Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение и хранение регламентируются нормативными актами, а ответственность за организацию этого процесса возлагается на работодателя. В данной статье подробно рассматриваются вопросы, связанные с хранением трудовых книжек, включая требования к помещению, порядок учёта, сроки хранения невостребованных экземпляров и назначение ответственного лица.

Нормативная база

Основные положения о ведении и хранении трудовых книжек содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66);
• Положении о документах в бухгалтерском учёте (п. 42 Правил ведения и хранения ТК);
• Приказе Росархива от № 57449 «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих обязательному хранению в архивах»;
• Методических рекомендациях КонсультантПлюс и других официальных разъяснениях.

Важно отметить, что законодательством не установлено требования о хранении трудовых книжек в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу. Однако работодатель обязан обеспечить условия, исключающие утрату, повреждение или несанкционированный доступ к этим документам.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Согласно ст. 66 ТК РФ и внутренним нормативным актам организации, ответственность за:

• ведение трудовых книжек;
• их учёт;
• хранение;
• выдачу работникам при увольнении или в случае смерти;
• хранение невостребованных экземпляров

возлагается на работодателя. На практике эту функцию выполняет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя. В приказе должны быть чётко прописаны:

1. ФИО ответственного сотрудника;
2. его должностные обязанности (ведение, учёт, хранение, выдача);
3. порядок взаимодействия с отделом кадров и бухгалтерией;
4. ответственность за нарушение правил хранения.

Требования к помещению и условиям хранения

Хранение трудовых книжек должно обеспечивать их сохранность и конфиденциальность. Рекомендуемые условия:

• Сухое, защищённое от прямых солнечных лучей помещение;
• Температура воздуха не выше +25 °C, относительная влажность 40‑60 %;
• Отсутствие доступа посторонних лиц (запираемая дверь, контроль доступа);
• Наличие металлического шкафа или стеллажа с запирающимися ящиками (не обязательно сейф, но желательно запираемый);
• Окна, если они присутствуют, должны быть wyposażены решётками или иными средствами защиты от проникновения;
• Регулярный осмотр состояния документов (не реже одного раза в год).

Если организация располагает архивным помещением, соответствующим требованиям Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», трудовые книжки могут храниться там же, где и другие документы личного дела сотрудников.

Порядок учёта и хранения

Трудовые книжки и их дубликаты хранятся:

• в отделе кадров (или у уполномоченного лица) отдельно от текущих трудовых книжек работающих сотрудников;
• по алфавиту фамилий работников;
• каждая книжка считается отдельной единицей хранения.

Согласно пункту 6.2 Методических рекомендаций КонсультантПлюс, трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя. Срок хранения не ограничен законодательно, но на практике рекомендуется хранить их не менее 50 лет с момента последней записи, чтобы обеспечить возможность получения документа наследниками или другими заинтересованными лицами.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Невостребованные трудовые книжки (например, при смерти работника без наследников, отказывающихся получить документ) остаются в организации. Основные моменты:

• Они продолжают считаться документами строгой отчётности;
• Хранятся в тех же условиях, что и востребованные экземпляры;
• При ликвидации организации передаются в архивное учреждение или другому юридическому лицу, являющемуся правопреемником;
• Если организация прекращает деятельность без правопреемника, книжки сдаются в государственный архив по месту нахождения последнего работодателя.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение требований по хранению трудовых книжек может повлечь:

• административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения документов, содержащих сведения о личной жизни граждан);
• дисциплинарные взыскания к ответственному лицу (выговор, замечание, увольнение);
• возможные гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника или его наследников в случае утраты или повреждения документа.

Поэтому рекомендуется:

1. Регулярно проводить инструктаж ответственного сотрудника;
2. Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек;
3. Проводить периодические проверки состояния хранения (не реже одного раза в год);
4. При выявлении недостатков немедленно принимать корректирующие меры.

Практический чек‑лист для работодателя

Для удобства организации работы с трудовыми книжками предлагаем следующий чек‑лист:

• Назначить ответственное лицо и оформить приказ о его назначении;
• Разработать и утвердить должностную инструкцию, включающую пункты о ведении, учёте, хранении и выдаче ТК;
• Обеспечить подходящее помещение (сухое, защищённое, с запираемой дверью);
• Установить металлический шкаф/стеллаж с запирающимися ящиками;
• Обеспечить защиту окон (решётки, рольставни) при необходимости;
• Ввести систему учёта по алфавиту фамилий (журнал или электронная база);
• Определить срок хранения невостребованных книжек (рекомендовано не менее 50 лет);
• Проводить ежегодный осмотр состояния документов и фиксировать результаты;
• При ликвидации или реорганизации организовать передачу книжек в архив или правопреемнику;
• Фиксировать все случаи выдачи и возврата трудовых книжек в журнале.

Хранение трудовых книжек – важная часть кадровой работы любой организации. Несмотря на отсутствие жёстких предписаний о применении несгораемых сейфов, законодательство чётко определяет ответственность работодателя за сохранность, конфиденциальность и доступность этих документов. Соблюдение перечисленных выше требований позволит избежать административных рисков, обеспечит защиту прав работников и их наследников, а также поддержит репутацию компании как надёжного и законопослушного работодателя.

Следует помнить, что правильное хранение трудовых книжек – не только формальная обязанность, но и залог доверия со стороны сотрудников и государственных контролирующих органов.