Трудовая книжка государственного служащего, это официальный документ, который подтверждает его трудовую деятельность на государственной службе. Она содержит информацию о занимаемых должностях, присвоенных классных чинах, присвоении и лишении квалификационных разрядов, а также о награждениях и поощрениях за службу;

Кто обязан вести трудовую книжку государственного служащего?

Согласно действующему законодательству, трудовые книжки ведутся на всех государственных служащих, проработавших свыше 5 дней. Это касается:

• федеральных государственных служащих;
• государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации;
• муниципальных служащих (в случаях, установленных законодательством);
• иных лиц, замещающих государственные должности.

Особенности ведения трудовой книжки на государственной службе

Ведение трудовой книжки государственного служащего имеет свои особенности, связанные с присвоением классных чинов, квалификационных разрядов и других специальных статусов:

Записи о классных чинах и квалификационных разрядах

В трудовую книжку государственного служащего в обязательном порядке вносятся сведения о присвоении:

• классных чинов федеральной гражданской службы;
• дипломатических рангов;
• классных чинов гражданской службы субъекта Российской Федерации;
• квалификационных разрядов государственной службы.

Эти записи делаются на основании соответствующих приказов о присвоении классных чинов или разрядов.

Сведения о награждениях и поощрениях

В трудовую книжку вносятся сведения о награждениях государственными наградами, почетными грамотами, ведомственными наградами и иными поощрениями за службу.

Записи об изменении должности или структурного подразделения

При переводе государственного служащего на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовую книжку вносится соответствующая запись с указанием основания (приказ о переводе).

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на государственную службу

При приеме гражданина на государственную службу трудовая книжка оформляется следующим образом:

Проверка наличия трудовой книжки

При заключении трудового договора с государственным служащим работодатель (государственный орган) проверяет наличие у него трудовой книжки. Если она отсутствует, то:

• у гражданина нет трудового стажа;
• либо он впервые поступает на работу;
• либо утратил трудовую книжку (в этом случае оформляется дубликат).

Оформление новой трудовой книжки

Если у государственного служащего отсутствует трудовая книжка, то при приеме на работу оформляется новая трудовая книжка. Порядок оформления:

1. В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
   • Фамилия, имя, отчество;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность;
   • Дата приема на работу;
   • Должность, на которую принят гражданин;
   • Наименование государственного органа;
   • Основание приема на работу (номер и дата приказа).
2. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью государственного органа;
3. Трудовая книжка передается на хранение в отдел кадров государственного органа.

Ведение трудовой книжки в период службы

В период прохождения государственной службы в трудовую книжку вносятся все изменения, связанные с:

• переводом на другую должность;
• присвоением классных чинов или квалификационных разрядов;
• награждениями и поощрениями;
• увольнением.

Правила хранения и выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка государственного служащего хранится в отделе кадров государственного органа. При этом должны соблюдаться следующие правила:

Хранение трудовой книжки

• Трудовые книжки хранятся в металлических шкафах или сейфах;
• Доступ к трудовым книжкам имеют только ответственные сотрудники отдела кадров;
• Выдача трудовой книжки на руки возможна только по письменному запросу государственного служащего или его представителя;
• При выдаче трудовой книжки в отделе кадров остается корешок с подписью получателя.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении государственного служащего трудовая книжка выдается ему лично под роспись в день увольнения. Если государственный служащий отсутствует на рабочем месте в день увольнения, то:

• ему направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки;
• если он не явился за трудовой книжкой в течение двух рабочих дней после получения уведомления, то трудовая книжка направляется ему по почте;
• о факте направления трудовой книжки по почте делается соответствующая отметка в отделе кадров.

Электронная трудовая книжка и государственная служба

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Государственные служащие также могут использовать электронную трудовую книжку. Для этого:

• Необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуги;
• Подключить услугу «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете;
• Сведения о трудовой деятельности будут автоматически обновляться в личном кабинете;
• При необходимости можно распечатать выписку из электронной трудовой книжки.

Для проверки данных электронной трудовой книжки можно использовать:

• Портал Госуслуги;
• Сайт Пенсионного фонда РФ.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек государственных служащих влечет за собой административную и дисциплинарную ответственность:

• Административная ответственность: наложение штрафа на должностных лиц государственного органа;
• Дисциплинарная ответственность: привлечение к дисциплинарной ответственности сотрудников отдела кадров;
• Материальная ответственность: возмещение ущерба, причиненного государственному служащему в результате неправильного ведения трудовой книжки.

Трудовая книжка государственного служащего — это важный документ, который подтверждает его трудовую деятельность на государственной службе. Ведение трудовой книжки государственного служащего имеет свои особенности, связанные с присвоением классных чинов, квалификационных разрядов и других специальных статусов. Все записи в трудовой книжке должны делаться своевременно и в точном соответствии с приказами, а сама трудовая книжка должна храниться в соответствии с установленными правилами.

Соблюдение всех правил ведения трудовой книжки государственного служащего позволяет избежать конфликтов и споров, а также обеспечивает защиту прав и интересов как государственного служащего, так и государственного органа.