Трудовая книжка – главный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Любое изменение места работы, должности или структурного подразделения должно быть отражено в ней соответствующей записью. В этой статье подробно рассмотрен порядок внесения записей о переводах (постоянных и временных), нормативные основания, пошаговая инструкция и типичные примеры заполнения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (форма и ведение трудовой книжки), ст. 72.1 (перевод на другую работу).
• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (пункт 10 регулирует оформление записей о признании временного перевода постоянным).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69) – содержит образцы записей о переводах.

Виды переводов и их отражение в трудовой книжке

Постоянный перевод

Постоянный перевод – это изменение места работы (другой работодатель), должности или структурного подразделения в рамках одного работодателя, которое носит долгосрочный характер и не предполагает обратного возврата на прежнюю позицию.

Временный перевод

Временный перевод – это перемещение работника на другую работу (должность, участок, структурное подразделение) на определённый срок, по истечении которого работник обязан вернуться на прежнее место работы (или перевод может быть признан постоянным).

Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н), временные переводы в трудовую книжку не вносятся, а лишь фиксируются в личной карточке сотрудника. Если временный перевод впоследствии признаётся постоянным, в трудовую книжку делается запись об этом признании.

Как правильно оформить запись о постоянном переводе

1. Определить основание – приказ (распоряжение) о переводе, изданный в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ.
2. Заполнить графы раздела «Сведения о работе»:
• Графа 1 – порядковый номер записи (следует за последней записью в разделе).
• Графа 2 – дата внесения записи (дата, когда отдел кадров оформил запись, обычно не позднее недели после издания приказа).
• Графа 3 – информация о новой работе: наименование организации (если перевод в другую компанию), структурное подразделение, должность, профессия или специальность.
• Графа 4 – реквизиты приказа о переводе: номер, дата issuance, наименование документа (например, «Приказ № 123 от о переводе сотрудника Иванова И.И. на должность ведущего специалиста отдела продаж»).
3. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица отдела кадров и печатью организации.

Пример оформления:

Переведён на должность ведущего специалиста отдела продаж в ООО «ТехноСервис».
Приказ № 123 от .

Как оформить запись о признании временного перевода постоянным

Если по истечении срока временного перевода работник остаётся на новой позиции и работодатель издаёт приказ о признании перевода постоянным, в трудовую книжку вноситься запись следующего вида:

1. Графа 1 – следующий порядковый номер.
2. Графа 2 – дата внесения записи (дата, когда сделано признание постоянным).
3. Графа 3 – формулировка: «Перевод, ранее считавшийся временным, признан постоянным с даты …».
4. Графа 4 – реквизиты двух приказов: сначала о временном переводе, затем о признании его постоянным (номера, даты).

Пример:

5
Перевод, ранее считавшийся временным с , признан постоянным с .
Приказ № 45 от (о временном переводе); Приказ № 78 от (о признании перевода постоянным).

Особенности записи при переводе в другую организацию

При переводе работника к другому работодателю трудовая книжка текущего места работы закрывается, а новая организация начинает вести её с чистого листа. Однако в старую трудовую книжку всё равно вносится запись об увольнении в связи с переводом:

• Графа 1 – номер записи об увольнении.
• Графа 2 – дата увольнения (последний день работы).
• Графа 3 – «Уволен в связи с переводом к другому работодателю».
• Графа 4 – реквизиты приказа об увольнении (форма Т-8) и, при необходимости, реквизиты приказа о принятии на работу у нового работодателя (если оформляется одновременно).

В новой организации запись о приёме на работу делается в соответствии с обычным порядком (графы 1‑4: номер, дата приёма, должность и подразделение, реквизиты приказа о приёме).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – без реквизитов приказа запись считается недействительной. Всегда указывайте номер и дату документа.
• Неправильная дата внесения записи – запись должна быть сделана не позднее недели после издания приказа. Поздняя запись может привести к спорам при проверке трудовой инспекцией.
• Смешивание постоянного и временного перевода – помните, что временные переводы не фиксируются в трудовой книжке, а лишь в личной карточке. При ошибочном внесении временного перевода в трудовую книжку его следует признать недействительным (см. п. 1.2 Инструкции).
• Неполное описание новой работы – в графе 3 должны быть указаны не только должность, но и структурное подразделение (если оно имеет значение для трудовой функции) и, при переводе в другую организацию, её полное наименование.
• Отсутствие подписи и печати – запись без подписи уполномоченного лица и печати организации не имеет юридической силы.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить приказ о переводе (постоянном или о признании временного постоянным).
2. Проверить соответствие приказа требованиям ТК РФ (согласие работника, если требуется, и т.д.).
3. Определить порядковый номер следующей записи в разделе «Сведения о работе».
4. Заполнить графы 1‑4 согласно инструкции.
5. Подписать запись уполномоченным лицом и поставить печать организации.
6. Внести изменение в личную карточку сотрудника (если требуется).
7. Сообщить работнику о внесённой записи и выдать ему справку о переводе по запросу.

Запись о переводе в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения трудового пути работника. Соблюдение норм Порядка ведения и хранения трудовых книжек, ТК РФ и внутренних инструкций позволяет избежать ошибок, споров с трудовой инспекцией и недоразумений при последующем трудоустройстве. Кадровику рекомендуется регулярно обновлять свои знания по изменениям в нормативной базе и использовать проверенные образцы записей, что обеспечит корректность и законность ведения трудовых книжек в организации.