Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для государственных гражданских служащих (ГГС) её ведение регулируется особыми нормативными актами, поскольку в трудовой книжке фиксируются не только факты приёма, перевода и увольнения, но и сведения о присвоении классных чинов, награждений, прохождении attestации и других служебных событиях.

Нормативная база

• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – определяет порядок приёма, перевода, увольнения и ведения служебной документации.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует заполнение бумажных и электронных трудовых книжек.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек работников, утверждённая приказом Минтруда от № 58 – базовые правила внесения записей (действует в части, не противоречащей более поздним актам).
• Постановление Правительства РФ от № 2152 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – допускает ведение трудовых книжек в электронном виде для ГГС, принятых после .

Структура трудовой книжки ГГС

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность, классный чин и т.д.).
2. Раздел «Сведения о работе» – здесь фиксируются все кадровые события: приём, перевод, повышение квалификации, награждение, увольнение и т.п.
3. Раздел «Сведения о награждениях» – заносятся благодарности, грамоты, ордена, медали и другие поощрения.
4. Раздел «Сведения о работе в условиях вредного и (или) опасного производства» – заполняется при наличии таких условий.

Порядок внесения записей

Общие требования

• Запись делается без сокращений, полными наименованиями организаций, должностей, профессий и классных чинов.
• В графе 3 указывается наименование структурного подразделения, должность (с указанием квалификационного разряда, класса, категории) и, при необходимости, профессия рабочего.
• В графе 4 прописывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого совершено кадровое действие.
• Запись завершается подписью уполномоченного должностного лица (кадровика, руководителя подразделения) и печатью организации.

Запись о приёме на государственную гражданскую службу

При первичном оформлении трудовой книжки (или при выдаче вкладыша/дубликата) вносится запись о приёме:

Графа 3: Принят на должность государственный гражданский служащий управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тюменской области, специалист 1‑го разряда.
Графа 4: № 45‑к/у.

Если служебная деятельность осуществляется впервые, трудовая книжка заводится работодателем в день приёма (ст. 65 ТК РФ).

Запись о переводе на другую постоянную работу

При переводе внутри одной организации или в другую государственную структуру:

Графа 3: Переведён на должность ведущий специалист отдела правового обеспечения управления Министерства юстиции РФ по Тюменской области, классный чин советник 3‑го класса.
Графа 4: № 112‑п.

Запись о повышении квалификации, присвоении классного чина или награждении

Эти события вносятся в соответствующие разделы, но также могут быть отражены в разделе «Сведения о работе» в виде дополнительной строки:

Графа 3: Присвоен классный чин советник 2‑го класса.
Графа 4: № 237‑к.

Запись об увольнении

Увольнение государственного гражданского служащего оформляется в соответствии с Законом № 79‑ФЗ и приказом (распоряжением) об увольнении. Запись делается в день расторжения служебного контракта:

Графа 3: Уволен по собственному желанию (или: Уволен в связи с сокращением штата, либо: Уволен за нарушение трудовой дисциплины).
Графа 4: № 310‑у.

Важно: запись должна содержать точные формулировки из Закона о государственной гражданской службе и номера приказа, без сокращений и аббревиатур.

Электронная трудовая книжка для ГГС

С г. допускается ведение трудовых книжек в электронном виде (ЕТК). Для государственных гражданских служащих, принятых после этой даты, электронный формат является основным, однако:

• При наличии бумажной трудовой книжки, выданной до , ведение продолжается в бумажном виде.
• При переходе с бумажного на электронный формат делается запись о выдаче вкладыша (или дубликата) с указанием номера и даты.
• Все записи в ЕТК формируются автоматически на основании кадровых приказов, но ответственность за их корректность лежит на кадровой службе.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки ГГС

• Сокращения наименований должностей и подразделений (например, «спец.» вместо «специалист»).
• Отсутствие указания классного чина или квалификационного разряда при наличии таковых.
• Неправильная дата или номер приказа (опечатки, перепутанные цифры).
• Запись о награждении в разделе «Сведения о работе» без дублирования в разделе «Награждения».
• Внесение записи задним числом без соответствующего основания (только по решению суда или при восстановлении утерянной книжки).

Примеры записей в трудовую книжку государственного гражданского служащего

Приём на службу

Графа 3: Принят на должность государственный гражданский служащий отдела кадров управления Министерства юстиции РФ по Тюменской области, специалист 2‑го разряда.
Графа 4: № 23‑к/у.

Перевод на другую должность

Графа 3: Переведён на должность старшего специалиста отдела правового обеспечения управления Министерства юстиции РФ по Тюменской области, классный чин советник 3‑го класса.
Графа 4: № 78‑п.

Присвоение классного чина

Графа 3: Присвоен классный чин советник 2‑го класса.
Графа 4: № 154‑к.

Награда

Графа 3: Награждён благодарностью Министра юстиции Российской Федерации за высокие показатели в работе с обращениями граждан.
Графа 4: № 42‑б.

Увольнение по сокращению штата

Графа 3: Уволен в связи с сокращением штата управления Министерства юстиции РФ по Тюменской области.
Графа 4: № 310‑у.

Ведение трудовой книжки государственного гражданского служащего требует внимательного соблюдения нормативных актов, точности формулировок и аккуратности при оформлении записей. Правильное заполнение не только обеспечивает законность кадровых процедур, но и гарантирует защиту прав сотрудника при подтверждении трудового стажа, назначении пенсии и получении социальных выплат. Кадровым службам рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит трудовых книжек, использовать утверждённые образцы и следить за обновлениями законодательства в области государственной гражданской службы.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства на 21 мая 2026 года.