Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Для государственных гражданских служащих существуют свои специфические нюансы ведения этого документа, связанные с присвоением классных чинов, награждениями и особыми формами кадровой документации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку госслужащего, на что обратить внимание кадровику, и приведем актуальные образцы записей с учетом текущего законодательства (включая изменения 2026 года).

Исторический контекст и современность

Интересно вспомнить, что трудовые книжки как нового, так и ранее установленного образца велись в порядке, предусмотренном постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих». Данное постановление вступило в силу 1 января 1975 г., и тогда же был утвержден новый образец трудовой книжки. Примечателен исторический факт: стоимость бланка в 1975 году составляла те же 50 копеек, что и в 1938 году.

Сегодня ситуация изменилась кардинально. С 2020 года начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс охватил подавляющее большинство работодателей. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать, и для госслужащих ведение бумажного экземпляра остается актуальным, особенно при внесении специфических записей.

Особенности ведения трудовой книжки госслужащего

При заполнении трудовой книжки лица, замещающего должность государственной гражданской службы, кадровик должен руководствоваться действующими Правилами и Инструкцией (с учетом нового Порядка, утвержденного Приказом Минтруда № 320н). Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Для госслужащих также применяеться своя унифицированная форма личной карточки — форма № Т-2ГС (МС).

Запись о приеме на государственную службу

При приеме на службу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование государственного органа (например, Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации). Под этим заголовком вносится запись о приеме с указанием должности и реквизитов приказа.

Присвоение классного чина

Это одна из важнейших специфических записей для госслужащих. Порядок внесения сведений о классном чине следующий:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата присвоения классного чина.
• В графе 3 вносится сама запись, например: «Присвоен классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации – советник 1 класса».
• В графе 4 вносятся дата и номер приказа (распоряжения Правительства Российской Федерации или представителя нанимателя) о присвоении классного чина.

Сведения о награждении

Порядок внесения записей о награждении гражданских служащих имеет свои правила:

1. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа или государственного учреждения.
2. Под заголовком вносится запись о награждении государственными наградами, почетными грамотами или иными знаками отличия.
3. В графе 4 указываются реквизиты наградного документа.

Увольнение государственного служащего

При увольнении (например, по соглашению сторон) запись в трудовой книжке должна содержать точную формулировку Трудового кодекса РФ или Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». После внесения записи об увольнении необходимо:

• Заверить запись подписью руководителя государственного органа или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Поставить печать организации или кадровой службы (при наличии), согласно п. 35 Порядка № 320н.
• Выдать бумажный документ сотруднику на руки. С момента выдачи и подписи расписки о получении, кадровая служба ответственности за сохранность бумажной книжки не несет.

ьный лист и личные данные

На ьном листе трудовой книжки отражаются основные данные гражданского служащего:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения (число, месяц, год);
• Образование (указывается на основании диплома);
• Профессия, специальность.

Эти данные заполняются работником кадровой службы на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и документов об образовании.

Взаимодействие с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

В условиях перехода на ЭТК работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Если госслужащий подал заявление о переходе на электронный формат, кадровик формирует соответствующую электронную запись.

При переходе на электронный формат сведений бумажная трудовая книжка выдается служащему на руки. Для этого служащий пишет заявление, в котором указывает:

• Просьбу о выдаче трудовой книжки;
• Причину, по которой работнику понадобилось иметь книжку на руках (переход на ЭТК);
• Подпись заявителя (с расшифровкой) и дата.

После выдачи бумажного документа служащий ставит подпись в расписке о получении трудовой книжки (в личной карточке формы Т-2ГС или в книге учета движения трудовых книжек), где указываются обстоятельства, ставшие основанием для ее выдачи.

Бланки и вкладыши

В настоящее время для новых трудовых книжек используются бланки МПФ Гознак. Актуальным является образец 2023 года, серия седьмая (ТК-VII); Формат бланка составляет 88×125 мм.

Если в трудовой книжке госслужащего заполнены все страницы соответствующих разделов, оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и ведется в том же порядке, что и основной документ. Образец вкладыша также утвержден нормативными актами.

Ведение трудовой книжки государственного служащего требует от кадровой службы особой внимательности. Корректное отражение информации о классных чинах, наградах и увольнениях, залог правильного исчисления стажа и сохранения социальных гарантий служащего. Независимо от того, ведете ли вы бумажную книжку актуальной серии (ТК-VII) или формируете электронную запись, строгое соблюдение Порядка № 320н и федерального законодательства о госслужбе является обязательным.