Оформление на работу — ответственный шаг как для нового сотрудника, так и для работодателя. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), при приеме на работу гражданин обязан предоставить работодателю определенный пакет документов. Однако для тех, кто заключает трудовой договор впервые, процедура имеет свои важные особенности. Главное отличие касается двух ключевых документов: трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
Какие документы нужны при приеме на работу?
Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (за исключением случаев поступления на работу впервые или утраты свидетельства);
- Документ об образовании и (или) о квалификации либо наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- В отдельных случаях — иные документы, предусмотренные федеральными законами.
Как видно из перечня, для лиц, устраивающихся на работу впервые, действуют особые исключения.
Трудовая книжка при первом трудоустройстве
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Логично, что человек, который никогда ранее не работал, не может предъявить этот документ. Именно поэтому закон делает четкую оговорку:
Трудовая книжка не требуется в двух случаях:
- Если трудовой договор заключается впервые;
- Если работник поступает на работу на условиях совместительства.
Обязанность работодателя
При заключении трудового договора впервые оформление трудовой книжки возлагается на работодателя. Работодатель не имеет права требовать от нового сотрудника самостоятельно купить бланк трудовой книжки и заполнить ее. Кадровая служба или бухгалтерия обязана:
- Приобрести чистый бланк трудовой книжки установленного государственного образца;
- Заполнить его на имя работника в течение установленного законом срока (как правило, не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу);
- Внести запись о приеме на первую работу.
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) необходимо для уплаты страховых взносов, правильного начисления зарплаты и формирования будущей пенсии. Без этого номера работодатель просто не сможет легально отчитываться перед налоговыми органами и Социальным фондом России (СФР).
Как и в случае с трудовой книжкой, при поступлении на работу впервые этого документа у соискателя быть не может. Статья 65 ТК РФ прямо указывает, что страховое свидетельство не требуется «за исключением случаев поступления на работу впервые».
Кто оформляет СНИЛС?
При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. Это важнейшее правило, о котором должен знать каждый кадровик и сам молодой специалист.
Процедура выглядит следующим образом:
- Новый сотрудник пишет заявление о выдаче (оформлении) ему страхового свидетельства;
- Работодатель передает данные нового сотрудника в соответствующий государственный орган (в настоящее время учет ведет СФР);
- После получения номера СНИЛС работодатель выдает его работнику.
Важно отметить, что в современных реалиях физическая зеленая карточка больше не выдается. СНИЛС теперь существует в электронном виде (форма АДИ-РЕГ), однако обязанность работодателя по его первичному оформлению для сотрудника, устраивающегося впервые, остается неизменной.
Документ об образовании
Еще один важный нюанс касается документа об образовании. Если работа не требует специальных знаний или подготовки (например, подсобные работы), работодатель не вправе требовать диплом или аттестат. Однако при поступлении на работу, требующую специальных знаний, документ об образовании обязателен, даже если это первое место работы. Например, если на должность медсестры устраивается выпускник колледжа, он обязан предоставить диплом, несмотря на отсутствие трудовой книжки и СНИЛС.
Ответственность сторон и частые ошибки
Нередко неопытные работодатели совершают ошибку, отказывая в приеме на работу кандидатам, у которых нет трудовой книжки или СНИЛС. Это является нарушением трудового законодательства.
Если трудовой договор заключается впервые:
- Работник не обязан самостоятельно бегать по инстанциям за трудовой книжкой и СНИЛС;
- Работодатель обязан самостоятельно оформить оба этих документа, а все расходы на приобретение бланка трудовой книжки берет на себя (с работника удерживать стоимость бланка запрещено, за исключением случаев утери или порчи по вине работника в дальнейшем).
Первое трудоустройство — это всегда волнительно. Знание своих прав и обязанностей значительно упрощает процесс. Помните главное: при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Ваша задача, предоставить паспорт и документ об образовании (если того требует должность), а задача отдела кадров, позаботиться обо всех остальных обязательных документах, чтобы ваше вступление в ряды официально трудоустроенных граждан прошло в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.