Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности и изменения в трудовых отношениях. Несмотря на то, что генеральный директор является руководителем компании, он также является работником и подлежит обязательному оформлению трудовых отношений в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Поэтому запись о его приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях обязательно вносится в трудовую книжку — и делается это строго по установленным правилам.
Почему генеральному директору нужна трудовая книжка?
Несмотря на то, что гендиректор может быть одновременно учредителем компании, он не освобождается от необходимости оформления трудовых отношений, если:
- он выполняет трудовые функции (управление компанией, подписание приказов, ведение отчетности и т.д.);
- ему выплачивается заработная плата;
- с ним заключен трудовой договор (даже если он является единственным учредителем).
В противном случае, при проверке трудовой инспекцией, ФСС или Пенсионным фондом, отсутствие записи в трудовой книжке может быть расценено как нарушение трудового законодательства. Кроме того, запись в трудовой книжке, это основание для подтверждения стажа при назначении пенсии.
Какие документы являются основанием для записи?
В отличие от обычного сотрудника, для генерального директора основанием для приема на работу служит не приказ о приеме на должность, а:
- Решение учредителя (участников) о назначении генерального директора — главный документ, на основании которого вносится запись;
- Протокол собрания учредителей (если учредителей несколько);
- Приказ о приеме на работу (выпускается на основании решения учредителя и является вторичным документом).
Важно! В графе 4 трудовой книжки указывается номер и дата решения учредителя, а не приказа о приеме. Это ключевое отличие от записи для обычных сотрудников.
Образец записи при приеме на работу генерального директора
Запись вносится в раздел «Работа по месту основной занятости» в следующем формате:
- Графа 1 (№ по порядку): 1
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о приеме на работу): Принят на должность генерального директора
- Графа 4 (Основание): Решение единственного учредителя от № 3
Пример полной записи:
1 | | Принят на должность генерального директора | Решение единственного учредителя от № 3
Примечание: Если учредителей несколько, указывается: «Решение общего собрания учредителей от № 7».
Запись при увольнении генерального директора
Увольнение генерального директора происходит по следующим основаниям:
- по инициативе учредителей (решение об освобождении от должности);
- по собственному желанию;
- по истечению срока полномочий;
- в связи с ликвидацией компании.
Запись об увольнении вносится в следующем виде:
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен с должности генерального директора
- Графа 4: Решение учредителя от № 5
Пример полной записи:
2 | | Уволен с должности генерального директора | Решение учредителя от № 5
Важно: В графе 3 указывается именно должность — «генеральный директор», а не «с должности руководителя» или «с должности директора». Точность формулировок обязательна!
Кто вносит записи в трудовую книжку генерального директора?
Записи в трудовую книжку генерального директора вносит ответственное лицо, назначенное приказом по организации, как правило, это сотрудник кадровой службы или бухгалтер. Сам гендиректор не вносит записи в свою трудовую книжку!
Если гендиректор является единственным учредителем и у него нет кадрового работника, то запись вносит он сам, но только в качестве ответственного лица, назначенного приказом. В этом случае он должен издать приказ о назначении себя (или другого лица, например, бухгалтера) ответственным за ведение трудовых книжек.
Ошибки, которых следует избегать
- Указание приказа о приеме в графе 4 вместо решения учредителя — это грубая ошибка, ведущая к признанию записи недействительной.
- Отсутствие номера и даты решения учредителя — запись считается неполной и может быть оспорена.
- Использование сокращений (например, «ген. директор») — недопустимо. Нужно писать полное наименование должности.
- Запись без печати — если трудовая книжка оформляется на бумажном носителе, запись должна быть заверена печатью организации (если она есть).
- Исправления от руки — любые исправления в трудовой книжке должны производиться только в соответствии с Порядком Минтруда № 320н, с оформлением акта об ошибке и внесением исправления в новую запись.
Нормативная база
Правила ведения трудовых книжек регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 77, 84.1);
- Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…»;
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Положения о трудовой книжке»;
- Федеральным законом от № 225-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек».
Запись в трудовой книжке генерального директора — это не формальность, а важный юридический акт, подтверждающий законность трудовых отношений. Несмотря на статус руководителя, гендиректор — это работник, и его трудовая история должна быть оформлена так же строго, как и у любого другого сотрудника. Главное правило: основанием для записи всегда является решение учредителя, а не приказ.
Соблюдение всех требований законодательства при ведении трудовой книжки генерального директора:
- защищает компанию от штрафов;
- гарантирует подтверждение стажа для пенсии;
- избегает споров с контролирующими органами;
- подтверждает легальность всех кадровых процедур.
Рекомендуем всегда сохранять копии решений учредителей и приказов — они являются неотъемлемой частью кадрового дела и могут потребоваться при проверке.
Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто бумага. Это история профессиональной жизни человека. И даже если он, генеральный директор, эта история должна быть записана правильно, честно и в полном соответствии с законом.