Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, квалификацию, награды и другие сведения о профессиональной деятельности гражданина. Для государственных гражданских служащих (ГГС) существуют особые правила её ведения, которые регулируются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О государственной гражданской службе», а также подзаконными актами.

Кто обязан вести трудовую книжку?

• Все работники, трудоустроенные по трудовому договору, в т.ч. государственные гражданские служащие.
• Сотрудники, отработавшие в организации более 5 календарных дней (ст. 66 ТК РФ, ч. 3).
• Служащие, выбравшие электронный формат трудовой книжки – в этом случае ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) (п. 35 Порядка 320‑н).

Работники, работающие по гражданско‑правовому договору (ГПД), в трудовую книжку не вносятся – это предписано частью 8 статей 11 и 15 ТК РФ.

Правовые основы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (части 3 и 8 статьи 66, статья 11, статья 15).
2. Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (в частности, положения о классных чинах, квалификационных разрядах).
3. Постановление Госкомтруда СССР от № 620 (исторический контекст – порядок внесения записей о службе в Вооружённых Силах и КГБ).
4. Приказ Минтруда России от № 320‑н «Порядок ведения трудовых книжек и электронных трудовых книжек».

Содержание трудовой книжки государственного гражданского служащего

Трудовая книжка делится на несколько разделов. Ниже – основные графы, которые обязательны для заполнения.

Пример записи о присвоении классного чина

Графа 3: 
Графа 4: Приказ Правительства РФ № 1234 от «О присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации – «Первый классный чин» сотруднику Иванову И.И.

Пример записи о награде

Графа 5: – Орден «За заслуги перед Отечеством» II степени.
Приказ Минобрнауки РФ № 5678 от .
(Штамп: Министерство образования и науки РФ)

Порядок заполнения трудовой книжки

1. Приём на работу – запись делается в течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора (п. 35 Порядка 320‑н).
2. Перевод, повышение квалификации, присвоение классного чина – запись вносится в день издания соответствующего приказа.
3. Увольнение – запись о прекращении трудовых отношений делается в последний день работы.
4. Все записи подписываются руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяются печатью (если она предусмотрена у работодателя).
5. В случае электронной трудовой книжки подпись заменяется электронной подписью, а печать – цифровым штампом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2024 года в РФ активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Основные особенности:

• Запись в ЭТК заверяется электронной подписью руководителя и цифровой печатью организации.
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или специализированную систему «Кадровое дело».
• Бумажный вариант выдаётся только по требованию сотрудника (например, для предъявления в органы, не поддерживающие электронный формат).
• Отдел кадров освобождается от ответственности за хранение бумажного документа, однако обязан обеспечить корректность и своевременность внесения записей в электронную систему.

Образец записи о переходе на электронный формат (скачать можно на официальном сайте Минтруда):

Запись: Перевод трудовой книжки в электронный формат.
Приказ № 2026‑02‑001 от «О переводе трудовых книжек сотрудников организации в электронный формат».
Электронная подпись руководителя: Иванов П.П.

Необходимые документы при поступлении на государственную гражданскую службу

Для оформления трудовой книжки и начала работы в системе государственной службы требуется предоставить:

• Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (свидетельство о рождении, браке, разводе, о рождении детей).
• Трудовую книжку или документ, подтверждающий прохождение военной/иной службы (заверенные копии допускаются).
• Документы, подтверждающие образование и квалификацию (диплом, сертификаты).
• Справку о доходах, расходах и имущественных обязательствах (СПО БК).
• Заявление о приёме на государственную гражданскую службу, подписанное в присутствии представителя нанимателя.

Особенности ведения трудовых книжек у государственных гражданских служащих

• Записи о гражданско‑правовых договорах (ГПД) не вносятся – такие отношения не считаются трудовыми.
• В графу «Квалификационный разряд» и «Классный чин» вносятся данные в соответствии с приказом Правительства РФ.
• Награды и почётные звания фиксируются в отдельном разделе с указанием штампа территориального органа.
• При переводе в другое ведомство сохраняется прежняя трудовая книжка, а в неё вносятся новые записи о новом месте работы.
• При увольнении по собственному желанию или по инициативе работодателя запись о прекращении трудовых отношений делается в последний день работы, а копия приказа прилагается к книжке.

Порядок получения и возврата трудовой книжки

1. При приёме на работу сотруднику вручается бумажная трудовая книжка (если он не выбрал электронный формат).
2. Сотрудник обязан хранить книжку в надёжном месте и предъявлять её при изменении места работы, получении пенсии, оформлении социальных выплат.
3. При увольнении работодатель обязан вернуть трудовую книжку в течение 3 дней после последнего рабочего дня.
4. Если сотрудник переходит на электронный формат, бумажную книжку можно сдать в отдел кадров – она будет уничтожена в соответствии с правилами архивного хранения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в трудовую книжку записать работу по ГПД?

Нет. По части 8 статей 11 и 15 ТК РФ сведения о работе по гражданско‑правовому договору в трудовую книжку не вносятся.

Что делать, если в книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием (одинарной линией), указанием причины исправления, подписью и печатью руководителя. Затем вносятся корректные данные.

Как проверить, что все записи в ЭТК актуальны?

Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги», выбрать раздел «Электронная трудовая книжка», сравнить записи с приказами, выданными организацией. При обнаружении несоответствия необходимо обратиться в отдел кадров.

Нужно ли вести отдельную книжку для военной службы?

Согласно Постановлению № 620 от 1958 г., сведения о военной службе вносятся отдельной строкой в суммированный общий стаж, с указанием даты, номера и наименования соответствующего документа.

Трудовая книжка государственного гражданского служащего – важный документ, фиксирующий не только трудовой стаж, но и профессиональный рост, награды, классные чины и другие особенности государственной службы. Соблюдение нормативных требований при её ведении гарантирует корректность учёта стажа, упрощает процесс получения пенсии и социальных льгот, а также повышает прозрачность карьерного пути служащего.

Помните: своевременное и правильное заполнение трудовой книжки – это обязанность как работодателя, так и самого сотрудника. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к кадровой службе организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.