен на должность генерального директора
Графа 4: № приказа 123/2024 от 
Графа 5: 
Графа 6: Генеральный директор ООО "Ромашка", г. Москва
Графа 7: (пусто, пока не будет увольнения)

В случае, если гендиректор был избран, запись будет выглядеть так:

Графа 3: избран на должность генерального директора
Графа 4: № протокола 45/2024 от 
Графа 5: 
Графа 6: Генеральный директор ООО "Ромашка", г. Москва
Графа 7: (пусто)

Как оформить запись о приёме гендиректора по совместительству?

Если гендиректор работает по совместительству, в трудовой книжке указывается дополнительная информация о второй работе. Пример:

Графа 3: назначен на должность генерального директора (по совместительству)
Графа 4: № приказа 123/2024 от 
Графа 5: 
Графа 6: Генеральный директор ООО "Ромашка", г. Москва
Графа 7: (пусто)

Как оформить запись о приёме гендиректора в вновь созданной организации?

При создании новой компании гендиректор может быть избран до регистрации. В таком случае запись в трудовой книжке выглядит так:

Графа 3: избран на должность генерального директора
Графа 4: № протокола 12/2024 от (протокол учредительного собрания)
Графа 5: (дата начала работы)
Графа 6: Генеральный директор ООО "Новая", г. Санкт-Петербург
Графа 7: (пусто)

Как оформить запись об увольнении гендиректора?

При увольнении гендиректора в трудовой книжке фиксируются дата увольнения и основание. Пример:

Графа 3: уволен
Графа 4: № приказа 456/2024 от 

Графа 5: 
Графа 6: Генеральный директор ООО "Ромашка", г. Москва
Графа 7: , по собственному желанию

Если увольнение связано с изменением структуры компании, в графе 7 указывается причина, например: «по решению учредителей».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать формулировку «принят»? – Да, но это не является ошибкой. Рекомендуется использовать «назначен»/«избран»;
• Нужна ли отдельная трудовая книжка для гендиректора? – В большинстве случаев гендиректор ведёт отдельную трудовую книжку, так как его статус отличается от обычных сотрудников.
• Что делать, если гендиректор является учредителем? – В графе 4 можно указать как реквизиты приказа, так и протокол общего собрания участников.
• Можно ли изменить запись в трудовой книжке? – Любые изменения в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с законодательством, с указанием основания и даты изменения.

Правильное оформление трудовой книжки генерального директора – это важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает юридическую защиту и подтверждает статус руководителя. Следуйте приведённым образцам, используйте корректные формулировки и обязательно указывайте все необходимые документы. При возникновении сомнений проконсультируйтесь с юристом или кадровым специалистом.

Скачать готовые образцы записей в трудовой книжке гендиректора можно в официальных системах, например, в КонсультантПлюс или Налоговой службе РФ.