Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для генерального директора (ГД) её оформление имеет свои нюансы, связанные с особенностями его статуса (руководитель организации, часто одновременно учредитель). В статье рассмотрим порядок заполнения, нормативную базу, кто и как делает записи, какие документы выступают основанием, а также приведем образцы записей.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек – утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 68) – регулирует ведение трудовых книжек и порядок внесения записей.
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (при необходимости подтверждения оснований для записи).
• Внутренние локальные акты организации (приказ о приёме на работу, приказ о назначении на должность генерального директора, протокол собрания учредителей и т.д.).

Кто заполняет трудовую книжку генерального директора?

Согласно пункту 2.1 Инструкции, запись о приёме на работу (или о переводе, назначении) в трудовую книжку делает уполномоченное лицо работодателя. Для генерального директора это обычно:

1. Собственник (учредитель) организации, если он не является самим генеральным директором.
2. Уполномоченный представитель собственника (например, председатель совета директоров, юридический отдел).
3. В случае, когда генеральный директор является единственным учредителем, запись может быть сделана им самим, но требуется подтверждение решения высшего органа управления (протокол собрания учредителей, решение единственного учредителя).

Какие записи вносятся в трудовую книжку генерального директора?

Приём на работу (первичное трудоустройство)

Запись делается на основании:

• Приказа о приёме на работу генерального директора (форма Т‑1 или иная, утверждённая организацией).
• Трудового договора с генеральным директором.
• Если директор – учредитель: протокола собрания учредителей (или решения единственного учредителя) о избрании на должность генерального директора.

Назначение (избрание) на должность генерального директора

Если человек уже работает в организации и получает новую должность, запись делается о переводе или назначении. Основание:

• Приказ о назначении на должность генерального директора.
• Решение органа управления (совет директоров, общее собрание участников) о избрании.

Изменение условий труда (изменение должностного оклада, структуры подразделения и т.п.)

Запись вносится только если изменение приводит к изменению должности, профессии или специальности. Иначе достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Увольнение

Запись делается на основании:

• Приказа об увольнении генерального директора (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• Трудового договора (или его расторжения).
• Если директор – учредитель: протокола собрания учредителей о досрочном прекращении полномочий.

Документы‑основания для записи

Для каждой записи необходимо указать:

• Наименование документа (приказ, протокол, решение и т.д.).
• Номер и дата документа.
• Кем выдан (наименование органа, который издал документ);

Пример оформления основания в трудовой книжке:

Основание: Приказ № 123 от «О приёме на работу генерального директора».

Образец записи в трудовой книжке генерального директора

Запись о приёме на работу

2026 г. 15 марта Принят на работу генеральным директором
Основание: Приказ № 123 от «О приёме на работу генерального директора».

Запись о назначении (избрании) на должность генерального директора

2026 г. 01 июля Назначен генеральным директором общества
Основание: Решение единственного учредителя от № 5 «Об избрании генерального директора».

Запись об увольнении

2026 г. 20 ноября Уволен по собственному желанию
Основание: Приказ № 257 от «Об увольнении генерального директора по собственному желанию».

Особенности заполнения трудовой книжки генерального директора‑учредителя

Когда генеральный директор одновременно является учредителем (или единственным участником), важно учесть следующее:

• Запись о приёме на работу делается не на основании трудового договора с самим собой, а на основании решения органа управления (протокола собрания участников, решения единственного учредителя) о избрании на должность генерального директора.
• Трудовой договор всё равно заключается (между организацией и физическим лицом‑директором), но основанием для записи служит решение учредителя.
• При увольнении генерального директора‑учредителя запись делается на основании решения участников о досрочном прекращении полномочий (или заявления об уходе по собственному желанию).

Что делать, если генерального директора нет в офисе?

Отсутствие директора не освобождает организацию от обязанности вести трудовую книжку. В таких случаях:

• Запись может быть сделано уполномоченным лицом (например, главным бухгалтером, юристом, председателем совета директоров) на основании приказа, подписанного дистанционно (электронной подписью) или заверенного печатью организации.
• Если директор является единственным учредителем и отсутствует, запись делается на основании протокола заочного голосования участников (или решения единственного учредителя), оформленного в соответствии с уставом.
• Важно сохранить копию приказа и протокола в личном деле сотрудника для возможной проверки трудовой инспекцией.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания. Всегда прописывайте номер, дату и наименование документа, послужившего основанием для записи.
• Неправильная формулировка должности. Используйте именно ту формулировку, которая указана в трудовом договоре и уставе (например, «Генеральный директор», а не «Директор по управлению»).
• Запись о переводе вместо назначения. Если меняется только должность, а не место работы, запись делается о переводе; если меняется сам орган управления (избрание нового директора) – о назначении.
• Неучёт факта совмещения должностей. Если генеральный директор совмещает другую должность (например, главного бухгалтера), каждая должность фиксируется отдельной записью.
• Использование неутверждённых форм приказа. Приказ должен соответствовать внутреннему регламенту организации и содержать все requisites (номер, дата, подпись, печать).

Заполнение трудовой книжки генерального директора требует внимательного отношения к нормативным актам, правильному выбору основания документа и точной формулировки записей. Соблюдение установленного порядка не только обеспечивает законность кадрового учёта, но и защищает организацию от возможных претензий трудовой инспекции и судебных споров. Следуя представленной инструкции, вы сможете оформить трудовую книжку генерального директора корректно и без ошибок.